Nos conseils pour télétravailler en confinement

NEW CULTURE OF WORK
Temps de lecture : 6 minutes
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Alors que le gouvernement français, à la suite de plusieurs pays asiatiques et européens, a pris des mesures radicales de confinement des populations pour ralentir la propagation du virus Covid-19, les entreprises s’organisent pour permettre à leurs collaborateurs qui le peuvent de se maintenir en activité. Si 36% des actifs s’y sont lancés depuis quelques années ou depuis les grèves de décembre (et ce chiffre grimpe même jusqu’à 50% chez les ‑35 ans), pour tous les salariés, le télétravail en confinement est une découverte. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour maintenir sa productivité et équilibrer sa vie professionnelle et sa vie privée ? 

Depuis quelques jours, les réunions virtuelles ont parfois pris un tour cocasse. « Non, mon chéri, je suis en train de travailler. Va faire ton exercice de maths et je viendrai te voir après. Pardon, on en était où ? »  

Pour les salariés et collaborateurs qui découvrent le télétravail, c’est une plongée dans un monde inconnu où la préparation des goûters et activités se mêle aux dossiers professionnels. Ceux qui sont seuls doivent s’y accoutumeravec les dérives qui peuvent en découler.  

« Après seulement quelques jours, j’ai constaté que beaucoup d’entre nous restaient connectées 24h sur 24 ! Il faut nous rappeler de poser des limites et de conserver des temps de déconnexion », nous confie Cécile Schuster, Customer success manager pour Microsoft modern workplace. Voici les quelques conseils que nous pouvons, très modestement, vous donner. 

Organisez votre espace de télétravail en confinement  

Vous ne disposez peut-être pas à la maison d’une pièce dédiée au travail, d’une chaise ergonomique ou d’un grand écran pour reposer vos yeux comme au bureau. Vous êtes nombreux à avoir dû vous adapter dans la précipitation à cette situation et n’avez pas forcément eu le temps de vous équiper. Néanmoins, avant toute chose, tentez de créer un espace propice à la concentration. Il s’agit surtout de circonscrire le travail à un espace unique, afin qu’il n’envahisse pas les espaces privés. Ainsi, vous pourrez maintenir une frontière étanche entre ces deux mondes.  

Spoiler : oubliez tout de suite la cuisine. D’abord parce que vous risqueriez de renverser la sauce tomate du déjeuner sur un dossier ou sur votre ordinateur. En plus, il vous faudra, avant chaque repas, prendre le temps de tout ranger. En revanche, voici trois bonnes pratiques à adopter : 

  • Si vous n’êtes pas seul chez vous, optez pour un lieu dont vous pouvez fermer la porte, pour signaler que vous ne devez pas être dérangé. Vous pouvez même y accrocher un panneau « ne pas déranger », avec vos horaires de travail 
  • Pour les réunions en visioconférence ou si vous devez travailler sur des documents minutieux, empruntez un grand écran, comme l’écran de la télévision si possible. 

Soyez vigilant à l’ergonomie de votre installation : après deux semaines, votre dos vous remerciera. 

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Équipez-vous des bons outils 

Pour bien collaborer, pour disposer des documents dont vous avez besoin pour travailler, prenez le réflexe des outils collaboratifs. Microsoft Teams est un bon exemple de solution qui dispose de la plupart des fonctionnalités qui pourront vous permettre d’être aussi productif et efficace ou presque qu’au bureau. Ainsi vous pourrez stocker vos documents et y travailler à plusieurs, chatter avec vos collègues, mais aussi avec vos fournisseurs et vos clients, réaliser des visio-conférences, utiliser les fonctions de translation et traduction de PowerPoint, et plus encore 

Nous avons mené une étude auprès de collaborateurs en entreprises au moment des grèves de décembre. 36 % de ceux que nous avons interrogés ont télétravaillé à cette période. Parmi eux, ¾ disposaient d’un outil technologique pour collaborer à distance et y ont vu de nombreux intérêts :  

  • -Maintenir le lien avec son équipe ou son manager (90 %)
  • -Continuer à travailler en équipe comme au bureau (88 %) 
  • -Mieux gérer leur rythme de travail (86 %) 
  • -Maintenir le lien avec leurs clients et fournisseurs (84 %) 
  • -Ne pas se sentir isolés (79 %) 

Microsoft 365 vous permettra enfin de palier la faiblesse éventuelle de la connexion, là où vous vous trouvez. En effet, vous n’aurez plus à télécharger une pièce jointe dans un email, un simple lien vers le document suffit. Résultat, des emails plus légers qui partent plus facilement. Vous pouvez aussi utiliser la fonction chat de Microsoft Teams, plutôt que la vidéo pour échanger, même si la vidéo permet souvent d’augmenter l’engagement et le sens de proximité avec les autresLe tout, sur n’importe quel type d’appareil : desktop, tablette, ou mobile. Pour vous lancer, voici des tutoriels vidéo pour découvrir toutes les fonctionnalités.  

