Comment profiter de tous les atouts de la collaboration à distance avec Teams ?

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Télétravail, entreprises éclatées sur plusieurs sites, voire plusieurs pays… Nous ne collaborons plus de la même façon aujourd’hui qu’il y a 10 ans. Cela est particulièrement lorsque des problèmes empêchent les gens de se rendre à leur lieu de travail. Comment travailler à distance ? Comment collaborer en temps réel dans des langues différentes ? Réponses avec Laurent Camus, spécialiste de la plateforme collaborative Teams.

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Laurent Camus

Senior Product Marketing Manager – Intelligent Communications & Analytics, Microsoft

Selon l’étude U.S. Mobile Worker Population de l’International Data Corporation (IDC) de 2015, 72 % des travailleurs seront en mobilité d’ici quelques mois aux États-Unis. Et la tendance se mondialise : les équipes sont de plus en plus souvent amenées à collaborer virtuellement. En France par exemple, l’étude réalisée par Malakoff Humanis en février 2019 montrait que plus de 30% des français utilisaient déjà le télétravail dans le secteur privé, soit une hausse de 50% par rapport à 2017. Et ça marche, puisque 79% des dirigeants et 89% des salariés déclarent que le télétravail génère une plus grande efficacité au travail.

Dernièrement, le télétravail s’est malheureusement vu imposée aux salariés. Il y a quelques mois déjà avec les grèves qui ont poussé 36% des français à utiliser le télétravail (dont 42% pour la première fois) et surtout aujourd’hui avec la crise sanitaire que nous connaissons tous.

Mais au-delà de ces évènements qui obligent la majorité d’entre nous à travailler de chez nous, quand cela est bien sûr possible, il est clair que les lieux physiques de collaboration se transforment en règle général : les open spaces, les espaces collaboratifs et les salles de brainstorming se démocratisent. Il est bien loin le temps où chacun devait se rendre sur son lieu de travail, s’enfermer dans son bureau, ranger ses affaires dans son armoire et se transmettre les documents de main en main…

Les méthodes de travail évoluent au niveau de l’individu mais également à l’échelle de l’entreprise, de plus en plus amenée à travailler avec des acteurs externes  : ses partenaires, ses fournisseurs ou même ses propres clients.

Face à cette nouvelle configuration, il faut trouver de nouvelles façons de s’organiser pour travailler tous ensemble. Teams, une plateforme d’outils collaboratifs boostés par l’intelligence artificielle, offre de nombreuses fonctionnalités qui permettent de s’adapter à ces nouveaux besoins et de pouvoir travailler et collaborer, même lorsque l’on est chez soi.

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En quoi les façons de collaborer sont-elles différentes d’il y a 10 ans ?

Laurent Camus : Il y a 10 ans, chacun avait un bureau à soi, avec son armoire pour stocker ses classeurs. On rangeait, on fermait tout à clé et on rentrait chez soi. Aujourd’hui nous travaillons de plus en plus en open spaces et il est très rare que les documents appartiennent ou soient en possession d’une seule personne.

Les documents, désormais numériques, sont centralisés dans des espaces de partage accessibles à une équipe, à un service ou à l’entreprise entière, à n’importe quel instant.

“Ces nouveaux outils de partage permettent d’être plus efficaces, car chacun peut aller chercher le document quand il en a besoin ”

Par exemple, si un collaborateur est absent, on peut quand même avoir accès au document qui nous intéresse, sans attendre son retour. Et la technologie aujourd’hui, nous permet de faire cela de façon sûre et sécurisée, évitant une mauvaise manipulation d’un utilisateur ; par exemple, en restaurant un fichier supprimé par erreur ou en rechargeant une version précédente. Il est également possible via la sauvegarde en ligne de s’assurer de la préservation des modifications faites sur un document partagé.

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Pourquoi la collaboration change-t-elle avec le numérique ?

L.C. : Il y a cinq raisons principales : la mobilité, la technologie, les écarts générationnels, la mondialisation et l’externalisation de la collaboration.

• La mobilité

Nous sommes beaucoup plus mobiles au travail que nos parents ne l’étaient. Le télétravail se démocratise et devient de plus en plus fréquent. Cela modifie nécessairement notre façon de collaborer. Nous avons donc besoin de nouveaux outils pour pouvoir communiquer différemment.

• La technologie

Nous possédons de plus en plus d’équipements – professionnels et personnels – que nous emportons avec nous. L’exemple le plus parlant c’est bien évidement le téléphone portable. L’enjeu est de profiter de ces appareils portables pour en faire des outils de collaboration à distance.

• Les écarts générationnels

Au sein des entreprises collaborent différentes générations qui n’ont pas les mêmes attentes. Par exemple, les baby boomers (les personnes nées entre 1946 et 1964) apprécient particulièrement le téléphone. Les nouvelles générations ne l’utilisent pas, elles préfèrent le chat, ou le push to talk (une sorte de sms vocal).

• La mondialisation

Une entreprise peut exercer sur plusieurs territoires. Elle a donc besoin que ses équipes collaborent entre différents pays. Des outils de traduction dans différentes langues en temps réel facilitent cette collaboration.

