Maïsadour : une transition éclair vers les outils collaboratifs

L’ensemble du monde économique a dû adapter son fonctionnement pour répondre aux mesures sanitaires liées au Covid-19. Le monde agricole, comme beaucoup d’autres secteurs, a poursuivi ses activités pendant la période de confinement, entraînant une adaptation des entreprises. Celles-ci ont dû mettre en place des outils collaboratifs  pour garantir la sécurité de leurs collaborateurs. Rencontre avec Olivier Cail, Directeur des systèmes d’information et de la transformation numérique du Groupe Maïsadour.

Le monde entier a été pris de court par l’épidémie de Covid19. Maïsadour n’a pas fait exception. Ce groupe coopératif agroalimentaire représente 8 000 agriculteurs, installés dans le Sud-Ouest de la France et compte près de 220 sites (silos, abattoirs, sites de fabrication d’aliment, usines semences…). Le groupe a également des implantations et des filiales à l’étranger (Ukraine, Espagne, Allemagne, Maroc, …) et compte 5 000 collaborateurs dans le monde. 2 000 d’entre eux travaillent au sein des sites industriels en France.  Dès le début du confinement, l’entreprise a dû mettre en place une transition éclair vers les outils collaboratifs. Maïsadour disposait déjà des solutions collaboratives Microsoft en interne, mais leur utilisation était peu développée. L’enjeu ? Les faire adopter en un temps record par les salariés !

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Malgré le confinement, les activités se poursuivent

L’activité a continué de tourner, il faut l’accompagner. En effet, comme l’évoque Olivier Cail, « Le printemps est une période de très forte activité pour les branches productions végétales et semences du Groupe. Les premières semaines du confinement, les activités animales, et en particulier le pôle volailles, ont vu leurs ventes augmenter ».

Pour la distribution de ses produits, Maïsadour utilise différents canaux :
> Les boutiques : Maïsadour compte plus de 50 points de vente (En Direct de Nos Producteurs, Comtesse du Barry…) en France et à l’International, qui ont dû fermer dès les premiers jours du confinement, mais ont pu rouvrir depuis début mai.
> Les ventes en ligne ont, quant à elles, remporté un très vif succès.

Au télétravail pour certaines fonctions !

Les profils et métiers sont multiples au sein de cette entreprise qui a dû revoir toute son organisation pour être plus agile en s’appuyant sur du télétravail, en particulier pour les fonctions supports.

Maïsadour avait un peu d’avance. « Nous avions déjà 3 000 comptes Office 365. La totalité des collaborateurs utilisaient Outlook mais assez peu les outils collaboratifs comme Skype, OneDrive, Sharepoint », explique Olivier Cail. L’été dernier, l’entreprise a décidé de démarrer un projet de déploiement de ces outils complémentaires d’Office 365, dont Teams. L’objectif était de favoriser les échanges rapides avec la messagerie instantanée et d’éviter les mails.

Un projet dont le planning s’est trouvé chamboulé par le Covid-19 ! « Au sein de chaque métier, nous avions nommé des ambassadeurs que nous avions prévu de former fin mars pour qu’ils soient porteurs des bonnes pratiques », explique Olivier Cail. Les contenus de la formation (qui a été décalée), ont été revus. L’accent est mis sur le perfectionnement à l’usages des outils Office 365.

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S’adapter en quelques jours

La majorité des collaborateurs travaillaient en local sur des postes fixes, ce qui posait un problème d’accessibilité et de partage des fichiers à distance. « Confinement oblige, il a fallu rapatrier de nombreux fichiers pour les mettre sur OneDrive, peu utilisé auparavant », explique Olivier Cail. Dès les premières annonces du confinement, une course contre la montre a démarré pour que les salariés puissent récupérer tous les fichiers dont ils auraient besoin pour travailler depuis chez eux.

Concernant le matériel, Maïsadour a autorisé ponctuellement, pour certains, l’utilisation d’ordinateurs personnels, en utilisant exclusivement Office 365 et un VPN pour les applications métiers afin de garantir la sécurité informatique.

Les outils collaboratifs, très peu utilisés avant cette période de confinement, ont finalement séduit par leur caractère intuitif. « Les collaborateurs se sont rapidement acclimatés à cette nouvelle manière de travailler. Même si certaines bonnes pratiques restent à perfectionner comme : couper son micro, partager son écran ou des fichiers, établir des discussions de groupe… Autant de questions auxquelles les équipes de la DSI de Maïsadour ont répondu au quotidien.

Les équipes sécurité ont dû faire beaucoup de monitoring, car certains salariés étaient confrontés à du phishing ou téléchargeaient des logiciels inadaptés sur leurs ordinateurs. Il a donc fallu faire un peu de pédagogie sur ce point… via Teams !

« Au cours des deux dernières semaines de mars, le trafic sur Teams a été multiplié par 22 », souligne Olivier Cail.

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Une organisation conservée grâce aux outils collaboratifs

Ce qui a le plus enthousiasmé Olivier Cail ? Le fait que les salariés reconnaissent les atouts de l’informatique.

Les réunions ont été conservées sous forme numérique. D’autres rituels plus fréquents et plus courts ont vu le jour au sein de chaque équipe. Les RH ont donné pour consigne aux managers de maintenir le lien. « Le point managérial Covid-19 se tient quotidiennement. « C’est une réunion avec toute l’équipe pour échanger sur des sujets pluriels. », explique Olivier Cail.

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D’autre part « au sein de la DSI, on avait l’habitude d’organiser un café du mercredi. On s’est dit qu’on allait continuer, en le rebaptisant ‘CafTeams’. Les gens se connectent en vidéo avec leurs boissons et leurs croissants. C’est un moment convivial et important pour la dynamique de l’équipe. », ajoute-t-il.

Et après ? « Dès que tout le monde aura réintégré les locaux, nous allons constituer des équipes mixtes, en présentiel et en distanciel, pour respecter les règles de distanciation sur les postes de travail.  À ce moment-là, je pense que la vidéo, peu utilisée en ce moment, va se généraliser. Pendant des réunions, il vaut mieux que tout le monde se voie et pas seulement une partie des membres de l’équipe ». Teams n’a pas fini d’être l’allié des collaborateurs de Maïsadour !