Fnac Darty : 5 jours pour adopter Teams

Déployer Teams en un temps record ? Défi relevé pour Fnac Darty. Pour faire face à la crise du Covid-19, le groupe a déployé massivement la plateforme collaborative. Et ce, en moins d’une semaine.

Avant le confinement, seule une partie des collaborateurs de Fnac Darty pratiquait le télétravail, au rythme d’une journée par semaine. Ainsi, sur les 1 800 salariés du siège, 500 télétravaillaient régulièrement, en majeure partie à la DSI.

Pour certains métiers, le télétravail est plus compliqué à mettre en place, du fait de la nécessité d’accès au logiciel de paye à distance par exemple, ou quand il s’agit de déporter l’activité du centre d’appels…Mais l’épidémie a obligé le groupe à revoir son organisation interne, et à adopter massivement le télétravail. Pour l’équipe IT, cela a pris la forme d’une opération commando : 5 jours pour déployer Teams. Jean Laborde, DSI adjoint de Fnac Darty, nous raconte.

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Teams, oui, mais pour quoi faire ?

Des visioconférences, déjà.

Toutes les conférences en ligne du groupe se déroulent désormais sur Teams.

La qualité de son et de vidéo de la plateforme a d’ailleurs été l’un des critères de choix principaux. « Cela rend les interactions plus vivantes, se réjouit Jean Laborde. Je pousse vraiment l’utilisation de la vidéo, car cela permet de bien engager l’audience lors des réunions. » Et ça marche : « je vois de plus en plus de caméras qui s’allument pendant les meetings. »

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Au-delà de ça, Teams permet d’assurer la continuité de l’activité, et le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. « Nous sommes rentrés dans un mode de pilotage de crise, explique Jean Laborde. Toutes les équipes organisent des daily meetings. Cela commence par le COMEX, le matin à 9h, et ensuite, l’information se diffuse dans tous les services. »

Cette communication quotidienne est essentielle, pour conserver de la proximité au sein des équipes, et pour construire l’agilité nécessaire au pilotage du groupe en ces temps si particuliers.

L’utilisation de la plateforme se répand bien chez les salariés. Au point que Teams devient l’outil central du télétravail. « Les collaborateurs ont de plus en plus nombreux à consulter leur calendrier sur Teams plutôt que sur Outlook, certains ont déjà le réflexe de créer des conversations pour des sujets spécifiques », constate Jean Laborde.

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Un déploiement express ? Challenge accepted

Office 365 faisait déjà partie de l’environnement des salariés du groupe, mais Teams n’était pas déployé pour tout le monde. Jusqu’à présent, il ne s’agissait en effet pas d’une priorité pour les équipes IT. Le rapprochement, en 2016, des enseignes Fnac et Darty a généré de nombreux chantiers, autour notamment de l’optimisation de certaines fonctions. Et, si le sujet du travail collaboratif était prévu dans la feuille de route de 2020, personne n’imaginait qu’il arrive de façon si précipitée.

Remontons un peu dans le temps.

Fin février 2020, l’Italie commence à envisager le confinement. La DSI de Fnac Darty sent alors poindre l’urgence. Première étape : le VPN. Les équipes IT savent que ses capacités seront insuffisantes pour permettre aux salariés d’accéder à tous leurs outils métier, et met donc en place des solutions complémentaires.

Vient ensuite le volet collaboratif, avec le déploiement de Teams sur tous les devices du groupe. Heureusement, si l’on peut dire, les grèves de décembre 2019 avaient servi de galop d’essai, permettant aux équipes IT de s’approprier la plateforme.

… Grâce au soutien des équipes Microsoft

« Microsoft nous a beaucoup soutenu, raconte Jean Laborde. Ils nous ont notamment fourni des documents autour de l’utilisation de Teams et des outils collaboratifs. » Une documentation qui permet à la cellule de communication de la DSI de produire plusieurs newsletters adressées à l’ensemble des salariés. Ceux-ci bénéficient ainsi de conseils très concrets pour mieux s’organiser, et utiliser au mieux les outils qui sont mis à leur disposition.

« Nous avons aussi eu besoin d’organiser une visioconférence avec plus de 400 personnes, se souvient Jean Laborde. Teams ne semblait pas adapté. Microsoft nous a alors accompagnés dans le déploiement d’une extension permettant d’organiser ce type d’évènements. » Cette extension, c’est live event, qui permet aujourd’hui de créer des événements live en vidéo, pour un public allant jusqu’à 100 000 participants.

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Et la sécurité dans tout ça ?

La sécurité a été un critère de choix important. Fnac Darty avait déjà adopté Office 365 et, par conséquent, profité de la politique de gestion des droits et de protection des accès de cette solution (pour en savoir plus, lisez notre interview de Joy Chick, ingénieure chez Microsoft, ou cette tribune de Bernard Ourghanlian, directeur technique et sécurité de Microsoft France).

« Teams, c’est un niveau de sécurité renforcé par rapport aux groupes WhatsApp que certains salariés pouvaient utiliser », précise Jean Laborde. La plateforme bénéficie en effet d’une sécurité musclée : conversations audio et vidéo chiffrées, authentification avancée et même de l’intelligence artificielle pour bloquer les données sensibles ou malveillantes. Nous vous en disons plus dans cet article.

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Bilan positif

« Globalement, les collaborateurs sont satisfaits, indique Jean Laborde. Ils sont surpris par la très bonne qualité sonore et la facilité d’utilisation, et s’approprient de nombreuses fonctionnalités, comme le partage d’écran ou de documents dans une conversation. Même le COMEX est convaincu. » Ainsi, au sein du groupe, depuis la mi-mars 2020, plus de 500 appels et meetings Teams ont lieu chaque jour, contre 10 à 20 auparavant. Et ce sont plus de 30 000 messages chat qui sont envoyés quotidiennement, soit 60% de plus qu’avant la crise.

Bien qu’il soit difficile de se projeter dans le contexte de l’épidémie, Jean Laborde note déjà les chantiers qu’il souhaite mettre en place au sortir de la crise.

• Le stockage de fichier. « Nous voulons passer à du stockage OneDrive, avec des accès via les équipes Teams. Ainsi, nous serons moins dépendants des VPN. »
• La téléphonie. « Nous allons sans doute basculer totalement sur Teams, avec simplement quelques lignes ouvertes pour l’externe ou en cas de mauvaise réception du réseau». Pour le centre d’appels, la problématique est un peu différente, mais le groupe se dirige vers la téléphonie IP, avec la convergence de la data et de la voix.

Et, bien sûr, l’approche du télétravail sera très différente après le confinement. « Nous considérions certaines populations comme non éligibles au télétravail – par exemple les salariés qui doivent accéder aux logiciels de paie ou de comptabilité. La crise nous aura prouvé qu’avec les bons outils, c’est possible ! »

« Le confinement aura été une opportunité pour aller plus vite », conclut simplement Jean Laborde.

Découvrez tous nos contenus liés au Covid-19 dans notre hub dédié. Et pour nos conseils pour télétravailler efficacement, c’est par là.