Microsoft Teams, ensemble on va plus loin

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En bref

En imposant le distanciel, le confinement a changé les méthodes de travail de chacun. Grâce à ces nombreux usages – messagerie instantanée, visioconférence, stockage de fichiers, partage et coédition de documents, etc. – Microsoft Teams a non seulement permis de continuer à travailler malgré la distance, mais aussi et surtout de réinventer la façon de travailler ensemble pour aller plus loin.

Les applications pratiques sont multiples et concernent un grand nombre de secteurs :
Téléconsultation, réunions pluridisciplinaires à distance et travail plus collaboratif dans le secteur de santé
Enseignement à distance en visioconférence, classes virtuelles, et travaux de groupe dans l’éducation
Maintien des conseils municipaux et de l’activité dans le secteur public
– Changer les règles de la conception de jeux de société à distance
– Nouvelles manières de faire du commerce en créant un lien à distance avec les consommateurs
– Et bien plus encore !

 

En mars 2020, le premier confinement a été un formidable accélérateur des usages digitaux. Du jour au lendemain, les entreprises et les organisations, quelles que soient leurs tailles, ont dû trouver de nouvelles façons de communiquer, collaborer et de travailler à distance. Cet épisode inédit aura été l’occasion de révéler tout le potentiel d’innovation de Microsoft Teams.  Tour d’horizon des possibilités… et elles sont nombreuses !

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 Changer les règles de conception d’un jeu 

Avant la pandémie, Hasbro testait ses jeux auprès de familles dans un laboratoire de test dédié au sein de son siège. Désormais, l’entreprise utilise Microsoft Teams pour réaliser des tests auprès de panels de familles directement depuis leurs foyers et les aider ainsi à concevoir le Monopoly de demain en condition réelle.

Des familles du monde entier ont ainsi pu participer aux tests effectués à distance.

Mieux encore, ces nouveaux outils de collaboration ont même permis à l’entreprise d’accélérer la publication de ses jeux.

Une expérience qui a ainsi permis à l’entreprise de réinventer à la fois sa façon de travailler, d’engager ses clients et de concevoir ses produits.

Réinventer l’enseignement avec Microsoft Teams

Dès l’annonce des premières mesures sanitaires, l’école Arts et Métiers, l’une des plus anciennes écoles d’ingénieurs française, a choisi Microsoft Teams Education pour garantir la continuité pédagogique et mettre en place des usages innovants lors de ses cours à distance. En seulement 96 heures, la DSI a pu recréer dans Teams tous les groupes de cours pour qu’ils soient opérationnels rapidement.

« Le confinement et notre obligation de basculer du jour au lendemain nos activités de formations, recherches et administratives à distance ont vraiment permis un déploiement massif de l’usage de Teams. Nous sommes passés en moins de 15 jours de moins de 100 utilisateurs quotidiens à 4 500 sans aucun problème technique. Teams a tenu ses promesses tout du long avec un rythme de croisière de 2 200 réunions par jour » témoigne Laurent Champaney, Directeur général d’Arts et Métiers, et vice-président de la conférence des grandes écoles.

Depuis ce jour, Teams est ainsi devenue la plateforme privilégiée des cours magistraux à distance. Les élèves et professeurs utilisent désormais toutes les fonctionnalités de l’outil pour recréer une expérience de cours similaire au présentiel tout en développant de nouvelles façons d’apprendre grâce au digital.

La fonctionnalité « tableau blanc collaboratif Microsoft » est particulièrement novatrice pour ces futurs ingénieurs qui réalisent beaucoup d’équations en cours. Il permet à l’enseignant d’écrire, de dessiner, de schématiser et d’inviter ses élèves au tableau pour qu’ils interagissent dessus. Les étudiants, quant à eux, soulignent la praticité d’enregistrer les cours et de les repasser quand ils le souhaitent.

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Transformer la façon de soigner avec la téléconsultation et les RCP à distance

Lors de la crise sanitaire, l’Institut Curie, 1er centre français de lutte contre le cancer, a adopté Teams pour limiter les risques de propagation du virus et assurer la continuité de ses soins. Après une rapide phase de test, le déploiement s’est généralisé en 48h. Teams a permis de mettre en place rapidement des services de téléconsultation, mais également des réunions de concertation pluridisciplinaires ou encore des réunions de crise entre médecins.

D’abord utilisé pour assurer la continuité des soins malgré la crise sanitaire, Teams est devenu un outil indispensable en interne. Il apporte en effet de nombreux bénéfices, à la fois :

      Pour le patient, qui apprécie de ne pas se déplacer pour certaines consultations qui ne nécessitent pas forcément un rendez-vous physique.

      Pour le médecin, qui peut suivre ses patients plus facilement.

      Pour l’hôpital, avec la possibilité de traiter les patients, même à distance, ou encore de reconnaitre certaines consultations qui n’étaient pas valorisées auparavant.

      Pour la société et la planète, avec, par exemple, moins de déplacements en ambulance pour venir en consultation si cela n’est pas nécessaire.

Teams a permis d’accélérer la transformation numérique avec des usages qui vont perdurer sur le long-terme :

      Webinars afin de partager les bonnes pratiques au plus grand nombre.