• L’externalisation de la collaboration

Avant, la collaboration était essentiellement interne aux organisations professionnelles. Nous avions des solutions de collaboration très abouties : des conférences téléphoniques, la visio-conférence, etc. Dès que les entreprises ont commencé à vouloir coopérer avec d’autres structures externes, souvent les solutions n’étaient pas interopérables et cela ne fonctionnait pas. Il a fallu repenser la compatibilité entre les outils.

À lire aussi : Travail collaboratif : 5 questions indispensables pour en profiter

En quoi Teams répond-il aux différents besoins des entreprises ?

L.C : En termes de collaboration, les entreprises ont deux objectifs principaux aujourd’hui : gagner en rapidité et en efficacité. Teams permet de gagner du temps, car on peut y intégrer plus de 260 applications métiers (disponibles depuis le store) et si besoin, en ajouter d’autres, issues de services tiers. Et Teams ne regroupe pas uniquement les applications mais aussi les dossiers, la messagerie, les chats, les appels, l’agenda…

“En fait, les utilisateurs peuvent tout retrouver au même endroit, ce qui fait de Teams l’application centrale d’Office 365”

Quelques exemples concrets ? Les utilisateurs peuvent passer par Teams pour fixer des rendez-vous et passer des appels (l’historique des échanges est conservé). La plateforme permet aussi le stockage en ligne gratuit de tous les documents : plusieurs personnes peuvent alors les coéditer en simultané. Et la dernière version est enregistrée automatiquement.

Teams facilite l’hébergement de fichiers au travers du stockage cloud qui regroupe toutes les ressources et les rends encore plus accessible.

Les collaborateurs peuvent également échanger facilement sur les documents et les projets avec des messages texte, des photos, des émoticônes, et même des GIFs, ce qui permet de collaborer à distance de manière productive et ludique.

La fonction de visio-conférence est aussi très pertinente pour le travail en équipe, grâce à ses différentes options mettant en application de l’IA : le sous-titrage en temps réel pour les équipes multilingues, l’enregistrement des réunions, le floutage de l’arrière-plan ou l’ajout d’un fond d’écran lorsque nous sommes en mobilité (comme dans la vidéo ci-dessous), ou l’utilisation d’un tableau blanc où tous les participants peuvent écrire dessus, même ceux qui sont connectés à distance…

Et, pour réaliser tout cela, la sécurité est un prérequis indispensable ! Les salariés échangent sans cesse des informations plus ou moins sensibles. Avec Teams, la confidentialité des documents est assurée car il est possible de restreindre l’accès à certaines personnes, internes ou externes à l’entreprise. On peut également donner à voir ce document en lecture simple, sans possibilité de le modifier. Et toutes ces options peuvent être modifiées au fil du temps pour optimiser la sécurité.

Teams s’adapte à tous les secteurs d’activité et à toutes les tailles d’entreprises. Vinci Energies par exemple, vient de terminer sa migration vers Teams, avec 40 000 collaborateurs.

Lire aussi   Télétravail: comment bien utiliser Microsoft Teams? 

De nombreuses organisations ont adopté Teams, pourquoi ?

De très nombreuses entreprises de toute taille et de tous secteurs utilisent déjà Teams pour permettre à leurs employés de travailler de n’importe et de mieux collaborer. C’est le cas par exemple de Schneider dans l’industrie, de L’Oréal ou de Kiabi dans le retail, d’AXA dans l’assurance, de BPCE dans la banque, d’Engie dans l’énergie, ou encore de PFA dans l’automobile.

Dans le secteur de l’éducation, Skema a pour sa part adopter Teams pour aider à la fois l’administration, les professeurs et les élèves à mieux gérer leurs activités. Plus de 1 000 « Teams » ont ainsi été créés en quelques mois par ces différentes populations afin de gérer des projets transverses, comme l’organisation de concours ou d’entretiens de recrutements. Les cours peuvent également avoir lieu à distance entre les différents campus de l’école, avec la possibilité pour les étudiants de participer et de poser des questions en direct via le tchat. Les fonctionnalités de co-édition de documents (word, PPT, excel, etc.), les conversations dédiées, et le contrôle des accès, permettent aussi à chacun de mieux travailler en tout sécurité, tout en créant du lien.

Quels sont les résultats des entreprises utilisant Teams ?

Pour une entreprise, Teams augmente la productivité et améliore la collaboration. Et ces résultats sont quantifiables : d’après l’étude The Total Economic Impact of Microsoft Teams menée par le cabinet de conseil Forrester, suite à l’adoption de la solution, le retour sur investissement est de 832 %. Et il est atteint en moins de 6 mois !

Les sondés sont également très satisfaits. Pour 88 % d’entre eux, avoir toutes les solutions regroupées au même endroit leur fait gagner du temps. Autre effet positif : la fin de la « réunionite ». L’utilisation de Teams diminue les réunions de 18,9 % chaque semaine. Ainsi pour 80 % des personnes interrogées, la solution rend leur organisation plus productive.

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