Télétravail : Pourquoi faire confiance à Teams pour vos visioconférences ?

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes

Sécurité de vos données et de votre identité numérique, visioconférence naturellement intégrée dans vos outils de travail et de collaboration… découvrez les 5 raisons d’utiliser Teams pour travailler à distance en toute sérénité.

Alors que plusieurs milliards d’habitants de la planète sont aujourd’hui contraints de rester chez eux, dans le cadre des mesures de confinement liées au Covid19, les outils de visioconférence se multiplient. Sans eux, nous aurions beaucoup de mal à maintenir le contact avec nos interlocuteurs.

Cependant, les solutions disponibles sur le marché ne s’appliquent pas toutes à un contexte professionnel. Les conversations que vous avez avec vos clients, vos fournisseurs, vos collaborateurs sont sensibles et confidentielles. Vous avez besoin d’échanger des documents et de faire des suivis tout en discutant. Voici les 5 raisons de choisir Microsoft Teams pour travailler et collaborer à distance en toute confiance.

1- Teams vous garantit que vous échangez en toute sécurité 

 

Comme toute solution Microsoft, la plateforme Teams répond aux normes de sécurité les plus élevées. La visioconférence et les appels audio étant des fonctionnalités essentielles de Microsoft Teams, elles héritent donc des mêmes exigences de sécurité, pour garantir la véracité de votre identité et la confidentialité de vos échanges. Voici quelques exemples :

D’abord, vos conversations audio et vidéo sont chiffrées de bout en bout. Explications. Lorsque vous parlez en visioconférence, vos conversations circulent via les réseaux internet d’un appareil à l’autre. Avec Teams, sur tout le chemin parcouru entre ces deux appareils, vos conversations ne peuvent être décodées sans une clé de chiffrement que seul votre logiciel et celui de vos interlocuteurs détiennent.

Ensuite, vos réunions sont bien protégées, en premier lieu grâce à un lien d’accès complexe et unique. Cela signifie qu’il est très compliqué de s’introduire par hasard ou par malveillance dans vos réunions. Seuls ceux ayant reçu votre invitation y ont accès : vous pouvez donc présenter vos résultats financiers ou votre stratégie produit en toute sérénité. De plus, les options de réunion Teams vous permettent de décider qui, en dehors de votre entreprise, peut rejoindre la réunion directement, et qui doit attendre dans une salle d’attente, patientant qu’un organisateur l’accepte. Autre fonctionnalité intéressante : il est également possible d’exclure un participant durant une réunion (à utiliser avec modération, et pas uniquement lorsqu’une personne n’est pas d’accord avec vous de préférence…).

De plus, certaines données peuvent être déclarées comme sensibles ou malveillantes par votre département IT. L’intelligence artificielle de Teams permet ensuite d’identifier ces informations et de les bloquer. On vous demande votre numéro de sécurité sociale ou de carte bleue ? L’information sera automatiquement bloquée. On vous envoie un lien vers un site qui n’est pas sécurisé ? Même traitement : le texte est instantanément vérifié et supprimé.

Des garanties de sécurité qui rassurent de très nombreux éditeurs de solutions collaboratives, comme Slack et Google Drive, qui ont notamment choisi d’intégrer Microsoft Teams pour la partie visio-conférence.

Pour en savoir plus sur toutes les caractéristiques de sécurité de Teams, découvrez notre engagement en termes de sécurité et de confidentialité

 

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2- Avec Teams, votre identité est vérifiée et protégée, depuis n’importe quel appareil 

 

Le télétravail requiert des outils numériques qui s’adaptent facilement à votre nouvel environnement et aux appareils que vous avez à disposition. Teams est accessible non seulement sous la forme d’une application, mais aussi depuis votre navigateur web. De plus, Teams est disponible sur tout type d’appareil numérique : ordinateurs, tablettes et smartphones.

Mais cette facilité d’accès ne masque pas un relâchement en matière de sécurité. En effet, Teams propose une authentification ultra-avancée. Pour vous connecter, vous devrez vous authentifier, saisir vos identifiants. Mais Teams repère alors où vous vous situez géographiquement, le jour et l’heure de votre connexion, l’appareil que vous utilisez et grâce à l’IA, est en mesure d’identifier des anomalies. Par exemple, si un individu tente d’usurper votre identité et se connecte en Inde un dimanche après-midi alors que cela ne fait pas partie de vos habitudes, un premier niveau d’alerte va se déclencher. Teams lui demandera une double authentification : un SMS par exemple, pour vérifier si vous êtes à l’origine de la tentative de connexion. L’usurpateur n’aura donc pas accès à votre compte. C’est ce qu’on appelle l’accès conditionné.

