En université, Teams : le tester, c’est l’adopter
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Publié le 11 mai 2020
Un échauffement progressif, une préparation minutieuse, une agilité maximale et une cohésion d’équipe forte, c’est avec un état d’esprit digne des grands sportifs que l’université de Bourgogne a su faire face au confinement. Alexandre Fournier, son Vice-président, nous explique comment l’anticipation de l’équipe Pédagogie Numérique de la Direction du Numérique et l’effort collectif leur a permis de faire face à la crise sans qu’aucun des 34 000 étudiants ne soit pénalisé.
Du droit, à la santé en passant par l’ingénierie, les profils estudiantins et professoraux relevaient d’une maturité numérique et de besoins spécifiques très hétéroclites. L’enjeu était donc de trouver les outils les plus intuitifs et complets pour continuer les cours et maximiser les chances de réussite aux examens.
Répondre à une problématique
La transformation digitale est abordée de différentes façons par les établissements d’enseignements. Pour certaines, à l’image de l’université de Bourgogne, la tâche est très complexe. Elle propose en effet de nombreuses filières spécialisées, qui ont des besoins spécifiques, auxquels doivent répondre les outils numériques. En parallèle, l’établissement a voulu centraliser l’ensemble des communications au sein d’un même outil. En l’absence d’une plateforme adaptée, les étudiants créaient quantités de groupes Facebook (par matière, classe, université et autres…) pour communiquer. Ils échangeaient aussi régulièrement via des des conversations Whatsapp, etc. Mal administrés, peu sécurisés et démultipliés, les réseaux sociaux ne représentaient pas une solution viable sur le long terme.
C’est ainsi qu’il y a trois ans, Alexandre Fournier et ses équipes ont testé différentes plateformes collaboratives de communication. Une phase d’expérimentation avec pour horizon une mise en place pérenne progressive.
Une bascule en trois temps
C’est l’UFR santé qui a été moteur dans cette expérimentation. L’équipe propose de mettre Teams à l’essai. Le challenge était de faire passer les étudiants de Facebook à Teams pour leurs communications et leurs échanges scolaires. Après six mois de pratique, le succès était au rendez-vous. Les élèves ont totalement délaissé Facebook et centralisé l’intégralité de leurs échanges scolaires et travaux de groupes sur Teams. Convaincus par ce succès, de nombreuses filières ont adopté Office 365 et Teams. En moins d’un an, grâce à l’acquisition des licences et à un déploiement progressif, l’ensemble des enseignants et élèves ont pu gratuitement travailler sur les mêmes outils. Ils ont ainsi gagné en efficacité.
Début 2020, peu de temps avant l’annonce du confinement, les outils étaient donc déjà en place mais n’étaient souvent utilisés que pour partager des documents et échanger via des conversations écrites. Le confinement les amène alors à redécouvrir l’ensemble des fonctionnalités et à rendre l’usage plus vivant, grâce notamment à l’utilisation des visioconférences.
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L’annonce du confinement, une surprise mesurée
Alexandre Fournier partage son expérience. « Une semaine avant l’annonce officielle du confinement et après accord du Président de l’université nouvellement élu (Vincent Thomas), nous avons mis les bouchées doubles pour être prêts le moment venu. Notamment pour permettre aux étudiants et enseignants d’appréhender la fonction vidéo. Nous avons réalisé des tutoriels de formation et d’accompagnement qui ont été diffusés via une campagne d’e‑mailing. Les trois semaines qui ont suivi, ces équipes ont organisé des formations personnalisées en visio-conférence à destination des enseignants en priorité, puis des étudiants. Parallèlement, 10 personnes au sein de l’équipe pédagogique répondaient en continu à toutes les questions bloquantes ». Ces 10 personnes font partie du service dont Alexandre Fournier est le responsable adjoint. Il s’agit d’une branche de la Direction du numérique.
« Concernant les tutoriels, il y en a pour tous les goûts. Une chaîne spécifique a par ailleurs été créée sur Stream « les tutos du PNR (Pédagogie Numérique et Ressources) » », ajoute Alexandre Fournier.
« Ce qui est intéressant avec Teams, c’est qu’il suffit de 30 minutes pour présenter les us et coutumes de l’outil, pour garantir une adoption optimale », nous confie Alexandre Fournier. L’université est d’ailleurs passée de 5% d’utilisation de Teams à 100% en une journée.
Trois grandes raisons d’opter pour Teams
Les multiples options interactives
Teams, en plus d’être intuitif et donc facilement appropriable, intègre des centaines de fonctionnalités et applications tierces. Stream pour retranscrire des longues conférences en vidéo, Forms ou Wooclap, particulièrement appréciés des enseignants pour réaliser des quizz et questionnaires dans leurs cours de façon interactive… pour ne citer qu’eux. Pour découvrir les fonctionnalités disponibles sur Microsoft Teams, c’est par ici.
