Comment le numérique révolutionne le métier des RH ?

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Année après année, les entreprises accélèrent la digitalisation de leurs process internes. A ce titre, les données et l’Intelligence Artificielle font désormais partie du quotidien des RH. Comment le numérique transforme-t-il leurs fonctions ?

Le rôle des Ressources Humaines évolue rapidement. Encore souvent cantonnées, il y a seulement quelques années, à une mission essentiellement administrative, le numérique modifie leurs fonctions. Aujourd’hui, les RH se recentrent sur l’optimisation de l’expérience des collaborateurs et la fidélisation des meilleurs talents grâce aux outils digitaux et aux données. Une tendance qui a été accélérée, en 2020, par le premier confinement et l’acculturation brutale au télétravail pour tous les collaborateurs et toutes les entreprises. Pour identifier les évolutions marquantes, nous sommes allés à la rencontre de Romain Dumont, Senior HR Manager chez Microsoft France.

Evolution n°1 : L’acculturation au distanciel

Dès le début du premier confinement, le plus grand défi des RH aura été de conserver le bien-être,  la cohésion, et l’efficacité des équipes en maintenant les conditions opérationnelles de travail. Pour y parvenir, le numérique aura été allié incontournable. Des outils comme Teams ou Sharepoint ont permis aux équipes de poursuivre leurs tâches et d’atteindre leurs objectifs sans être physiquement présentes dans les bureaux. Cet épisode inédit aura été un accélérateur du distanciel en obligeant les collaborateurs à s’adapter très rapidement au télétravail, mais aussi en révélant toutes les carences en la matière. Romain Dumont explique que « le cadre de travail gomme énormément de différences car quand ils sont au bureau, tous les collaborateurs ont accès aux mêmes moyens. Lorsqu’ils sont chez eux, ils ne sont pas tous logés à la même enseigne. Nous avons rapidement dû mettre en place un système de prêts de matériel pour que les plus mal lotis puissent avoir à leur disposition ce dont ils avaient besoin pour travailler confortablement : par exemple une chaise ergonomique ou un ordinateur plus puissant que celui qu’ils avaient chez eux. »

Le distanciel a donc poussé les RH à être plus agiles et à innover dans le but de reproduire en ligne l’expérience du présentiel :  « En interne, nous avions instauré les fresh breaks, une pause informelle dans la journée. Nous échangions virtuellement avec les collaborateurs sur un sujet business avec un ton décalé dans l’idée de recréer de façon informelle les discussions à la machine à café. L’idée était de retrouver le cadre de travail physique. »

Bien que le COVID soit (on l’espère) temporaire, cette expérience a bouleversé les modes de travail en entreprise pour de bon en renforçant le travail hybride et la flexibilité.  En mettant en œuvre de nouveaux process pour répondre à l’urgence, les RH ont pu cerner les obstacles à lever pour que tous les collaborateurs puissent travailler, collaborer et s’épanouir à distance comme au bureau. Une nouvelle composante qui fait désormais partie intégrante de leur mission au sein de l’organisation. Des acquis précieux.

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Evolution n°2 : Grâce au numérique, les RH améliorent l’expérience des collaborateurs

Les outils digitaux augmentent considérablement la possibilité d’accompagner et d’animer les équipes et permettent aux RH de mieux satisfaire les collaborateurs. Et cela commence dès l’onboarding, c’est à dire l’accueil réservé à un nouveau salarié. Pour le DRH moderne, cette étape est une mission essentielle.

En 2019, une étude réalisée par Linkedin révélait que 4% des nouveaux salariés quittaient leur poste après une première journée désastreuse et que 22 % des rotations de personnel avaient lieu pendant les 45 premiers jours. Attirer les talents ET leur donner envie de rester est un enjeu qui est devenu stratégique pour toutes les organisations. A ce titre, Romain Dumont précise que « Les systèmes d’informations RH actuels améliorent la prise en charge des nouveaux entrants en leur permettant de paramétrer leur environnement de travail à distance, et de choisir leur machine, avant même leurs premiers pas dans les bureaux. C’est un moyen pour mieux familiariser les talents avec l’entreprise et faire en sorte qu’ils s’y sentent bien dès le début. »

Mais le numérique va plus loin et permet aux DRH de mettre de l’huile dans les rouages à toutes les étapes du parcours d’un collaborateur, notamment en lui apportant les informations essentielles à son onboarding ou au développement de sa carrière. Romain Dumont souligne qu’il existe aujourd’hui « des portails de carrière qui permettent à un salarié de comprendre les compétences attendues sur le poste qu’il occupe, ou sur celui qu’il vise, et qui lui propose des activités de développement (formations, MOOC, lectures, etc.) qui vont lui permettre de progresser dans son projet professionnel. C’est un atout pour qu’il puisse se projeter dans l’avenir. »

Enfin, le numérique permet aux RH d’instaurer un dialogue de plus grande qualité avec les collaborateurs, et de cerner ainsi plus finement leurs besoins. Depuis quelques mois, la BPCE a mis en place la plateforme interne « Cocooning Collaborateurs », afin de mesurer la satisfaction des collaborateurs en recueillant les feedbacks de ceux-ci sur les initiatives prises par le groupe, notamment en matière de déploiement des nouveaux outils digitaux.  Les RH peuvent ainsi donner la parole directement aux collaborateurs, et identifier facilement ce qu’il faut faire pour répondre à leurs attentes.

