Télétravail : quelques conseils aux entreprises

Face à la propagation du Covid-19 dans l’hexagone qui oblige la grande majorité des français à se confiner, de très nombreuses entreprises doivent trouver de nouvelles solutions pour continuer leurs activités en télétravail. Cécile Schuster, Customer Success Manager (CSM) Modern Workplace chez Microsoft France,  propose ici quelques conseils pour aider les entreprises à faciliter le télétravail de leurs collaborateurs, et faire au mieux durant cette situation inédite.

Le confinement bouleverse les codes établis en entreprise. Le top management est en première ligne et doit agir vite auprès de ses collaborateurs. De la réunion à l’échange d’informations lors de la pause-café… l’ensemble de l’organisation est à revoir pour permettre aux employés de continuer à travailler si la nature de leur métier le permet. Et ce, dans un climat déstabilisant.

Pour faire au mieux, le top management doit ainsi privilégier la pédagogie avec bienveillance en expliquant les répercutions que le télétravail va avoir sur l’entreprise. Par ailleurs, il doit essayer de répandre les bonnes pratiques auprès des collaborateurs pour que ces derniers gardent, dans la mesure du possible, un rythme « classique » et de la motivation. Voilà donc quelques (humbles) conseils tirés de notre expérience dans les solutions et projets de télétravail pour vous aider à gérer cette situation unique de la meilleure façon possible.

Faites un point sur les ressources et outils disponibles pour garder le rythme

Tout le monde a un planning bien défini en temps normal. Réunion avec le manager le lundi matin, point d’équipe le mardi après-midi, déjeuner avec une autre équipe le mercredi… l’objectif est de maintenir ce cadre. C’est encore possible, même à distance. En tant qu’entreprise, vous devez être précis sur les ressources disponibles, accompagner les collaborateurs dans l’adoption des outils de télétravail, sans oublier de les sensibiliser sur la sécurité des données.

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Mettez en évidence les ressources disponibles

Dans ce genre de situation, il est important que les collaborateurs sachent vers quelles personnes se tourner. Il est donc fondamental de donner un accès facile aux ressources disponibles (téléphones, liens utiles par exemple). « L’objectif est de rassurer tout le monde dans cette situation de crise. Montrer aux collaborateurs que la situation est sous contrôle est essentiel. Il faut les rassurer sur la capacité à faire, mais aussi être transparent sur le fait que tout ne sera pas opérationnel dès les premiers jours. Un temps d’adaptation est forcément nécessaire », souligne Cécile Schuster.

Mettez en place rapidement des outils nécessaires au télétravail

Il est important de garder des contacts fluides au sein de l’entreprise pour des fonctions de travail de base, mais aussi pour les échanges que nous avons tous l’habitude d’avoir à la machine à café. «En France, nous aimons planifier des réunions ou nous retrouver pour une pause par exemple. Le défi aujourd’hui est de maintenir cela », ajoute la CSM. Heureusement, les outils de visioconférence permettent aujourd’hui de continuer à échanger et se de voir à distance.

« Pour accompagner toutes les organisations pendant cette période difficile, nous avons étendu les fonctionnalités disponibles dans la version gratuite pour les 6 prochains mois. On espère que cela permettra aux organisations de continuer à travailler durant cette période » ajoute-t-elle.  Attention toutefois à bien accompagner les collaborateurs si les usages ne sont pas déjà acquis. Au sein d’une entreprise, il n’y a pas que des cols blancs. Il est essentiel de donner à ceux qui ne disposaient pas forcément d’une identité numérique, en particulier les collaborateurs qui travaillent sur le terrain (les « cols bleus »), les outils pour échanger.

Sensibilisez à la sécurité des données en télétravail

Plus que jamais, une entreprise doit sensibiliser les collaborateurs à la sécurité des données. « Certaines entreprises n’ont pas encore mis les bonnes solutions en place et continuent de s’envoyer des fichiers par mail ou via leurs adresses personnelles… ce qui n’est pas du tout sécurisé», observe Cécile Schuster. Il est essentiel que le top management et l’IT des organisations puissent ainsi rappeler les bonnes pratiques aux collaborateurs, afin de maintenir la sécurité et la conformité des données. Avec des échanges 100% virtuels, cet aspect est plus critique que jamais.

