Enseignement supérieur et numérique : quand la contrainte du confinement ouvre le champ des possibles

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes

L’enseignement supérieur se numérise de jour en jour et le confinement accélère le mouvement. Rencontre avec Miguel Membrado, chef du service transformation digitale à l’Université Paris Dauphine-PSL, qui nous partage son retour d’expérience.

Les études sont un moment fort dans la vie des jeunes adultes. C’est là que leur avenir se dessine. Dans la majorité des établissements de l’enseignement supérieur, les cours en présentiel prédominent. Alors comment s’organiser en cette période de confinement ? Les outils numériques offrent de multiples possibilités : visioconférences, partage de fichiers, enregistrement des cours, etc. L’Université Paris Dauphine-PSL et les 9 200 étudiants en formation initiale, 4 800 cadres en formation continue, 600 enseignants-chercheurs, 2200 vacataires et 550 membres du personnel administratif ont dû s’adapter rapidement à cette nouvelle manière de travailler. L’adoption de la solution Microsoft Office 365 en amont a rendu les choses simples et rapides.

Une bascule du jour au lendemain vers le 100% numérique

Cela fait un moment que Dauphine a pris les devants ! Il y a presque quatre ans, sous l’égide du Vice-Président du numérique Djalil Chafaï et en phase avec son prédécesseur Henri Isaac, l’université lance la migration de l’ensemble de ses espaces collaboratifs et sa messagerie électronique sur Office 365. L’utilisation de Teams suit rapidement, mais uniquement pour la gestion des projets numériques. « Nous avions l’habitude de faire des réunions mixtes, à la fois en présentiel et en distanciel avec les différents interlocuteurs internes ou externes à l’établissement, ainsi qu’une gestion systématique des référentiels documentaires des projets dans les équipes Teams », explique Miguel Membrado.

Mais ce n’était pas encore le cas pour les étudiants et les professeurs. En effet, « la culture de Dauphine depuis toujours, c’est d’enseigner en présentiel », souligne Miguel Membrado. Une culture mise à rude épreuve pendant le confinement. Mais finalement, la bascule vers le numérique et le « tout à distance » s’est faite du jour au lendemain et sans trop d’encombre. Et ce, sous la coordination de la Présidente, Isabelle Huault et de Nicolas Péjout, le Directeur Général des Services. « Nous avions toute l’infrastructure numérique prête en amont grâce à Office 365 et à Teams », explique le chef du service digital. Ces outils étant dans le Cloud, tous les membres de Dauphine avaient déjà accès aux ressources à distance. Sous la contrainte du confinement, ils les ont finalement adoptés massivement pour pouvoir continuer à travailler le plus normalement possible. L’impact technique de la crise est donc quasi nul et Dauphine ne s’est pas arrêtée de fonctionner.

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Et l’équipement dans tout ça ?

Avant la crise, l’université Dauphine travaillait sur un projet de télétravail pour le personnel administratif de l’établissement. 50 ordinateurs portables étaient alors disponibles en stock, en plus de ceux déjà déployés. « La direction du numérique a réalisé une vraie mission commando en 3 jours : configurer 50 postes et les donner aux personnes prioritaires du PCA dans l’ensemble des départements métiers qui ne disposaient pas de portable pour travailler de chez eux », indique Miguel Membrado. Et ce, pour qu’ils puissent avoir un poste parfaitement configuré, sécurisé, et la possibilité d’accéder à l’ensemble des ressources de Dauphine.

L’université veille également à ce que la fracture numérique constituée par les inégalités d’environnement, d’équipement, de connexion, de débit et de compétences soit la plus faible possible. La même attention est portée à maintenir un lien social le plus fort possible avec les personnes qui, de par leurs fonctions, ne peuvent faire du travail à domicile.

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La diffusion des bonnes pratiques pour que les cours puissent continuer

Les solutions technologiques étant déjà en place, l’essentiel était donc de partager les bonnes pratiques au sein des différentes populations de Dauphine. Les enseignants chercheurs notamment, afin qu’ils puissent s’approprier les outils le plus vite possible et continuer à enseigner.

Établir des tutoriels

« Nous avions un portail d’informations sur les services numériques bâti en SharePoint depuis pratiquement 2 ans. Quelques jours avant le confinement, celui-ci a été réorganisé avec la mise en avant de nombreux tutoriels liés au travail à distance : les réunions à distance pour le personnel, l’organisation des cours en visio-conférence pour les enseignants ou encore le télétravail en général pour le personnel administratif », explique Miguel Membrado.

Dès le début de la crise, l’équipe d’ingénierie pédagogique de la Direction de la formation et de la vie étudiante et la DNum ont travaillé de concert sur ces tutoriels pour qu’ils soient disponibles en quelques jours. Par la suite, une campagne de communication pilotée par la Direction de la communication a vu le jour. Une diffusion efficace de ces bonnes pratiques auprès du plus grand nombre a eu lieu.