Pour en savoir plus sur les critères mis en place, découvrez les différentes mesures de confidentialité et sécurité au sein de Microsoft Teams

3- Teams, c’est bien plus que de la visioconference

 

Au travail, la visioconférence, c’est bien, mais avec de nombreux outils collaboratifs complémentaires, c’est quand même beaucoup mieux ! En effet, une réunion, ça se prépare, et surtout, ça se suit. Que se passe-t-il si Nadine a demandé à Jean-Pierre et Leila à la fin de la visio d’envoyer un compte-rendu partagé et éditable de la réunion à toute l’équipe (pas seulement aux participants), de rassembler tous les feedbacks de la division, et d’intégrer tout cela dans un suivi projet ?

Impossible à réaliser avec une simple solution de visioconférence. Dans ce cas-là, il faut alors recourir à de multiples solutions : des groupes de chat, des e‑mails, des dossiers partagés, etc. Une situation qui peut vite devenir compliquée et vous perdre beaucoup de temps, surtout lorsque plusieurs personnes doivent collaborer ensemble sur un même projet comprenant de nombreux fichiers !

La bonne nouvelle : avec Teams, la visioconférence s’intègre dans un hub complet d’outils collaboratifs, qui incluent notamment :

  • Un tchat, pour discuter instantanément par écrit et échanger au sein des équipes créés
  • Des espaces de stockage pour les fichiers de travail (Word, Excel, Powerpoint, etc.) que les membres peuvent co-éditer en simultané ou en asynchrone, en mode web ou via l’application de bureau selon leurs contraintes.
  • Un accès direct aux applications métiers tels que les outils de vente, les fichiers clients, les plannings de rotation ou bien les outils de suivi de projet.

Le tout, de manière sécurisée et centralisée, avec un contrôle des accès permettant de ne travailler qu’avec les personnes concernées par le fichier ou le projet. Chacun dispose ainsi de tout ce dont il a besoin pour préparer et suivre au mieux ses réunions, (presque) comme si on était en présentiel.

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4- Teams augmente votre expérience vidéo

 

Se voir et se parler, c’est beaucoup plus engageant. Cela permet à chacun des participants de se concentrer pleinement sur la réunion et de tirer un maximum des échanges, comme s’ils étaient rassemblés dans la même salle… mais en mieux ! En effet, avec Teams, vous participez désormais à une réunion « augmentée ».

D’abord vous pouvez demander à sous-titrer tous les échanges vocaux ou à les traduire en direct, ce qui permet à plusieurs personnes qui ne parlent pas la même langue d’échanger de manière naturelle. Ensuite, un petit bouton vous permet d’enregistrer les vidéos : les participants sont alors avertis avant le début de la captation et l’enregistrement est stocké de manière sécurisée. Vous pourrez alors le partager avec les participants de votre réunion. Et ce partage d’enregistrement se fait de manière sécurisée, de manière à ne pas retrouver votre vidéo sur les réseaux sans que vous soyez au courant…

Pour augmenter encore l’expérience collaborative, vous pouvez enfin partager une présentation Powerpoint, mais surtout utiliser la fonction tableau blanc, sur laquelle chacun peut contribuer. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée dans un contexte d’apprentissage notamment, car les élèves ou étudiants peuvent maintenant « passer au tableau ». En mieux, car c’est quand même stressant de passer au tableau devant toute la classe dans la vie réelle…

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5- Et pour aller plus loin, la fonction Live Event pour les événements d’entreprise

 

Dans ce contexte de confinement, de nombreuses entreprises ont besoin de communiquer massivement auprès de leurs collaborateurs, majoritairement à distance. Et pour cela, ils ont besoin d’un outil sécurisé de communication massive. C’est ce que permet le live event : vous pouvez organiser un événement digital live en vidéo, pour un public allant jusqu’à 100 000 participants. Pas de risque en termes de sécurité : si vous le souhaitez, l’accès sera restreint aux emails de l’entreprise, et vous pourrez communiquer en toute liberté.

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