Télétravail : comment basculer dans le tout digital en 48h !

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes

Alors que nous entrons dans notre deuxième mois de confinement, chacun trouve son rythme de croisière. Pour certains, dont la transformation digitale était encore en pleine construction, cette entrée en télétravail s’est faite dans l’urgence mais pas forcément dans la douleur.

Marc Champsaur Directeur des Systèmes d’Information chez Courtepaille, nous raconte comment, alors que le déploiement digital de l’entreprise en était encore à ses balbutiements, ils ont mis en place un système de travail distanciel en tout juste 48h. C’est aidé des bons outils, de l’assistance Microsoft et porté par une volonté et une cohésion d’équipe forte que Courtepaille est entré dans l’ère du travail 2.0. L’enseigne de restauration a ainsi su transformer une situation critique en opportunité pour accélérer sa transformation numérique.

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L’ancien temps

En matière de transformation digitale, de nombreuses PME françaises ont encore du pain sur la planche. À l’image de Courtepaille et de ses 3000 collaborateurs, la culture numérique autant que le travail à distance pré-2020 n’étaient pas acquis. Une situation qui s’explique par deux facteurs. Le premier est lié directement à l’activité elle-même. Pourquoi donc investir dans un développement numérique quand le travail, de la restauration à table, est principalement physique. D’ailleurs, seulement 500 de ses 3000 collaborateurs ont une adresse mail et l’accès à un ordinateur. Bien souvent, les syndicats même s’y opposaient avant que le télétravail ne s’affranchisse de cette autorisation. Le second est géographique ou structurel. Basée à Courcouronnes, la plupart des collaborateurs habitent à proximité du bureau. En bref : la transformation numérique a longtemps été vue comme un bouleversement de la culture d’entreprise inutile.

Résultat, des suites Office non mises à jour, des exercices comptables sur AS 400, des serveurs On Prem ou encore – oh malheur – des notes de frais papier ! Bref, des outils démultipliés, décorrélés et décentralisés.

2019 : Une année pour essayer

« La volonté de trouver un mode collaboratif plus performant pour une entreprise dont les processus n’avaient pas changé depuis plus de 20 ans est née de la remise en question des racines même de la marque, nous explique Erwan Jalinier , Directeur des Ressources Humaines chez Courtepaille. Nous souhaitions repositionner Courtepaille, renouveler sa clientèle et jouer pleinement notre rôle qui est de redonner aux Français le goût de la restauration à table via nos valeurs fortes que sont le terroir, le partage et la simplicité. »

Une telle démarche implique de casser les silos afin d’être plus agile sur les projets, les priorités et les modes de fonctionnement.

La transformation digitale n’est donc pas un sujet nouveau mais nécessite un temps de mise en place et d’adaptation. Trouver les outils les plus efficaces relève parfois d’un vrai travail d’enquêteur ou comme certains disent, d’une véritable expérimentation en mode test & learn. Pour Courtepaille, par exemple, 2019 a été une année d’expérimentation : Slack comme premier réseau social d’entreprise, Zoom pour des réunions à forte audience dans toute la France, Box pour le partage des documents, suite Google. Finalement après avoir testé ces différents outils et bien d’autres encore, l’entreprise a adopté la suite Office 365 qui centralisait tous leurs besoins et délaissé l’ensemble des autres outils.

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Mars 2020 : une nouvelle ère

Techniquement

L’annonce de la fermeture des bars et restaurants par Edouard Philippe le 14 mars a mis un grand coup d’accélérateur à la mise en place du télétravail et donc des outils collaboratifs distanciels. Entre le samedi soir et le mardi matin, date d’entrée officielle en confinement, soit 48 heures ouvrées, Courtepaille a dû aborder le virage redouté en express mais pas sans ceinture de sécurité. Un maximum de personnes ont été pourvues en urgence d’un ordinateur portable paramétré et sécurisé quand il n’en disposait pas déjà. Aidé des équipes Microsoft, les anciens logiciels encore présents ont tous fait place à la suite Office 365 et plus précisément à Teams pour communiquer (visio, chat, co-édition de documents), et SharePoint pour stocker et partager les documents. L’urgence était que les collaborateurs puissent travailler sans interruption malgré la soudaineté de la décision gouvernementale.

Comment s’y sont-ils pris ? « Alors que nous nous préparions, la semaine du 9 mars, à une fermeture progressive de certains restaurants selon les foyers d’infection, nous avons appris la fermeture totale de façon brutale, le samedi soir en plein service avec effet quasi immédiat. C’était assez violent. Nous avons pu effectuer une dernière journée d’organisation et de paramétrages au siège le lundi suivant pour démarrer l’activité à distance dès le mardi 9h, nous avons pu embarquer 98% des équipes en 48 heures. Nous utilisions déjà PowerBI comme outil de pilotage, donc nous possédions déjà un tenant. Cela nous a beaucoup aidés car en partant de là, nous avons pu vérifier que tout le monde était bien intégré dans Azure Directory pour la sécurité des accès. Nous avons alors développé des scripts pour affecter l’ensemble des licences sur l’ensemble du périmètre » déclare Marc Champsaur.