Échanger son expérience

Autre élément important pour faciliter l’appropriation des outils : le partage des bonnes pratiques entre pairs. « Nous avons également initié tout de suite une communauté Yammer – le réseau social d’entreprise d’Office 365 – sur l’échange des bonnes pratiques liées au travail et à l’enseignement à distance. Des exemples ? Comment coupler travail de fond et travail interactif, s’organiser des pauses, créer des équipes Teams pour ses projets, organiser des travaux de groupes entre étudiants dans Teams et passer d’une session à l’autre, … », ajoute Miguel Membrado.

Des éléments pertinents pour diffuser les bonnes pratiques d’usages, mais pas seulement ! Une partie est en effet consacrée à la sécurité des données. À ce sujet, l’université est bien rodée grâce aux équipes de la DNum. Celles-ci ont déployé ces dernières années l’ensemble des outils nécessaires. Autour de l’authentification et de la gestion des accès, et aux fonctionnalités de sécurité directement intégrées dans Microsoft 365 notamment. Ces dernières permettent, grâce à son centre de contrôle de la sécurité, de compléter le dispositif en amont et en aval.

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Une véritable découverte pour professeurs et élèves

« La plupart des enseignants et des étudiants ne savaient pas qu’on avait tous ces outils et qu’on pouvait travailler de cette manière. Ils n’avaient jamais pratiqué cela », souligne Miguel Membrado.

Sommes-nous en train d’assister à un renouveau de l’enseignement supérieur ? La contrainte du confinement a mis sur le devant de la scène une autre manière d’enseigner, voire d’apprendre.

Concrètement, l’université a structuré l’essentiel des enseignements autour de son LMS myCourse (Blackboard) et de deux nouveaux dispositifs pour le distanciel :
- Les visio-conférences Teams : disponibles jusqu’à 250 personnes, elles permettent des interactions entre étudiants et enseignants. Chacun peut en effet prendre la parole avec quelques règles d’entente d’usages (couper le micro, demander la main dans la fenêtre de chat, etc.).
- Les Teams live events : ils permettent de faire des diffusions en broadcast jusqu’à 10 000 étudiants. Idéal pour remplacer les cours en amphi par exemple.

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Une nouvelle manière d’apprendre et d’enseigner

Cela a permis l’organisation de près de 1 600 cours en ligne dès la première semaine de confinement, plus de 2 000 cours par semaine ensuite, et avec plus de 5 500 participants. Et toutes les disciplines sont concernées par cette réorganisation.

Mais alors, pas trop compliqué de chambouler les habitudes ?  « Les mathématiciens aiment beaucoup les tableaux noirs et la craie : c’est leur outil de travail. Nous avions donc un peu peur, mais beaucoup se sont organisés en mettant des tableaux sur leurs murs chez eux par exemple, ou en utilisant des outils comme OneNote sur tablette avec stylet et en faisant un partage d’écran directement. Nous pouvons observer de jour en jour toute la créativité des enseignants ! », explique le chef du service de transformation digitale.

Et ces mêmes enseignants ont aussi découvert un autre outil qui leur est bien utile : l’enregistrement Teams. Cela leur permet de mettre leur cours en ligne sur le service vidéo Microsoft Stream de l’université. Les élèves, quant à eux, ont ainsi la possibilité de les revoir s’ils ont manqué le coche ou si leur connexion n’était pas assez bonne pendant le cours. Un véritable succès, aussi bien plébiscité par les étudiants que par les enseignants.

Souvent, on dit que la technologie déshumanise. Je trouve qu’au contraire, les gens se sont beaucoup rapprochés ! La technologie nous a finalement permis de rester en contact ensemble. C’est vraiment un phénomène très intéressant humainement parlant et je pense que cela va perdurer dans le futur », Miguel Membrado

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Et l’après Covid-19 ?

Les réflexions sont lancées, notamment sur la dose de cours à distance à instaurer pour la prochaine rentrée. Auparavant, il y avait déjà des réflexions, mais cette crise accélère la donne. Pourquoi ? Les usages des outils collaboratifs à distance sont désormais acquis par tous – ou presque.

Depuis la première semaine du confinement, l’université visualise les usages de ces outils grâce à Power BI« Avoir des KPI délivrés en temps réel sur une plateforme agile est un vrai plus, et Power BI nous a permis de croiser en quelques heures trois sources de données, l’annuaire, Teams et notre LMS, pour délivrer des chiffres pertinents réactualisés quotidiennement », souligne Miguel Membrado. « Il faut profiter du fait que cette culture des cours à distance est acquise. En fonction des contraintes futures, on pourra mieux les adresser ».

Le distanciel ouvre le champ des possibles pour l’enseignement supérieur. Ouvrir des cours supplémentaires pour ceux qui ne peuvent pas venir directement sur le campus pourraient devenir possible. Tout comme la réalisation des travaux dans une partie de l’université sans pénaliser les élèves. La contrainte du confinement représente finalement une source d’opportunités pour Paris-Dauphine.

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