Travail collaboratif : 5 questions indispensables pour en profiter

Réunions improductives ou annulées à la dernière minute, documents introuvables, projets qui s’éternisent, etc. Si ces 5 situations vous semblent trop familières, il est peut-être temps de passer à un environnement de travail plus moderne et qui vous facilite la vie. Car les nouvelles technologies s’invitent au bureau, stimulent l’innovation et l’activité. A condition d’adopter un mode de travail collaboratif, un « new way of work ». 5 questions, 5 aspects complémentaires sur lesquels nous faisons le point.

Sommaire :

1. Travail en collaboration : pourquoi est-ce indispensable ?
2. Comment améliorer la collaboration entre employés ?
3. Environnement de travail collaboratif : comment réinventer la relation client ?
4. Travailler collaboration : plus de productivité ?
5. Comment le mode de travail collaboratif aide à vous transformer ?

1. Travail en collaboration : pourquoi est-ce indispensable ?

Partager des documents, organiser une réunion par visio-conférence, avancer « en mode projet ». Qu’entend-on exactement par « travail collaboratif » ? Le fait d’exécuter une mission ou un projet sans division fixe des tâches, au sein d’une ou plusieurs équipes. Il s’agit donc d’une coopération entre plusieurs personnes, dans un but commun et autour de tâches partagées.

Des pratiques en augmentation : selon une étude Ipsos/OpenMind Kfé dévoilée en janvier 2018, 58% des salariés (et 73% des cadres) jugent la culture de la collaboration en progrès dans leur entreprise. Autre enseignement : 3 salariés sur 4 travaillent déjà en mode collaboratif –  28% « au quotidien » et 47% « de temps en temps ».

Un essor du mode collaboratif bénéfique, avec un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances (pour 69% des personnes sondées), la productivité des équipes (65%), la résolution des problèmes (62%), la motivation des salariés (60%) et la créativité (59%). Autant de raisons d’adopter le travail collaboratif et d’adapter ses modes de fonctionnement :

Avancer et se développer en libérant la créativité :

Repenser ses modes de travail permet de favoriser la communication, la motivation et l’innovation au sein de vos équipes. Résultat : des collaborateurs boostés et plus de créativité, car vous tirez parti de l’intelligence collective et bénéficiez de l’émulation du groupe. Pour, au final, des projets mieux pensés, plus originaux, mieux menés. Qui tiennent compte de davantage de facteurs, associent les talents, bénéficient de toutes les ressources et compétences d’un groupe.

Des équipes mobiles et dispersées :

Le temps où les collaborateurs passaient toutes leurs journées à leur bureau, près de leur ligne fixe dédiée, bureau qu’ils ne quittaient que pour participer au meeting hebdomadaire dans la grande salle de réunion, est révolu. Télétravail partiel ou contractualisé, nomadisme, déplacements professionnels : les employés sont 4 fois plus nombreux à travailler en mobilité aujourd’hui qu’en 2007. Bonne nouvelle : nous pouvons aujourd’hui travailler, communiquer et collaborer n’importe quand, n’importe où, via de nombreux outils.

Car le temps de travail évolue aussi : selon une étude réalisée par Malakoff Médéric, 24 % des salariés, et 35% des cadres, travaillent de plus en plus souvent en dehors des heures de bureau.

A noter que cet essor du travail à distance a aussi des implications pour les managers. Comment s’adapter à l’absence (physique) des collaborateurs ? Comment entretenir le sentiment d’appartenance, appliquer des règles claires, donner du sens et respecter droit à la déconnexion ? A nouveaux modes de travail, nouveau management, comme le rappellent ces 5 conseils pour bien encadrer les équipes éloignées.

Il y a peut-être plus simple, pour conserver avec vous tous vos documents.

Sécuriser vos données :

Des espaces de travail partagés – et sécurisés – permettent de protéger vos documents. Un portable volé, un disque dur qui crashe ? Catastrophe hier, simple contretemps aujourd’hui : toutes vos données, tous vos documents et vos espaces de travail étant partagés et hébergés dans le cloud, vous pouvez les retrouver à tout moment.