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Alors pourquoi choisir Office 365 pour le télétravail ?

Pour sa facilité de prise en main et les connaissances préétablies des outils Microsoft au sein des équipes. Il permet de partager les plannings, donner accès à l’ensemble des outils et communiquer à grande échelle.  Ce qui n’est pas forcément possible avec d’autres suites collaboratives. De plus, les règles de sécurité, notamment liées Azure Active Directory et au programme FastTrack, permettent à n’importe quel employé, même depuis son ordinateur personnel, de se connecter aux outils de l’entreprise tout en garantissant la protection des données.

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Comment est-elle utilisée ?

Les usages sont déjà très nombreux :

  • - Mise en place d’espaces projet dans Teams,
  • - Suivi des tâches pour les réunions dans Teams avec Planner et OneNote,
  • - Mise en place d’une première version de l’intranet avec SharePoint,
  • - Mise en place d’un intranet dédié au référentiel des métiers,
  • - Utilisation de teams comme outil de chat d’équipe et de partage d’informations (articles, liens, …),
  • - Utilisation de Teams pour des sessions de questions / réponses autour de l’usage d’Office 365,
  • - Mise en place d’espaces d’équipe dans Teams avec taches et documentations,
  • - Stockage et partage de fichiers dans OneDrive et SharePoint,
  • - Travail en live sur des documents,
  • - Teams dédiés au suivi d’appel d’offres,
  • - Espace SharePoint dédié à la formation et aux tutoriaux Office 365

 

Humainement :

Une fois les outils en état de marche, place aux utilisateurs. Campagne d’e‑mailing, documents pédagogiques et guides d’utilisation partagés sur Sharepoint complétés de sessions de formation par petits groupes et réunions de questions/réponses en visio via Teams. Autant d’actions qui assemblées rendent cette transition urgente possible. Le petit plus de Courtepaille ? Le déploiement d’ambassadeurs par équipes ou par pôles afin de centraliser les questions, d’écouter et de faire circuler les informations plus efficacement.

« Normalement, nous prenons le temps de préparer et former les équipes aux changements, explique Marc Champsaur. Nous les prévenons en amont puis, nous les formons et enfin nous déployons. Là, il a fallu directement déployer et ensuite former en ligne. La facilité de prise en main et le caractère intuitif des outils a permis de lever les freins de l’inconnu. En 1 mois, on relève plus de 32 000 messages échangés via Teams et des dizaines de milliers de fichiers partagés sur SharePoint entre nos 500 collaborateurs connectés. C’est assez impressionnantLa vitesse d’adoption a été très spectaculaire au point que nous avons dû réguler l’utilisation car Teams est devenu en quelques jours la solution à tout, même à des processus normalement gérés autrement. »

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Et après : la pérennisation du télétravail ?

Réussir à digitaliser ce type de tâches a permis de gagner en efficacité et en productivité. Cela représente plus de temps à consacrer aux enjeux stratégiques, d’organisation ou de prospection. Plus que de nouvelles méthodes, il s’agit de la naissance d’un nouvel état d’esprit. La digitalisation ouvre le champ des possibles et permet de s’adapter à de nouveaux rythmes où le changement est permanent et la culture de l’amélioration en continu. Elle apprend à remettre en question l’existant et rechercher la performance partout.

Même si la prise de recul est difficile lorsque l’on est dans l’œil du cyclone, l’après-crise se place sous des perspectives nouvelles. Dorénavant, les collaborateurs vont communiquer plus simplement et repenser la notion même de télétravail. « Si, avant, nous avions proposé de télétravailler en partie, on nous aurait pris pour des fous. A présent que les équipes ont découvert que certaines tâches peuvent se faire depuis chez eux, je suis sûr qu’ils vont l’adopter intelligemment d’eux-mêmes ! Nous travaillerons à l’organiser de la bonne façon pour Courtepaille dès la fin du confinement. De plus, la capacité d’offrir un accès à l’information au réseau social interne, à l’intranet et aux plannings à l’ensemble des collaborateurs va nous permettre d’accélérer notre transformation et de transformer les relations », imagine Marc Champsaur.

Cette forme de travail agile et de télétravail était déjà en place au niveau du codir mais se propage à présent à l’ensemble des équipes telles que les directeurs et managers de restaurants.

Il y a beaucoup de contraintes liées au confinement et il est intéressant de voir comment chacun a pu en faire une opportunité. Quand bien même la situation a été violente dans des filiales telles que celle de la restauration, il est essentiel de maintenir le lien et de préparer l’après.

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