NEW CULTURE OF WORK

Comment profiter de tous les atouts de la collaboration avec Teams ?

Télétravail, entreprises éclatées sur plusieurs sites, voire plusieurs pays… Nous ne collaborons plus de la même façon aujourd’hui qu’il y a 10 ans. Comment travailler à distance ? Comment collaborer en temps réel dans des langues différentes ? Réponses avec Laurent Camus, spécialiste de la plateforme collaborative Teams.

 

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Laurent Camus

Senior Product Marketing Manager – Intelligent Communications & Analytics, Microsoft

 

Selon l’étude U.S. Mobile Worker Population de l’International Data Corporation (IDC) de 2015, 72 % des travailleurs seront en mobilité d’ici à 2020 aux États‐Unis. Et la tendance se mondialise : les équipes sont de plus en plus souvent amenées à collaborer virtuellement. De même, les lieux physiques de collaboration se transforment : les open spaces, les espaces collaboratifs et les salles de brainstorming se démocratisent. Il est bien loin le temps où chacun devait se rendre sur son lieu de travail, s’enfermer dans son bureau, ranger ses affaires dans son armoire et se transmettre les documents de main en main…

 

Les méthodes de travail évoluent au niveau de l’individu mais également à l’échelle de l’entreprise, de plus en plus amenée à travailler avec des acteurs externes  : ses partenaires, ses fournisseurs ou même ses propres clients.

 

Face à cette nouvelle configuration, il faut trouver de nouvelles façons de s’organiser pour travailler tous ensemble. Teams, une plateforme d’outils collaboratifs boostés par l’intelligence artificielle, offre de nombreuses fonctionnalités qui permettent de s’adapter à ces nouveaux besoins.

 

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En quoi les façons de collaborer sont‐elles différentes d’il y a 10 ans ?

 

Laurent Camus : Il y a 10 ans, chacun avait un bureau à soi, avec son armoire pour stocker ses classeurs. On rangeait, on fermait tout à clé et on rentrait chez soi. Aujourd’hui nous travaillons de plus en plus en open spaces et il est très rare que les documents appartiennent ou soient en possession d’une seule personne.

 

Les documents, désormais numériques, sont centralisés dans des espaces de partage accessibles à une équipe, à un service ou à l’entreprise entière, à n’importe quel instant.

Ces nouveaux outils de partage permettent d’être plus efficaces, car chacun peut aller chercher le document quand il en a besoin

Par exemple, si un collaborateur est absent, on peut quand même avoir accès au document qui nous intéresse, sans attendre son retour. Et la technologie aujourd’hui, nous permet de faire cela de façon sûre et sécurisée, évitant une mauvaise manipulation d’un utilisateur ; par exemple, en restaurant un fichier supprimé par erreur ou en rechargeant une version précédente.

 

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Pourquoi la collaboration change‐t‐elle avec le numérique ?

 

L.C. : Il y a cinq raisons principales : la mobilité, la technologie, les écarts générationnels, la mondialisation et l’externalisation de la collaboration.

  • La mobilité

Nous sommes beaucoup plus mobiles au travail que nos parents ne l’étaient. Le télétravail se démocratise et devient de plus en plus fréquent. Cela modifie nécessairement notre façon de collaborer. Nous avons donc besoin de nouveaux outils pour pouvoir communiquer différemment.

  • La technologie

Nous possédons de plus en plus d’équipements – professionnels et personnels – que nous emportons avec nous. L’exemple le plus parlant c’est bien évidement le téléphone portable. L’enjeu est de profiter de ces appareils portables pour en faire des outils de collaboration à distance.

  • Les écarts générationnels

Au sein des entreprises collaborent différentes générations qui n’ont pas les mêmes attentes. Par exemple, les baby boomers (les personnes nées entre 1946 et 1964) apprécient particulièrement le téléphone. Les nouvelles générations ne l’utilisent pas, elles préfèrent le chat, ou le push to talk (une sorte de sms vocal).

  • La mondialisation

Une entreprise peut exercer sur plusieurs territoires. Elle a donc besoin que ses équipes collaborent entre différents pays. Des outils de traduction dans différentes langues en temps réel facilitent cette collaboration.

  • L’externalisation de la collaboration

Avant, la collaboration était essentiellement interne aux organisations professionnelles. Nous avions des solutions de collaboration très abouties : des conférences téléphoniques, la visio‐conférence, etc. Dès que les entreprises ont commencé à vouloir coopérer avec d’autres structures externes, souvent les solutions n’étaient pas interopérables et cela ne fonctionnait pas. Il a fallu repenser la compatibilité entre les outils.