      Chatbot pour répondre en temps réel aux questions les plus communément posées

      Réunions pluridisciplinaires à distance pour permettre à des médecins de différents hôpitaux de collaborer en temps réel

Depuis, les équipes réinterrogent en continu les pratiques déjà en place avec de nouvelles idées qui voient le jour quotidiennement.

« Grâce à Microsoft Teams, l’activité de l’ensemble hospitalier de l’Institut Curie a été transformée au bénéfice des équipes et des patients.  » – Séverine Salmagne, Directrice de la communication Institut Curie.

Renforcer le lien social des patients 

L’association Aïda aide chaque jour des personnes touchées par le cancer. Elle place le lien humain, le collectif et l’entraide au cœur de son activité. Avec la crise de la COVID-19, l’association devait renforcer le lien avec ses équipes et les patients.

Teams a été central pour manager à distance et accompagner les patients et a même conduit à l’adoption pérenne de nouvelles formes d’aides. « Nous étions toutes et tous un peu dubitatifs face à la possibilité d’un accompagnement à distance mais les interactions via Teams ont permis de créer une autre forme de relation avec les patients. La présence en hôpital demande une certaine posture. La visioconférence quant à elle, permet une relation qui se rapproche davantage de la « visio entre amis » témoigne Léa Moukanas, fondatrice de l’association.

C’est ainsi que jeux, déguisements, et fonds d’écrans ont pu prendre place dans ces conversations pour sortir les patients de l’isolement et les conseiller au mieux.

Grâce à Teams, l’association développe actuellement des services d’accompagnement à distance « sur-mesure » qui devraient voir le jour au deuxième trimestre 2021. L’objectif ? Garantir un lien social, tout en livrant des informations qualifiées, personnalisées, et sécurisées afin de rendre les patients acteurs de leur parcours de soin.

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Maintenir l’exercice de la démocratie

Autre usage innovant de Teams : les conseils municipaux à distance. En effet, pendant le 1er confinement, la municipalité de Pau a organisé le tout premier conseil municipal en visioconférence. Un véritable défi puisqu’il a fallu faire adopter cette solution à l’ensemble des élus, en tenant compte du niveau de maîtrise du numérique de chacun…

Deux séances de répétition en conditions réelles ont été organisées afin de s’assurer que tout fonctionnait bien. Le 23 avril, jour du conseil municipal, tout était en place. Les élus pouvaient demander à prendre la parole via le chat. Pour voter, ils tapaient un code sur le chat. Une fois les votes comptabilisés, le maire pouvait annoncer les résultats, comme il l’aurait fait en présentiel.

En parallèle, la municipalité de Pau devait s’assurer que ses agents puissent télétravailler en toute sécurité. « Nous devions faire passer 1 100 agents au télétravail en à peine quelques jours, sans aucune préparation. Heureusement, Teams est intuitif et a été facile à adopter. » témoigne Thierry Courcet.

« La crise nous a permis de faire découvrir la puissance de Teams pour communiquer, c’est quelque chose que nous comptions réaliser en 2020 et il est indéniable que la crise de la Covid-19 a eu un effet accélérateur. J’ai eu des retours extrêmement positifs. Les collaborateurs se sentent aujourd’hui beaucoup plus productifs grâce aux échanges directs.  » s’enthousiasme Thierry Courcet.

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Inventer une nouvelle façon de vendre

La pandémie a eu pour conséquence de mettre à l’arrêt les commerces physiques partout dans le monde. A New-York, Priority Bicycle, un fabricant et revendeur de vélos, en a profité pour mettre en place une nouvelle façon de de connecter et créer du lien avec ses clients.

Contrainte de fermer son showroom, l’entreprise s’est en effet mise à proposer des visites virtuelles dans Teams afin de présenter et vendre ses vélos à ses clients fidèles ou à des prospects.

Elle est ainsi parvenue à doubler sa base de clients nationaux mais aussi internationaux.

« Au cours de l’année écoulée, Microsoft Teams nous a aidés à simplifier l’achat de vélos pour nos clients. Nous avons trouvé des moyens innovants pour lancer de nouveaux produits dans un environnement de travail en constante évolution. Nous sommes extrêmement fiers d’avoir pu aider nos clients à traverser la pandémie grâce à cette expérience numérique sans contact mais connectée. » explique Dave Weiner, CEO de Priority Bicycle.

Questions fréquentes

Comment fonctionne Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est une plateforme collaborative sécurisée facilitant le télétravail et le travail en équipe. Accessible sur tous les appareils électroniques – PC, Smartphone, tablette – Teams permet de faire des visioconférences, de créer des live events, d’échanger sur une messagerie instantanée ou de co-éditer des documents en temps réel.

Combien de personnes peuvent utiliser Teams en même temps ?

Les groupes de discussion peuvent compter jusqu’à 1000 personnes : https://www.onmsft.com/news/microsoft-teams-meetings-will-soon-support-up-to-1000-participants-in-a-chat

Comment se connecter à une réunion Teams ?

Dans votre courrier électronique d’invitation, il suffit de cliquer sur « Participer la réunion » puis sélectionner « Rejoindre maintenant ».