Par ailleurs, les solutions de sécurité intégrées dans Windows 10 et Office 365 permettent de diminuer les risques internes et externes d’intrusion et de vol de données. D’où un gain de sécurité, de temps et d’argent.

Tout simplement plus efficaces :

Sauvegardes introuvables, modifications volatilisées, messages perdus dans la nature, fichiers impossibles à ouvrir… Autant de situations qui peuvent maintenant être évitées, comme le prouvent ces 8 bonnes raisons de passer à des modes de travail plus innovants

Un des bénéfices les plus importants concerne la productivité et les méthodes de travail. Adopter Office 365 permet de gagner, en moyenne 22 min par jour et par utilisateur. Pas si impressionnant ? Multipliez par le nombre de collaborateurs et de jours travaillés et vous obtenez, pour une organisation de 5.000 salariés, une économie de près de 5 millions d’euros chaque année.us efficace.

2. Comment améliorer la collaboration entre employés ?

Inspirez-vous des entreprises qui ont su booster la collaboration interne et adapter leurs modes de fonctionnement. Le groupe hôtelier Accor a profité d’un déménagement pour regrouper ses équipes et adopter des méthodes de travail plus agiles, autour de bureaux décloisonnés et d’outils collaboratifs. Résultat : « des réunions plus dynamiques, collaboratives et productives, où aucun point ne reste en suspens ».

Adopter un mode de travail collaboratif signifie que chacun s’inscrit dans un projet et y contribue. Il s’agit donc d’organiser les tâches en séquences parallèles, permettant à tous d’avancer en même temps. Quelques principes à respecter pour une meilleure collaboration :

Les modes de travail agiles présentent un autre intérêt dans la gestion des ressources humaines. Ils sont en effet le meilleur moyen de repérer et attirer les nouveaux talents et compétences. Et de les conserver, en leur permettant de suivre facilement des formations à distance ou de s’impliquer, sans quitter leur bureau, dans des gros projets à l’international. Le digital ouvre donc une nouvelle ère pour les RH.

Favoriser collaboration, bien-être et créativité au travail passe donc par le management, les process et aussi par les locaux. Car vos bureaux en disent long sur vous : facteur de motivation pour vos collaborateurs, ils véhiculent aussi l’image de votre entreprise. Capitalisez sur votre « office branding » et découvrez comment vos espaces de travail peuvent devenir un atout stratégique.

 

Pour autant, pas besoin de déménager ou transformer vos bureaux pour améliorer la collaboration entre salariés. Il suffit parfois d’un simple device, à l’image de Boucheron, première maison de la place Vendôme. Pour créer ses bijoux d’exception, le joaillier voulait que ces équipes créatives retrouvent liberté et souplesse, tout en travaillant avec des outils numériques qui aident les équipes et permettent de passer de la 2D à la 3D facilement. Résultat : du temps gagné tout au long de la chaîne de fabrication

Privé, public : tous les secteurs sont concernés, à l’image de la ville de Versailles, qui souhaitait renforcer la productivité et la collaboration des employés municipaux. Finis les problèmes de versioning et les soucis de communication : Versailles vit une nouvelle révolution.

Les outils collaboratifs entrent aussi dans les établissements scolaires et universitaires, à l’image du Lycée Jean XXIII en Vendée. D’abord séduit par Office 365, qui « règle tous les soucis de stockage et d’accès aux données grâce à un hébergement de fichiers localisé et permettant un stockage en ligne facile et rapide », l’établissement a décidé de poursuivre avec Microsoft Teams, pour « une strate collaborative supplémentaire, avec des équipes dédiées aux projets liés à l’enseignement – sorties pédagogiques, voyages scolaires, etc. – ou la vie de l’établissement ».

3. Environnement de travail collaboratif : comment réinventer la relation client ?

Adopter un mode de travail moderne, plus ouvert, présente un autre avantage : améliorer la « collaboration externe », c’est-à-dire les rapports avec vos prospects, partenaires et fournisseurs. Et, bien sûr, la relation client.