Ces différents points permettent aux entreprises de garder un cadre en télétravail et de maintenir le rythme. Mais un second axe d’action est aussi fondamental : motiver ses troupes !

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…et huiler la machine grâce à une bonne communication

Dans ce contexte déstabilisant, il est important de maintenir un lien permanent avec ses équipes. Une bonne communication et une régularité sont importantes. Pour cela, il faut instaurer de nouveaux rituels au sein de l’entreprise.

Organisez des événements live

Toute entreprise à ses habitudes. Des habitudes, qu’il est important de maintenir au sein de la communauté de salariés en cette période de crise. « Grâce aux outils de collaboration comme Teams, le directeur général peut par exemple prendre la parole tous les deux jours et évoquer les nouveautés ou encore les développements à venir », souligne Cécile Schuster. Un luxe pour remonter à distance (mais en direct) des interrogations ou des remarques au top management par exemple. Ces Lives Events sont le bon moyen de montrer que l’activité ne s’arrête pas, malgré la situation. « Cette communication top down est indispensable pour garder un sentiment d’appartenance et d’utilité », ajoute Cécile Schuster.

Augmentez la fréquence des points individuels

Il est judicieux d’augmenter la fréquence des points individuels, même s’ils sont plus courts. Dans ce contexte, les visioconférences sont à privilégier. Elles permettent en effet de maintenir une relation plus humaine que par téléphone. Et ces points permettent d’éviter le sentiment d’isolement : « Comment ça va ? comment tu te sens ? L’utilisation de la vidéo est pertinente, car il est possible de voir les collaborateurs, d’entendre leur voix et ainsi de dégager leurs états d’esprits. Une chose que l’on fait inconsciemment au bureau ! », évoque la CSM.

Établissez une feuille de route

Notre conseil : lister les tâches pour garder le cap pendant le télétravail. L’idéal est de les rédiger en commun, pour que chacun puisse prendre ses responsabilités. Les objectifs à atteindre doivent être clairs et acceptés par tous. Et cela permet aussi de détecter les collaborateurs en surcharge de travail. « Teams peut-être le bon média pour interpeller le management ou ses collègues. Dans une équipe, certaines peuvent être en surcharge de travail et d’autres en sous charge. Ce canal de communication donne la possibilité de réorganiser le travail dans l’équipe. Une solidarité se crée », explique Cécile Schuster.

Mettez des challenges en place pour garder un esprit d’équipe

Seul chez soi, il est parfois difficile de rester dynamique. Mettre en place des challenges quotidiens peut s’avérer bénéfique. Un exemple ? Cela peut se traduire par la fixation d’une deadline commune pour un rendu. Mais il faut aussi établir des challenges « plus légers ». Il est par exemple pertinent de demander aux collaborateurs de prendre son animal de compagnie ou son espace de travail en photo. Cela permet de partager des moments de vie agréable en cette période compliquée. Et inévitablement, cela permettra au collaborateur de bien se sentir et de vivre son télétravail de la meilleure façon possible.

Montrez de l’empathie et de la bienveillance

Nous ne sommes pas tous sur un pied d’égalité en cette période si spéciale. En espérant que tout le monde soit en bonne santé, les espaces de travail à la maison peuvent être plus ou moins agréables, plus ou moins bruyants, etc. De plus, certains collaborateurs sont seuls, d’autres en couple, d’autres encore doivent gérer le travail des enfants. Il faut prendre en compte toutes ces différences et s’assurer de demander des choses qui sont possibles à réaliser dans ces circonstances uniques.

Ce confinement est bien entendu difficile à gérer, et présente de nombreux challenges. Mais il représente aussi une occasion pour chaque entreprise de s’approprier ces pratiques de travail à distance. Des pratiques qui pourront parfois même permettre aux collaborateurs de créer de nouvelles choses, et de tisser des liens inédits parmi les équipes. « La galère, ça rapproche, même en télétravail ! » précise Cécile Schuster. « Notre conseil est d’essayer de transformer cette contrainte en opportunité autant que possible. Le travail en physique n’en sera que meilleur par la suite ».

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