Accessibilité : quelles bonnes pratiques ?

Comment rendre vos documents, vos mails et vos présentations accessibles et inclusifs ? Nos conseils !

S’il existe de nombreux types de handicap, certaines règles de base permettent d’optimiser l’accès à vos contenus par les assistants techniques utilisés par les personnes en situation de handicap. Ce dernier n’étant pas nécessairement visible, vous ne savez pas toujours si des personnes destinataires de vos messages sont concernées. Aussi, respecter ces règles, c’est s’assurer de rendre vos communications et documents accessibles à tous. Revue des bons réflexes pour concevoir des documents, des emails et des présentations orales accessibles et inclusives.

“Comme plus d’un milliard de personnes dans le monde vivent avec un handicap, nous nous faisons un devoir de veiller à ce que nos produits et services soient accessibles à toute personne, quelles que soient ses capacités.”

Satya Nadella – CEO de Microsoft

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1. Rendez vos documents accessibles

Quel que soit le logiciel utilisé, il existe trois règles principales à suivre : structurer correctement ses documents, simplifier ses messages, et s’assurer techniquement de leur lisibilité (polices de caractères, contraste, ajout de textes alternatifs, etc.).

Pour vos documents Word, nous vous conseillons de les structurer en utilisant les styles prédéfinis (titres, paragraphes, sous-paragraphes) et en privilégiant les listes pour hiérarchiser les contenus. Cela permet une navigation simplifiée pour les personnes utilisant des technologies d’assistance.

Concernant les caractères : « Segoe UI » et « Calibri » sont les polices standards et doivent avoir une taille minimum de 11 points. Enfin, chaque élément inséré — une image, un tableau ou un lien hypertexte — doivent être décrits grâce à un « texte de remplacement » (dans les propriétés) pour les deux premiers ou dans une description pour le dernier. Les lecteurs d’écran utilisés par les personnes en situation de handicap sauront ainsi les décrypter.

Pour vos documents Powerpoint, nous recommandons d’utiliser la police « Microsoft Sans Serif » de taille 18, d’ajouter des titres aux diapositives et d’en vérifier le contraste (entre le texte et l’arrière-plan). Les autres types de contenus visuels — graphique, forme, clipart, vidéos — doivent ici aussi être décrits dans un « texte alternatif ». Enfin, il est préférable de proposer des vidéos sous-titrées.

Les éléments décrits ci-dessous peuvent être vérifiés automatiquement sous Word et Powerpoint (ainsi que sous Outlook) grâce à l’outil vérificateur d’accessibilité dans le menu « révision ».

2. Rédigez des emails accessibles

Sans nécessairement le savoir, vous avez déjà certainement envoyé ou enverrez des messages à des personnes en situation de handicap. Aussi, toutes les règles décrites ci-dessus concernant les documents Word s’appliquent pour la rédaction d’un email : structuration, lisibilité, et textes alternatifs pour les éléments visuels.

N’oubliez pas la signature de vos messages : elle aussi doit être accessible. Si elle est accompagnée d’un logo de votre entreprise, il doit également être décrit dans un texte alternatif.

3. Devenez un speaker inclusif

Un speaker inclusif tient compte de la diversité des personnes constituant son auditoire, y compris celles en situation de handicap visible ou invisible. On peut distinguer trois grandes règles à suivre avant, pendant et après votre discours.

D’abord, il faut s’assurer de l’accueil des personnes en situation de handicap : le lieu de l’événement est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ? Existe-t-il des dispositifs pour non/mal entendants ? N’hésitez pas d’ailleurs à ajouter dans le formulaire d’inscription une clause concernant les besoins spécifiques des invités. Assurez-vous enfin que votre présentation respecte les standards d’accessibilité (voir supra) et que vos vidéos soient sous-titrées.

Pendant votre discours, adoptez ces quelques réflexes : présentez-vous et annoncez le titre de votre session ; ne parlez pas trop vite ; expliquez le contenu des diapositives qui peuvent ne pas être visibles pour les mal/non voyants ; et laissez du temps pour les questions. Concernant la langue, qui peut elle aussi constituer une barrière, choisissez autant que possible d’utiliser à l’oral celle qui s’adapte au plus grand nombre et/ou activez si besoin le sous-titrage (disponible dans PowerPoint et sur mobile).

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Enfin, si vous êtes amené à échanger avec les participants à l’issue de votre présentation, prenez le temps de répondre à leurs questions et de leur demander leurs feedbacks. Si vous communiquez le support de votre présentation, assurez-vous que son format soit bien accessible. Nous vous conseillons également de demander a posteri, par exemple par mail, aux personnes ayant signalé leurs besoins spécifiques quel est leur ressenti et les axes d’amélioration qu’ils préconisent.

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