C’est particulièrement important pour les forces de vente. Comment satisfaire et convaincre des clients toujours plus connectés, à la recherche d’une expérience riche et personnalisée ? En devenant un vendeur augmenté.

Car face à des clients plus connectés, plus pressés, plus exigeants, les forces de vente doivent être toujours plus à l’écoute et réactives. Une nouvelle donne bien comprise par Orange Business Services ou Heineken France. Les commerciaux d’Orange Business Services ont désormais accès, à tout moment, aux informations clients. Pendant leurs rendez-vous, ils peuvent réaliser des démonstrations dynamiques, solliciter des experts à distance, construire en direct une proposition commerciale… Idéal pour créer de la proximité – et une image de modernité.

Quête de proximité, d’offres personnalisées : le retail a été complètement bouleversé par la transformation numérique. Aux entreprises d’en tirer parti : 70 % des consommateurs sont sensibles aux promotions personnalisées. Bons d’achats envoyés pour un anniversaire, promotions ponctuelles ciblées… Les marques ont tout intérêt à miser sur une personnalisation des offres, pour faire en sorte que chaque client se sente privilégié, voire unique.

L’industriel ARPA, spécialiste des plaques de cuisson haut-de-gamme, pousse très loin cette personnalisation. Son nouvel ERP (Dynamics) lui offre un panorama exhaustif de l’entreprise et facilite ses prises de décisions. Des indicateurs financiers aux informations des chaines de production (modèles, coûts unitaires, cadences, productivité etc.), toutes les données sont accessibles par tous, à tout moment. D’où une « vision à la fois très complète et très détaillée, qui permet d’être très flexible et de répondre à la demande exacte des clients ». ARPA fabrique ainsi toutes ses plaques de cuisson à la demande du client – soit 300 nouveaux modèles par an.

Mieux servir ses clients et visiteurs, simplifier leur parcours, c’était l’ambition de Club Med. Objectif atteint grâce à une plateforme qui couvre à la fois les ventes, le service client et le marketing… Un CRM qui permet de réduire les irritants (queues à la réception le premier jour ou pour récupérer son matériel de sport) et d’obtenir une vision 360°, consolidée, d’un client. Une transformation d’ampleur, donc, qui permet de réinventer la relation avec les « Gentils Membres ».

Car tous ces outils de travail, tous ces process visent le même objectif : renforcer les liens et la proximité pour créer l’attachement, offrir un sentiment – et des services – de proximité. Exemple de modernisation réussie : Nexity. Pour consolider sa position de leader sur le marché immobilier (7.000 collaborateurs et 3 milliards d’euros de chiffre d’affaires), Nexity souhaitait décloisonner l’organisation, fluidifier la communication entre les filiales et offrir le plus possible de nouvelles relations à ses clients. Nouveau CRM, data mining : du temps gagné pour mieux se consacrer au business.

4. Travailler collaboration : plus de productivité ?

Votre boîte mail déborde ? Vous ne retrouvez plus un document important ? D’ailleurs, quelle est la dernière version, et qui l’avait modifiée ? Ne cherchez plus, il est temps de passer à une plateforme collaborative, comme le prouve l’étude de Forrester Consulting. Quelques chiffres à méditer :

Pour éviter ces incidents et simplifier la vie de ses collaborateurs, Engie souhaitait  un outil unique qui leur permette d’être aussi efficaces en déplacement qu’au bureau. Il a suffi de tablettes hybrides sous Windows 10 et Office 365. « A la fois outil et instrument de la transformation numérique », elles permettent de « multiplier les échanges entre collaborateurs, ce qui renforce productivité et esprit d’équipe ».

Mais comment créer cet esprit d’équipe et travailler efficacement quand vos 4 000 collaborateurs sont répartis sur… 85 sites ? Pour les sapeurs-pompiers de Seine-Maritime, la solution est passée par un nouvel Intranet, basé sur Office 365. L’adoption de Yammer a ensuite permis de passer un nouveau cap. Les différents groupes permettent « de transmettre de manière simple une information complexe, avec une collaboration professionnelle conviviale, qui touche un maximum de personnes en un minimum de temps ».