 

À lire aussi : Travail collaboratif : 5 questions indispensables pour en profiter

 

 

En quoi Teams répond‐il aux différents besoins des entreprises ?

 

L.C : En termes de collaboration, les entreprises ont deux objectifs principaux aujourd’hui : gagner en rapidité et en efficacité. Teams permet de gagner du temps, car on peut y intégrer plus de 260 applications métiers (disponibles depuis le store) et si besoin, en ajouter d’autres, issues de services tiers. Et Teams ne regroupe pas uniquement les applications mais aussi les dossiers, la messagerie, les chats, les appels, l’agenda…

En fait, les utilisateurs peuvent tout retrouver au même endroit, ce qui fait de Teams l’application centrale d’Office 365

Quelques exemples concrets ? Les utilisateurs peuvent passer par Teams pour fixer des rendez‐vous et passer des appels (l’historique des échanges est conservé). La plateforme permet aussi de stocker tous les documents : plusieurs personnes peuvent alors les coéditer en simultané. Et la dernière version est enregistrée automatiquement.

 

La fonction de visio‐conférence est aussi très pertinente pour le travail en équipe, grâce à ses différentes options mettant en application de l’IA : le sous‐titrage en temps réel pour les équipes multilingues, l’enregistrement des réunions, le floutage de l’arrière-plan lorsque nous sommes en mobilité, ou l’utilisation d’un tableau blanc où tous les participants peuvent écrire dessus, même ceux qui sont connectés à distance…

 

Et, pour réaliser tout cela, la sécurité est un prérequis indispensable ! Les salariés échangent sans cesse des informations plus ou moins sensibles. Avec Teams, la confidentialité des documents est assurée car il est possible de restreindre l’accès à certaines personnes, internes ou externes à l’entreprise. On peut également donner à voir ce document en lecture simple, sans possibilité de le modifier. Et toutes ces options peuvent être modifiées au fil du temps pour optimiser la sécurité.

 

Teams s’adapte à tous les secteurs d’activité et à toutes les tailles d’entreprises. Vinci Energies par exemple, vient de terminer sa migration vers Teams, avec 40 000 collaborateurs.

 

Marks and Spencer a adopté Teams, pourquoi ?

 

Marks and Spencer a choisi Teams pour fluidifier la collaboration et la communication des salariés de ses 600 magasins. Un pari réussi grâce à la simplicité d’installation et d’usage de l’outil. Les 80 000 employés travaillent plus rapidement grâce à l’échange instantané d’informations. Sur le chat, ils partagent des fichiers ou des photos. Les responsables disposent aussi de l’application sur leur téléphone, ce qui leur permet de répondre très rapidement aux interrogations de leurs équipes alors même qu’ils sont en mobilité au sein du magasin.

 

Sur Teams, un chanel est entièrement consacré aux questions posées aux employés par les 10 millions de personnes fréquentant les magasins chaque semaine. Les salariés y partagent les réponses qu’ils apportent à ces interrogations…  Une mine d’information dans laquelle chacun peut piocher afin de trouver des solutions aux problèmes qu’il rencontre avec un consommateur. Résultat ? Cela libère du temps pour les responsables, qui peuvent se concentrer sur les besoins de leurs équipes et aux enjeux stratégiques de développement de l’entreprise.

 

À regarder aussi : Comment Marks & Spencer utilisent Teams

 

Quels sont les résultats des entreprises utilisant Teams ?

 

Pour une entreprise, Teams augmente la productivité et améliore la collaboration. Et ces résultats sont quantifiables : d’après l’étude The Total Economic Impact of Microsoft Teams menée par le cabinet de conseil Forrester, suite à l’adoption de la solution, le retour sur investissement est de 832 %. Et il est atteint en moins de 6 mois !

 

Les sondés sont également très satisfaits. Pour 88 % d’entre eux, avoir toutes les solutions regroupées au même endroit leur fait gagner du temps. Autre effet positif : la fin de la « réunionite ». L’utilisation de Teams diminue les réunions de 18,9 % chaque semaine. Ainsi pour 80 % des personnes interrogées, la solution rend leur organisation plus productive.

 

A lire aussi : Comment mieux collaborer pour mieux innover ?

 

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5 avantages de la collaboration avec Teams

 

  1. Gagner du temps dans la recherche d’informations grâce au chat
  2. Communiquer de manière fluide et sans coupure avec une vidéo de très bonne qualité
  3. Sécuriser les informations de l’entreprise grâce à l’hébergement de Teams sur le cloud
  4. Intégrer les applications métiers dans Teams
  5. L’installer rapidement et l’adopter facilement