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Planifiez vos journées 

L’activité de votre entreprise est peut-être réduite, ou bien au contraire, elle accélère pour répondre à la crise. Ne culpabilisez pas si votre productivité n’est pas tout à fait au même niveau que d’habitude, c’est normal.  

Si vous êtes manager, anticipez-le, vos équipes ne seront probablement pas à 100 % pendant cette période de télétravail en confinementVotre objectif : parvenir au délicat équilibre entre le maintien de votre productivité et de votre motivation, et celui de votre vie privée, que vous soyez seuls ou plusieurs sous le même toit. La clé : la maîtrise du temps. 

« En télétravail, les journées peuvent commencer bien plus tôt ! Réveil, petit-déjeuner, douche et on est prêt à démarrer, indique Cécile Schuster. D’ailleurs, les Français qui télétravaillent s’épargnent presque une heure de transport par jour en moyenne. En revanche, si on n’y fait pas attention, on peut avoir tendance à déconnecter beaucoup plus tard. Nous conseillons donc à nos équipes de planifier finement leur journée et leur semaine, pour bien profiter de leur temps. » En période de confinement, la meilleure chose à faire est de se fixer des échéances courtes, avec des buts atteignables dans la journée.  

L’intérêt ? Se donner des objectifs précis à atteindre, pour se donner un sentiment d’accomplissement quand ils sont réalisés. Vous pouvez aussi sanctuariser des moments pour vos activités personnelles, afin de ne pas laisser le travail déborder. L’autre intérêt que présente un planning, est que vous pouvez le communiquer, à la fois à vos proches et à vos collègues. « Une collègue change régulièrement son statut sur Teams, pour indiquer à quelles heures elle est joignable. Sinon, les autres ont vite fait de considérer qu’on est connecté 24 heures sur 24 attendent des réponses rapides.  » 

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Communiquez 

Comment conserver un sens du collectif quand on ne se voit plus au quotidien ? Le lien social se noue dans les interstices, les pauses café, les rituels conviviaux.  

« Chez Microsoft, certains ont l’habitude quand ils se croise de se proposer d’aller à la salle de sport ensemble le soir, par exemple. Alors, on a instauré des pauses yoga. Ce sont des collègues italiens qui ont initié le mouvement. On se donne rendez-vous à 8h45, pour faire un cours ensemble », explique Cécile Schuster. Son équipe a également mis en place des challenges quotidiens : un concours de photos d’animaux de compagnie en ligne par exemple. Une entreprise a institué une pause-café : un rendez-vous en visio-conférence pour partager un petit moment de convivialité, comme s’ils étaient au bureau. Ces rituels permettent de garder le lien, un sentiment de cohésion et un semblant de vie de bureau. 

La communication permet surtout de prendre soin les uns des autres.

 

Dans cette période un peu spéciale, certaines personnes peuvent être surchargées de travail, d’autres au contraire, se sentir désœuvrées. Grâce aux outils collaboratifs, ils peuvent échanger et répartir la charge et l’effort collectif à fournir. 
Cécile Schuster

Managers, pensez enfin que si certaines personnes sont très à l’aise et participeront volontiers aux conversations en ligne pour partager une vidéo d’un cours de sport, des liens vers des articles ou des vidéos ou des recettes de cuisine, d’autres sont plus discrètes. Aussi, Cécile Schuster conseille de prendre un moment tous les jours, une dizaine de minutes, pour parler à chacun des membres de son équipe. « Tous les matins, nous lançons également une conversation informelle. Ça commence par Bonjour, comment ça va ? Et on se donne des nouvelles. » 

Dernier conseil qui s’adresse à chacun des collaborateurs : partagez les bonnes nouvelles. L’entreprise reste en activité ? Vous avez toujours des objectifs communs ? Alors pour rester motivés, échangez des nouvelles positives. « Dans le bâtiment par exemple, les appels d’offre ne s’arrêtent pas, c’est important de dire à l’équipe qu’on y participe, où on en est, etc. Car le grand risque pendant ces quelques semaines est de se désinvestir et de perdre son sentiment d’utilité. » 

Prenez-en bonne note ! 

Certes, le confinement forcé n’est agréable pour personne. Et non, ça n’est pas la meilleure manière de découvrir le télétravail. Mais peut-être pourriez-vous y trouver tout de même quelques avantages ? Si vous suivez nos conseils en tout cas, il est possible que vous découvriez que votre capacité de concentration n’a pas disparu, quand vous êtes éloigné du brouhaha de l’open space. Vous remarquerez aussi que vous gagnez du temps en ne vous déplaçant pas tous les jours au bureau.

 

 

En bref : 10 conseils à retenir

  1. Définissez votre espace de travail
  2. Faites des pauses
  3. Communiquez régulièrement
  4. Maintenez des limites
  5. Adoptez les réunions en ligne
  6. Restez attentif et inclusif
  7. Enregistrez les réunions si possibles
  8. Conserver les discussions de cafés (digitaux)
  9. Gardez l’équipe soudée avec des messages quotidiens
  10. Amusez-vous : vidéos, messages, GIFs, mêmes… soyez créatifs avec les moyens du bord !

 

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