Racer Gloves : la transformation numérique vitesse grand V

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes

La marque Racer Gloves nous replonge immédiatement dans le souvenir de la légende du ski des années 1960–1970, Jean-Claude Killy, triple médaillé d’or aux Jeux Olympiques de 1968, à Grenoble. La marque de gants techniques avait peu à peu disparu au fil du temps, avant de se relancer dans les années 2000, intégrée au groupe Upperside, puis sous l’impulsion d’une nouvelle direction depuis 2014. La PME s’est d’ailleurs diversifiée en partant à la conquête de nouveaux sports comme la moto, l’équitation et le vélo. Elle est également présente dans le secteur de la défense et produit des pièces pour des marques de mode. Sur le plan technique la société développe des gants chauffants, équipés de détecteurs de chute, de capteurs biométriques ou qui permettent de prendre des appels. Localisée à Salon-de-Provence dans les Bouches du Rhône, elle compte 25 collaborateurs et un site logistique à Lésignan.

En 2020, Racer Gloves a pris la décision de franchir rapidement plusieurs étapes clés dans sa transformation numérique, grâce à MicrosoftAu programme, en seulement quelques mois : bascule de l’intégralité de son ERP sur Dynamics NAV, adoption d’outils de pilotage et d’analyse en temps réel avec Power BI, migration de l’intégralité des serveurs vers le cloud Azure et adoption des outils de productivité Office 365, avec Teams en cockpit de collaborationNatacha Aouizerate revient avec nous sur cette année particulièrement riche.

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L’ERP NAV : un outil pour devenir data centric 

« Ce projet a démarré en janvier 2019, pour s’achever fin août, avant notre pic d’activité de l’automne, qui correspond au démarrage de la saison de ski, » nous explique Natacha Aouizerate. L’équipe a récupéré tout l’historique de ses ventes pour disposer d’une vision globale de son activité dans le temps. Toutes les sources d’informations sont désormais intégrées : celles qui émanent des clients, des transporteurs, des ventes, etc. En effet, Racer gloves dispose d’outils externes non seulement au niveau BtoB- un site web dédié aux clients magasins, dans lequel les responsables rentrent les factures, les commandes etc. – mais aussi au niveau BtoC, avec le site e‑commerce géré par Prestashop. Les commerciaux sont également équipés de tablettes à partir desquelles ils saisissent aussi leurs informations. 

Un gain de temps précieux

L’objectif principal de l’adoption de l’ERP NAV : éviter les doubles saisies. Et pour cela, l’entreprise utilise l’ensemble des web services de Dynamics. Ils les connectent directement à une base de données sécurisée en temps réel, même à distanceLes équipes canadiennes de Racer Gloves ont également pu adopter ce même outil pour créer plus de synergies entre ces deux filiales. Le résultat ? Un gain de temps considérable  au moment de passer et de traiter les commandes« Quand vous recevez sur la période de ski 3 000 commandes en un mois, c’est précieux, explique Natacha Aouizerate. Nous avons deux personnes en charge des commandes et je sais que nous avons encore la capacité de doubler de taille sans embaucher. Nous avons donné de la valeur ajoutée à ces deux postes. »  

« On n’utilise pas encore toutes les fonctionnalités de l’ERP, nous avançons petit à petit », précise-t-elle. Mais Racer Gloves a le projet de créer une interface SAV automatisée, sur une plateforme connectée. L’entreprise compte également mettre en place un EDI (échange de données automatisé) avec tous les clients magasins, pour dématérialiser les factures. Et enfin : un projet pour scanner les factures et les intégrer directement via un outil OCR (reconnaissance optique de caractères : une technologie cognitive qui utilise l’intelligence artificielle pour « lire » du texte).

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Analyser son business en temps réel grâce à Power BI 

« Auparavant, nous disposions d’outils qui nous permettaient de faire 20 % de ce dont nous avions besoinNous avons besoin de comprendre les chiffres et de coupler l’analyser graphique qui permet de déceler des choses moins visibles dans un Excel. Aujourd’hui, grâce à Power BI, nous pouvons véritablement avoir une vision précise et globale du business. Avec des données en temps réel centraliséeau sein de multiples tableaux de bordLa direction peut ainsi mieux comprendre la rentabilité en fonction des gammes de produits par exemple et prendre des actions en conséquence. Nous pouvons également fournir des statistiques aux commerciaux tous les mois. » 

À ce jour Racer Gloves n’utilise que quelques vues classiques, mais compte bien aller plus loin dans un futur proche. « On va pouvoir analyser la décomposition des ventes de chaque BU par région et par typologie de produits. Ou encore connaître les chiffres d’affaires de chaque produit par région du monde. » Autre étape essentielle : bientôt, grâce à la BI, Racer Gloves pourra mettre à disposition de ses commerciaux et de ses magasins des chiffres clés au format HTML.

