Comment mieux tirer parti de la gestion de projets ?

Avec la montée en puissance du télétravail impulsée par la pandémie, les entreprises sont à la recherche de solutions collaboratives faciles à adopter. C’est exactement la promesse de Project for the web, un outil qui rend la gestion de projet plus simple et plus efficace. Explications. 

En septembre 2020, une étude réalisée par Statista révélait que 41% des cadres souhaitaient désormais télétravailler davantage. Dans le même mouvement, un sondage de HR Voice indiquait que 88% des salariés désiraient continuer de télétravailler après la crise sanitaire. 

Avec la digitalisation des entreprises, le distanciel est rentré, année après année, toujours plus dans les usages. Ce phénomène a été fortement accéléré par la Covid. Aujourd’hui, au sein des entreprises, il est en passe de devenir un mode de fonctionnement à part entière. Cette évolution impacte la façon dont les équipes fonctionnent, en favorisant notamment l’émergence de nouveaux outils pour faciliter la gestion de projets.  

A ce titre, Project for the web, conçu par Microsoft, rend accessible la gestion de projets, jusque-là dévolue au PMO (Project Management Office), à tous les collaborateurs.  Une véritable révolution qui permet aux équipes d’être plus efficaces pour mener à bien leurs missions. 

Pour en savoir plus, nous avons interrogé Pauline Belet, chef de produit pour les solutions de gestion de projet chez Microsoft ainsi que Blandine Chong et Quentin Lhuillery, commerciaux spécialistes des solutions de gestion de projet Microsoft pour les grandes entreprises.

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Comment ça marche ? 

Pensé pour être facile à adopter et simple à utiliser, Project for the web est disponible dans Azure, sur la plateforme Microsoft Power Platform qui regroupe PowerApps, Power Automate, Power BI et Microsoft Dataverse. Cette solution est également activée dans Teams via Microsoft 365. 

Pour l’utiliser, rien de plus simple. Il suffit de se connecter, d’ouvrir l’application, de cliquer sur le bouton permettant de créer un nouveau projet, puis d’inviter les collaborateurs concernés. Un tableau de bord leur permet ensuite de communiquer entre eux et de visualiser les tâches à effectuer. 

Pauline Belet précise :  « Ce qui est demandé aujourd’hui, c’est une solution de gestion de projet qui soit la plus collaborative possible. Il fallait donc un outil intuitif pour que tout le monde puisse facilement s’en servir. »

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1/ Une forte valeur ajoutée pour les équipes

C’est la base de la base. Outil collaboratif par excellence, Project for the web permet de briser les silos qui existent entre certaines entités. Cette solution renforce le collaboratif au sein des entreprises. Ce faisant, elle augmente l’efficacité des équipes

Quentin Lhuillery précise : « Aujourd’hui, presque tout le monde travaille en équipe projet. Là on se détourne des solutions classiques de gestion de projets, destinées à des experts. Plus besoin d’être un PMO confirmé pour l’utiliser. Du coup, tout le monde peut en profiter. Résultat, les métiers travaillent de manière autonome. C’est structurant pour les métiers, mais aussi pour l’entreprise »

En terme de valeur ajoutée, Project for the web permet d’ouvrir des perspectives qui vont au-delà des projets spécifiques développés en solo par une équipe. C’est l’ensemble de l’entreprise qui peut désormais interagir et collaborer. Cette solution permet d’aller plus loin, plus vite, de communiquer plus facilement, et d’avoir plus de visibilité. 
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2/ Une prise en main rapide et facile

La plateforme Microsoft permet d’installer une cohérence avec ce que les collaborateurs connaissant déjà pour qu’ils ne soient pas déboussolés. Résultat, la prise en main est rapide et facile. Ils sont opérationnels beaucoup plus vite. 

Selon Blandine Chong : « Cette solution demande beaucoup moins d’assistance de l’IT.  Les équipes retrouvent les applications qu’elles connaissent déjà, comme Teams par exemple.  Elles passent donc par Teams pour utiliser l’application Project, qui est parfaitement intégrée à l’ensemble. »

Pauline Belet précise : « Que ce soit sur smartphone ou sur PC, l’interface est toujours la même. Ainsi, créer une nouvelle tâche ne demande que quelques clics.”