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Evolution n°3 : Le recrutement devient augmenté

Le perfectionnement des algorithmes transforme lui aussi le métier des RH, et notamment en ce qui concerne le recrutement des nouveaux collaborateurs. L’IA joue désormais un rôle important pour accélérer les processus d’embauche. A ce titre, une étude Qapa réalisée fin novembre 2020 auprès de 135 000 recruteurs révélait que 72% d’entre eux considéraient que l’IA leur faisait gagner un temps précieux. Romain Dumont précise : « Sur certains postes, un recruteur reçoit jusqu’à 500 CV. Il va d’abord les lire en diagonale pour les présélectionner. A raison de 30 secondes par CV, cela lui prend une demi-journée de travail. L’IA va faire cette tâche en quelques secondes grâce à une analyse sémantique des CV, ce qui lui permet d’identifier automatiquement ceux qui correspondent aux critères demandés. Le recrutement devient augmenté mais il reste cependant drivé par un humain. L’IA automatise une grosse partie du travail mais le DRH reste à la barre pour s’assurer que l’algorithme ne contient pas de biais, ce qui fausserait la pré-sélection en écartant certains profils pour de mauvaises raisons. »

Mais la promesse de l’IA ne s’arrête pas là car elle permet également une meilleure détection des talents. « Les données nous offrent la possibilité d’être extrêmement rapides dans l’analyse d’un marché critique pour repérer les compétences que nous souhaitons attirer chez Microsoft.  Avant, il fallait des mois…. Aujourd’hui, nous évaluons le nombre de profils potentiellement intéressants de façon quasiment instantanée. » Des outils comme LinkedIn Talents Insights permettent en effet d’obtenir une vue immédiate d’un vivier de talents, par compétences, niveau d’expérience, localisation, etc… En facilitant les prises de décision, les données et les algorithmes sont en train de devenir un atout majeur pour mieux recruter.

Evolution n°4 : Des RH de plus en plus data-driven

Si la fonction RH a historiquement toujours carburé aux données, que ce soit pour établir les registres du personnel ou pour rédiger les fiches de paye, elle gagne actuellement en agilité et en savoir-faire pour mieux utiliser les datas. Selon l’étude « The Human Impact of Data Literacy » réalisée par Accenture, un bon niveau de « data-alphabétisation » des collaborateurs permet aux entreprises d’augmenter leur valeur jusqu’à 5%. Pour toutes les organisations, la donnée est devenue un enjeu stratégique et les RH doivent non seulement la maîtriser mais également s’en servir pour accompagner les équipes.

« Aujourd’hui, les RH font énormément de Business Intelligence. Nous croisons toutes les sources de données pour suivre le développement de nos collaborateurs, s’assurer qu’ils ont une progression qui corresponde à leurs attentes, afin de les fidéliser. Sur tous ces sujets d’attraction, de développement, de rétention des talents, la data est un allié extrêmement précieux » analyse Romain Dumont.

En s’appuyant sur l’IA et la data-visualisation, les données permettent en effet de cartographier les points forts et les points faibles d’un collaborateur. Des start-ups comme eLamp proposent déjà ce type de solutions. Elles permettent en outre de regrouper l’ensemble des informations opérationnelles sur un salarié, qui étaient auparavant éparpillées. Une ressource précieuse pour que les RH puissent aider les talents à progresser car elle permet le monitoring de leurs résultats et un meilleur suivi des progrès réalisés dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.

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Evolution n°5 : Le repositionnement des RH au sein des organisations

La digitalisation des RH leur confère un rôle plus stratégique. En traitant l’ensemble des données relatives aux équipes, ils aident les managers à mieux piloter les effectifs et à monitorer les résultats des collaborateurs au sein des entreprises. Pour les RH, le numérique est devenu un gage de performance et d’empowerment de leurs fonctions qui a fait évoluer les missions qui leur étaient traditionnellement confiées. Aujourd’hui, ils collaborent étroitement avec les équipes dirigeantes.

Selon Romain Dumont : « Notre position au sein des comités de direction a énormément évolué. Aujourd’hui, un DRH a un rôle à jouer dans la définition et le pilotage de la stratégie. Il doit avoir une appétence pour l’IT et comprendre les enjeux business. De plus en plus, il est considéré comme un business partner à part entière. On parle désormais de HR Business Intelligence. »

Et demain ?

A terme, le numérique est appelé à jouer un rôle toujours plus central dans les fonctions RH. L’IA a la capacité d’optimiser toujours plus les processus de recrutement grâce à une détection et à une sélection plus fine des talents, tandis que la data aidera à piloter les effectifs plus efficacement. Mais le vrai défi se situera certainement au niveau de l’humain, car comme le rappelle Romain Dumont : « Le digital doit rester au service de l’humain. Il doit nous permettre de nous recentrer sur notre cœur de métier et sur ce que l’entreprise a de plus cher : nos collaborateurs. »

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