L’accompagnement de Microsoft
Microsoft, malgré une forte demande liée à la crise, répond quasi immédiatement à toutes interrogations techniques. Chacun bénéficie de contacts privilégiés pour des réponses personnalisées et rapides.
L’unanimité
La mise en place d’outils dans de grandes institutions fait souvent l’objet d’âpres négociations. Elle doit être validée par les équipes pédagogiques, la direction et les syndicats. Teams est l’outil qui a réussi à réunir tout le monde. Argument clé : Microsoft répond, preuve à l’appui, à toutes les problématiques soulevées en matière de sécurité. Nous vous en avions d’ailleurs parlé dans cet article.
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Parlons sécurité
Le sujet de la sécurité des données n’intéresse pas forcément les élèves. En revanche, les enseignants, qui exercent parallèlement des métiers où le secret professionnel est essentiel. Par exemple, la médecine, la loi ou l’ingénierie, sont particulièrement exigeants à ce sujet. Une problématique particulièrement importante dans le contexte actuel, où tout le monde a dû adopter le travail à distance de façon urgente et imprévue.
Avec Microsoft, la réponse sur le sujet de la sécurité est claire : les logiciels sont certifiés ISO 27701, la norme la plus exigeante au monde en matière de préservation des données personnelles. Ils sont aussi certifiés ISO 27 001 pour les données de santé. Ils permettent aux utilisateurs d’être en conformité avec le RGPD. De plus, ses datas centers sont situés en France pour offrir un double gage de sécurité sur les données partagées.
« L’un de nos enseignants-chercheurs dirige un projet de recherche d’un montant de financement supérieur au million d’euros. Pour eux, l’arrêt aurait été une catastrophe, raconte Alexandre Fournier. Avec son équipe, ils fonctionnement uniquement avec Teams et Project pour lesquels nous avons obtenu des licences spécifiques à ses recherches rapidement. Ils n’ont pas perdu en efficacité mais surtout n’ont pas eu à s’inquiéter sur la diffusion extérieure d’informations secrètes. »
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Des cours aux exams, pas de triche !
Aujourd’hui, en confinement, les cours, mais aussi les conseils universitaires, les conseils académiques et les réunions de direction s’organisent sur Teams. « Concernant le taux de présence des étudiants en cours, nous pouvons prendre l’exemple de l’école d’ingénieurs ESIREM, qui estime à plus de 90% d’étudiants présents aux cours via Teams. Soit plus de personnes qu’en présentiel », indique Alexandre Fournier. Un succès qui permet de maintenir les examens à distance, conformément à la demande du Ministère.
Pour s’assurer que chacun puisse se connecter, l’Université de Bourgogne a mis en place un don informatique pour environ 250 étudiants qui n’étaient pas équipés. Ceux qui n’ont pas une connexion suffisante recevront une carte wifi 50 gigas. Les écrits remplaceront en grande partie les oraux, techniquement réalisables via la visioconférence, mais souvent très longs et compliqués à organiser.
Pour passer leur examen, rien de plus simple. Les étudiants téléchargent le sujet sur Teams et lancent un chrono. Trois heures pour répondre aux questions, hors ligne. Le timing est le secret pour contrer les éventuels tricheries…. Difficile dans un temps donné, de trouver le temps d’aller chercher l’info que vous n’avez pas acquise pour formuler une réponse approfondie !
La rentrée 2020
Depuis le début du confinement, l’Université s’est appuyée sur les statistiques pour valider le choix de Teams comme outil principal. Avec plus de 1 152 000 connexions à Teams et 3 945 réunions relevées entre le 16 mars et le 10 avril, les chiffres parlent d’eux-mêmes. Tous les cours ainsi que les examens sont assurés. Le modèle distanciel a été unanimement adopté !
Une opportunité à saisir pour un futur plus mixte alliant cours, examens et échanges. Le tout en présentiel et en distanciel. Car même si les cours universitaires se terminent mi-mai, il faut néanmoins commencer à préparer la rentrée scolaire. Et il y a fort à parier qu’il sera difficile, pour des raisons sanitaires, de réintégrer 700 étudiants dans un amphithéâtre dès septembre.
« Nous savons qu’au moins pour le premier semestre de l’année 2020–2021, les étudiants suivront des cours en ligne notamment pour tout ce qui concerne les cours en amphis qui ne seront probablement pas assurés autrement qu’en visio. Pour les TD, il faudra probablement se diriger vers une solution mixte : distanciel, présentiel », indique Alexandre Fournier.
Si chacun a su s’adapter face à l’urgence imposée par le confinement, c’est avec le même esprit de remise en question et d’adaptabilité que les universités réfléchissent à de nouveaux fonctionnements pour cette rentrée et les suivantes.
