8 erreurs à commettre pour rater l’adoption d’Office 365
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8 erreurs à commettre pour rater l’adoption d’Office 365

Office 365 offre de nombreuses fonctionnalités indispensables aux PME comme aux grandes entreprises. L’essayer, c’est l’adopter, à condition de procéder avec méthode et de respecter quelques règles. La première : présenter Office 365 et ses avantages aux collaborateurs et expliciter les changements induits dans les méthodes de travail. A contrario, en y mettant du sien, il reste possible de rater sa transformation digitale. Voici comment, en huit étapes, non exhaustives, qui mènent à l’échec…

 

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1. Considérer que c’est avant tout un projet technique

Se focaliser sur l’aspect technique du changement qu’apporte Office 365 est l’erreur la plus courante. Le projet doit être porté par trois piliers d’égale importance : les hommes, la technologie et les processus.

2. Ne pas inclure les VIPs

Attention, impliquer les VIPs dans le projet risquerait de faciliter la transmission des informations aux différentes équipes. Les sponsors assurent en effet un soutien visible et actif en complément de l’engagement du directeur des systèmes d’information.

3. Eviter les relais locaux

Pour une adaptation ratée, une communication en ligne et centralisée fera l’affaire. Le soutien d’un réseau local d’ambassadeurs serait trop efficace.

4. Envoyer un seul mail

Sous-estimer l’importance de la communication, c’est avoir l’impression, trompeuse, de gagner du temps aujourd’hui. Mais c’est surtout en perdre considérablement sur la durée, avec des collaborateurs peu motivés. Ce ne sont pourtant pas les moyens qui manquent (affichage, réseau intranet, etc.) pour fédérer autour du projet et de ses bénéfices.

5. Négliger la formation

Certes, des formations trop générales et rébarbatives s’avèrent contre-productives. Elles restent en revanche très utiles lorsqu’elles sont adaptées et contextualisées.

6. Stagner ou Passer en force

Ne surtout rien changer ou au contraire tout casser brutalement restent des moyens sûrs d’échouer. Au contraire d’une intégration progressive, par étapes simples, bien expliquées aux salairés.

7. S’arrêter en cours de route

Les utilisateurs ont accès aux outils, ils ont été formés : adaptation terminée ! …sauf si vous souhaitez vous assurer de la réussite du projet. Il faut piloter son adoption pour l’optimiser. Analysez, continuez les actions de formation et communication, accompagnez les collaborateurs pour que le projet soit une réussite.

8. Compter uniquement sur la chance

La dernière erreur : espérer que l’adoption soit naturelle. Il faut au contraire anticiper les difficultés d’adaptation et les détecter pour mieux y répondre.

 

Ne l’oubliez pas : toute transformation réussie se fera avec et grâce à vos équipes. D’où l’importance de bien communiquer : expliquez vos choix et votre vision. Présentez clairement les bénéfices attendus, pour l’entreprise comme pour les collaborateurs. Appuyez-vous sur des relais internes. Si besoin, proposez des formations adaptées.

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Guide d’adoption d’Office 365 (en anglais):

http://successcenter.blob.core.windows.net/media/Default/Resources/Adoption/Office_365_Adoption_Guide.pdf

Catalogue d’Office 365 (en anglais):

https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/Resources/Getting_to_know_Office_365.pdf