Project for the web permet d’éviter que plusieurs outils ne soient utilisés. Les équipes peuvent ainsi avoir une vue consolidée sur les projets en cours de réalisation. Last but not least, le système de licence a lui aussi été simplifié. Il n’y en a plus que deux. Tout a été pensé pour que ce soit simple de A à Z pour n’importe quel utilisateur. 

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3/ Un gain de temps qui bénéficie à tous

Une prise en main plus rapide signifie un gain de temps très concret. La livraison des projets est accélérée et les délais sont mieux tenus. Le cahier des charges est ainsi plus facilement respecté en termes de délai, mais aussi en termes de budget. 

Comme la solution est très facilement accessible, cette accélération peut profiter à tous les métiers. C’est l’ensemble de la chaîne, de la base au sommet, qui bénéficie de ce coup de booster. 

Blandine Chong précise :  « Le gain de temps profite de la même manière à la gouvernance. Toute la partie administrative est simplifiée, ce qui simplifie la gouvernance. Les clients peuvent ainsi se focaliser sur les tâches à valeur. »

4/ Un partage d’informations renforcé

Autre avantage, et non des moindres, toutes les informations sont centralisées au même endroit. L’interface Projet permet à chaque collaborateur de retrouver l’état d’avancement du projet, et les tâches à accomplir ainsi que les livrables du projet. Les équipes sont toutes au même niveau d’information en temps réel. Elles peuvent ainsi mieux se coordonner. 

Selon Quentin Lhuillery : « Pouvoir tout retrouver sur la même interface permet de collaborer de façon plus efficace encore. Avec Power BI, il y a une vraie vocation sur le reporting. Cela

permet d’améliorer les échanges et les prises de décision. Par ricochet, cela permet aussi d’accélérer la réalisation des projets. » 

5/ Une plus grande adaptabilité

Cerise sur le gâteau digital, Project for the web est adaptable à tous les collaborateurs en fonction de leur profil et de leurs habitudes. L’idée, c’est que leurs routines de travail ne soient pas modifiées. La solution possède en effet plusieurs points d’entrée. 

Quentin Lhuillery explique : « Dans cette idée de gestion de projet très simplifiée, on peut travailler en mode classique de type vue Gantt, ou dans un mode plus agile, ou encore dans un mode qui se rapproche d’Excel avec une vue de type grille. Chacun peut y trouver son compte. »

Cet avantage permet de réunir des utilisateurs qui, d’habitude, se servaient de solutions différentes. Grâce à la coédition, tous les collaborateurs peuvent choisir le mode qui leur convient pour collaborer sur un même projet. Il est possible à chacun de travailler comme il le souhaite. Cela unifie et rapproche les process et les méthodes de travail. 

6/ Un niveau important de sécurité 

Autre point non négligeable, le volet sécurité a également été pris en compte

Les solutions de gestion projets contenues dans Project for the web sont basées sur la Power Platform, elles bénéficient, de ce fait, de tous les protocoles Microsoft en matière de cyber sécurité.  

Selon Blandine Chong : « Project for the web intègre toutes les notions de sécurité, avec le respect des normes standards. C’est forcément toujours une question qui se pose quand on souhaite adopter une solution Cloud. Aujourd’hui, l’aspect cyber sécurité est central pour de nombreux clients.  » 

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Et demain ? 

Collaboratif, simple, rapide, sécurisé, Project for the web a tous les atouts pour séduire un large panel d’utilisateurs. A commencer peut-être par les nouvelles générations. 

« Le système Plug & Play de Project for the web convient parfaitement aux générations d’utilisateurs qui entrent sur le marché du travail. Elles souhaitent travailler de façon flexible, où elles veulent, quand elles veulent. C’est une solution d’avenir. » conclut Quentin Lhuillery. 

A terme, le principal défi de Project for the web pourrait être de gagner encore en personnalisation. Comme cette solution a été construite sur Power Platform, il est de toute façon possible d’étendre ses capacités grâce à Power Apps. L’histoire ne fait que commencer. 

Pour en savoir plus sur Project for the web, cliquez ici

Questions fréquentes