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La clé ? Montrer que ça marche !

Ce changement n’a pas été sans heurts. « On a vécu une phase difficile assez classique au début, avec des collaborateurs réfractaires au changement. Mais rapidement, les équipes ont été formées. Je leur demandais régulièrement de me faire remonter les sujets qui leur semblaient chronophage et répétitifs. Je trouvais la solution pour l’automatiser. »

La clé pour accompagner le changement : démontrer les bénéfices. Par exemple une des collaboratrices devait réaliser régulièrement une analyse des ventes croisée avec les achats. Une tâche qui lui demandait 3 jours de travail. Aujourd’hui, le même tableau ne lui demande que 10 minutes de son temps. 

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Migrer vers le cloud en un temps record 

Parce que ces deux projets d’adoption de nouveaux outils ne suffisaient pas, Racer Gloves a voulu également réaliser sa migration vers le cloud au cours de la même période, de janvier à août 2019, grâce à la société Kalyst. Elle ainsi fait migrer ses deux serveurs vers Azure. Le premier est dédié à NAV et est intégralement hébergé sur Azure. Le second concerne les outils externes : le BtoB, BtoC et les tablettes des commerciaux. Une migration qui a été réalisée en seulement 6 mois : un exploit qui a mobilisé 3 personnes en interne ainsi que les équipes de l’intégrateur, Groupe Diagonal Calliope. « Ils nous avaient dit que ça ne serait pas possible, mais ils ont relevé le défi », s’amuse Natacha Aouizerate.

Les arguments clés pour choisir Microsoft Azure ? D’abord, « c’était une évidence », étant donné que l’entreprise utilisait déjà avec satisfaction de nombreux outils Microsoft. Ensuite, les équipes ont été séduites par les garanties offertes par Microsoft en termes de sécurité.  

Passer en mode collaboratif avec Teams et SharePoint 

Racer Gloves a enfin recréé toute son organisation de manière virtuelle, grâce à SharePoint et à Teams. Désormais, les collaborateurs ont accès à tous leurs outils de travail à distance, qu’il s’agisse de l’ERP NAV ou de Power BI, ainsi qu’à tous leurs documents. Un aspect indispensable alors que le télétravail est désormais de mise pour eux, en période de confinement. Les équipes peuvent ainsi réaliser la saisie des commandes en pré-saison de ski pour l’année prochaine, l’une des principales missions en cette période.

Grâce aux outils collaboratifs sur le cloud, cette bascule vers le 100 % télétravail a été réalisée « sans aucune douleur, explique Natacha AouizerateOn est même surpris de voir que les gens communiquent beaucoup plus qu’avant. Ils n’utilisent plus seulement Teams pour les communications du quotidien. Ils ont aussi constitué des groupes de réflexion par projet, autour des thématiques R&D, des produits, des nouveautés… »

D’un point de vue RH, la direction prend des nouvelles de chacun via cet outil de visioconférence. 100 % des entretiens individuels ont été réalisés via Teams. « Chez eux, les collaborateurs se sont sentis parfaitement à l’aise et la confidentialité était assurée à 100 %. » Sans oublier les rituels d’équipe : les apéros du soir ont désormais lieu dans leur version numérique.

Et demain ?

La leçon à retenir de période difficile ? « Nous allons probablement réduire certains déplacements à l’avenir. Car nous nous apercevons qu’ils ne sont pas si nécessaires. Il faudra que nous équipions mieux nos salles de réunions en revanche. Pour que les visioconférences soient encore plus confortables. » 

Dans les mois qui viennent, l’entreprise prévoit de limiter la présence des collaborateurs à 50 % dans les bureaux, pour réduire les contacts. Ensuite, chacun pourra effectuer un ou deux jours de télétravail par semaine. Les groupes de discussion devraient se maintenir dans les mois qui viennent. 

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