Le CHRU de Nancy fluidifie ses échanges et booste sa collaboration avec Microsoft Teams

Pour que chacun puisse accéder à la bonne information, au bon moment et de n’importe où , le CHRU de Nancy s’est équipé de la solution Microsoft Teams. Un véritable succès qui permet aux différentes équipes de l’hôpital de réaliser de nouveaux cas d’usage, comme la téléassistance ou la télé-expertise, et d’optimiser les réunions de concertations pluridisciplinaires, les réunions de staff, ou encore la gestion de crise. En collaborant, fluidifiant ses échanges et en boostant sa collaboration en interne, le CHRU de Nancy améliore ainsi encore davantage l’efficacité des soins et le suivi de ses patients.

Un projet parti d’une problématique : comment accompagner le besoin croissant de réactivité en mobilité des équipes médicales, paramédicales et de tout le personnel de l’hôpital en fournissant en temps réel l’information dont ils ont besoin, dans un seul outil ergonomique et facile d’utilisation ?

Le monde de la santé vit à toute allure, ponctué d’urgences et de crises sanitaires mondiales comme celle que nous connaissons aujourd’hui avec le Coronavirus. Ce contexte demande un engagement total de la part des équipes soignantes et une réactivité sans précédent. Pour faire gagner un temps précieux aux soignants au profit de la qualité des soins apportée aux patients, le CHRU de Nancy a choisi de collaborer avec Microsoft et de déployer Microsoft Teams à tout le personnel de l’hôpital. A la clé, des gains en temps, en efficacité, en réactivité et en sécurité.

Pour les professionnels de santé, des cas d’usage simples pour commencer

Pour le Directeur des services informatiques Jean-Christophe Calvo, la stratégie était d’aller crescendo : « Nous voulions commencer de manière humble avec des usages simples. Le 1^er objectif était de s’assurer que nos professionnels de la santé utilisent Teams et voient la valeur, avant d’arriver à des usages plus complexes ».

Dans un premier temps, il est alors décidé de démarrer par les fonctions de messagerie instantanée et de visio-conférence inter et intra-services.  Une fois cette première étape réussie, ils commencent alors à utiliser le partage de documents.

L’avantage principal ? la simplicité d’usage, qui permet aux équipes de prendre en main l’outil rapidement sans recourir à de longues formations. Jean-Christophe Calvo nous raconte cette prise en main intuitive : « Pour faire face à la crise sanitaire que nous rencontrons aujourd’hui avec le Covid-19, il a fallu que nous mettions à disposition des médecins, soignants et directeurs, un fichier recensant l’ensemble des patients testés très rapidement. Ce fichier a été déployé dans Teams très naturellement, afin d’être partagé à tous. Nous leur avons envoyé seulement un guide pour télécharger l’application et se connecter, puis l’adoption a été immédiate ».

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Microsoft Teams pour faciliter le fonctionnement en territoire des hôpitaux

Un an plus tôt, en 2018, le CHRU de Nancy avait déjà commencé à utiliser Microsoft Teams pour collaborer avec les services achat des 11 autres établissements du GHT.

« Le gouvernement avait alors annoncé sa réforme sur la mutualisation des fonctions achats. Nous devions agir vite » déclare Stéphanie Geyer, directrice des achats au CHRU de Nancy. L’objectif initial ? trouver une solution alternative aux mails et envois de documents via un outil non-sécurisé…

Un véritable succès décrit par Stéphanie Geyer : « Teams nous a permis de mener à bien un projet transverse complexe incluant de nombreuses entités. Les différents acteurs ont particulièrement apprécié l’interactivité de l’outil. L’échange est plus direct que par mail et plus humain, notamment grâce à la vidéo et au live tchat. De plus, tout est transparent, puisqu’on peut voir en temps réel ce que font les autres. Cela permet de réagir plus vite. C’est essentiel dans un contexte qui requiert de l’immédiateté ».

De nombreux bénéfices pour l’hôpital, le personnel soignant et les patients

 

• • Libérer du temps médical : Grâce à Teams, les médecins ont moins besoin de se déplacer d’un étage à l’autre, d’un bâtiment à l’autre ou même d’un établissement à l’autre. Ils sont joignables plus facilement et passent moins de temps sur certaines tâches administratives. Un temps précieux qui leur permet de consacrer plus de temps aux patients. Avec la réduction du nombre de trajets effectués en voiture, c’est également une initiative intéressante en faveur du développement durable
  • Un travail plus collaboratif et efficace : Grâce à Teams, les silos se cassent et les équipes collaborent plus facilement. Un avantage illustré par le docteur Pascal Eschwege à travers deux exemples d’utilisation concrets de téléassistance et télé-expertise. « Premièrement,l’échange vidéo permet de partager un mode opératoire avec son équipe ou une autre, en live quand celle-ci en a besoin à l’instant T. Deuxièmement, Teams est utilisé pour partager une compétence dans un hôpital qui n’aurait pas le praticien en question. Ainsi, un praticien peut partager à distance son expertise et les équipes reçoivent en temps réel l’avis du spécialiste expérimenté. 
  • De la réactivité : « On a la capacité de réagir très vite » explique Stéphanie Geyer. C’était bien l’objectif poursuivi par Jean-Christophe Calvo, Directeur services Informatiques, « L’objectif, c’est que le professionnel ait la bonne information au bon moment pour pouvoir prendre en charge le patient. Teams, je le vois comme l’interface unique qui va donner accès à la bonne information sur mon téléphone, sur une tablette, sur un PC peu importe où je suis. »
  • Des données sécurisées : Microsoft a obtenu la certification pour l’hébergement des données de santé sur Teams en novembre 2018. Une caution qui rassure Jean-Christophe Calvo et ses équipes sur la protection des données sensibles du CHRU.

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Le CHRU de Nancy pense déjà à l’avenir avec Microsoft

Jean-Christophe Calvo réfléchit à d’autres utilisations de Teams pour continuer à faciliter encore davantage le quotidien des médecins. L’une de ces réflexions est portée sur le recueil d’informations sur les patients en amont des consultations.

Effectivement, jusqu’à aujourd’hui, le médecin passe souvent la première partie de sa consultation à remplir avec le patient son dossier (coordonnées, allergies, pathologies récentes, pathologies familiales …). L’idée est d’envoyer le questionnaire automatiquement via Teams pour que le patient le remplisse chez lui avant le rendez-vous ou en salle d’attente connectée. « Les nouvelles technologies vont nous aider à gagner du temps pour que l’on se recentre sur nos patients. » approuve le docteur Pascal Eschwege.

Mais au-delà de Teams, beaucoup d’autres outils pourront être bientôt exploités pour accompagner le CHU dans sa transformation digitale de façon plus globale. L’établissement a d’ailleurs déjà ouvert la première école d’intelligence artificielle française en santé avec Microsoft.

Fortes de cette première étape fondatrice, les équipes de Jean-Christophe Calvo espèrent multiplier les projets d’intelligence artificielle dans un futur proche. « La santé va se transformer et cela passe par des partenaires comme Microsoft. Nous avons les « uses cases » remontés par les médecins et Microsoft a les outils fiables et sécurisés pour les mettre en œuvre. Il n’y a plus qu’à… » conclut Jean-Christophe Calvo.