La plupart des grands groupes ont déjà intégré un réseau social d’entreprise (RSE). Mais de nombreuses TPE et PME hésitent encore à sauter le pas. Il n’est pourtant pas compliqué de mettre en place un tel réseau social, l’important étant de définir des objectifs précis et de s’assurer l’adhésion des collaborateurs. Retrouvez ces 4 conseils pour mettre en place un réseau social d’entreprise.

Une collaboration moderne passe aussi par l’optimisation de la gestion de projet, à l’instar de celle mise en place par Renault Sport Formula One Team pour créer ses « Power Unit » – les moteurs de F1.  Un challenge industriel complexe, qui nécessite de coordonner des compétences et technologies différentes (électricité, électronique, mécanique), en tenant aussi compte de problématiques logistiques et budgétaires. Et de délais extrêmement réduits. Pour mener à bien ce projet et répondre à ses forts besoins d’anticipation et de planification, les ingénieurs de Renault Sport Formula One Team ont donc adopté Microsoft Project, un outil de gestion souple et puissant.

Au final, l’adoption de modes de travail collaboratifs se traduit par des bénéfices très concrets :

5. Comment le mode de travail collaboratif aide à vous transformer ?

Adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques de travail collaboratif a souvent un autre avantage : mettre une entreprise ou organisation en ordre de marche vers la croissance et l’innovation. Débuter par un projet de « digital workplace » permet en effet de poser les bases d’une meilleure organisation. Donc de mener ensuite d’autres projets ambitieux.

Schneider Electric s’est ainsi lancé dans un plan en 5 ans, autour de nombreux axes :

• Intelligence artificielle pour identifier les besoins des clients et les guider sur les différents sites Internet ;
• Déploiement de Windows 10 et Office 365 pour optimiser la collaboration et la communication entre les… 144 000 collaborateurs du Groupe ;
• Réalité mixte, avec HoloLens, pour de la maintenance préventive et des actions de formation.

Une transformation au profit de l’activité : la création d’une plateforme IoT, basée sur Azure, a permis d’améliorer l’efficacité énergétique des bâtiments. Et de nourrir le business : l’IoT pèse déjà plus de 45 % du chiffre d’affaires du groupe. 

Adopter des modes de travail collaboratifs n’est donc qu’une étape vers une transformation digitale plus globale. Mais une étape-clé, qui prépare le terrain pour la conduite du changement, indispensable dans de tels projets.

Préparer les équipes, déployer les outils et accompagner le changement : incontournable pour une conduite du changement réussie. Le groupe la Poste mène ainsi un projet de transformation ambitieux et s’appuie sur plusieurs bonnes pratiques : feedbacks fréquents, itérations rapides, réseau d’ambassadeurs, etc. Une stratégie résolument moderne et innovante, illustrée par un nouveau mot d’ordre : « Welcome problem & celebrate failure ».

De telles transformations ne sont pas pour autant réservées aux grandes organisations, comme le rappellent ces 5 tendances incontournables pour les PME. Adapter sa vente en ligne aux outils mobiles, mieux communiquer grâce à la vidéo, exploiter les données pour améliorer ses process ou personnaliser sa relation client : toute entreprise, quelle que soit sa taille, a tout à gagner à plus d’agilité et de modernité.

A condition de préparer et d’accompagner une telle conduite du changement. Car, en matière de transformation, nombreux sont les écueils.  Confondre outils et collaboration, mélanger changement IT et changement des modes de travail, ne pas expliquer les bénéfices pour les utilisateurs. Nos experts ont listé les 7 péchés capitaux de la transformation numérique. Et vous donnent bien sûr les conseils adaptés.

A vous de jouer, donc, pour réussir votre transformation vers plus de collaboration, plus de modernité et plus de productivité.

Questions Fréquentes