Travail collaboratif : comment faire face à la prolifération des outils ?

Messagerie électronique, calendrier, gestionnaire de tâches, messagerie instantanée, réseaux sociaux, appels téléphoniques, conférences en ligne… Un espace central s’impose.

Notre façon de tra­vailler a changé. Aujourd’hui, nous utilisons plusieurs appareils, nous nous déplaçons plus, nous col­la­bo­rons avec des clients et des collègues parfois situés à des milliers de kilo­mètres et nous devons le faire rapi­de­ment. Pour s’adapter, les entre­prises doivent se trans­for­mer et s’équiper des bons outils pour faciliter l’autonomie, la col­la­bo­ra­tion et le partage d’information rapide. Le travail col­la­bo­ra­tif ? Bien sûr, à condition de faire face à la pro­li­fé­ra­tion des outils.

 

Certains col­la­bo­ra­teurs peuvent réclamer de nouveaux outils ou même prendre l’initiative de les installer seuls en réponse à des besoins spé­ci­fiques. D’autres peuvent être las de devoir sans cesse apprendre à utiliser toujours plus de nouvelles solutions.

Travail collaboratif : utilisez un espace central

Car il existe aujourd’hui un large éventail d’outils pour com­mu­ni­quer, col­la­bo­rer et produire : mes­sa­ge­rie élec­tro­nique, calen­drier, ges­tion­naire de tâches, mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née, réseaux sociaux, appels télé­pho­niques, confé­rences en ligne, partage de fichiers, logiciels d’entreprise, prise de notes, et bien plus encore. Ajoutons à cela la liste des logiciels de processus d’entreprise que certains utilisent pour la vente, le marketing, le support technique, la gestion des res­sources humaines, la gestion des finances, l’ingénierie, la gestion de la chaîne logis­tique, etc.

L’un des prin­ci­paux défis auxquels les employés sont confron­tés est donc le nombre excessif de solutions mises à dis­po­si­tion des salariés. D’où des problèmes de pro­duc­ti­vi­té, de com­plexi­té et de sécurité. Car cette frag­men­ta­tion des outils augmente la dif­fi­cul­té liée à la recherche et la conser­va­tion des infor­ma­tions ainsi qu’au nombre d’interfaces uti­li­sa­teurs à connaître.

Et si une pla­te­forme unique intégrait par­fai­te­ment l’ensemble de ces fonc­tion­na­li­tés ? Et si une expé­rience uti­li­sa­teur cen­tra­li­sée per­met­tait de profiter de tous les avantages de ces nouveaux modes de travail ?

Microsoft Teams : une application de collaboration et d’échanges instantanés

S’il est important de com­prendre les besoins de chacun, en défi­ni­tive, vos employés doivent être en mesure de col­la­bo­rer et de com­mu­ni­quer très rapi­de­ment et en toute sécurité, où qu’ils soient et quelle que soit la manière dont ils tra­vaillent.

 

C’est exac­te­ment ce qu’apporte Microsoft Teams. Teams offre aux uti­li­sa­teurs d’Office 365 un envi­ron­ne­ment numérique adapté au travail col­la­bo­ra­tif : échanger, com­mu­ni­quer et avancer effi­ca­ce­ment  Nativement intégré au sein des dif­fé­rentes appli­ca­tions d’Office 365 (logiciels Office, stockage en ligne, sites d’équipes, ges­tion­naire de tâches…), Teams simplifie l’organisation des échanges en proposant des fils de dis­cus­sion ins­tan­ta­née par projet, thème ou équipe, faci­le­ment acces­sibles.

À la clé :

  • Une com­mu­ni­ca­tion d’équipe en temps réel avec his­to­rique, en groupe ouvert ou restreint, qui peut être ponctuée d’emojis, de stickers ou encore de GIFs.
  • Un espace central pour accéder à l’ensemble des outils de col­la­bo­ra­tion : un accès rapide à l’ensemble des contenus, contacts, conver­sa­tions et outils tels que les sites d’équipe SharePoint, le bloc note numérique OneNote, le ges­tion­naire de tâches Planner ou encore les confé­rences en ligne. Le support du Bot Framework Microsoft simplifie l’intégration de Bots au service de la col­la­bo­ra­tion d’entreprise.
  • Une per­son­na­li­sa­tion pour chaque équipe : la pos­si­bi­li­té de se connecter également à de nouveaux services tiers comme Zendesk ou Asana, et l’ensemble des connec­teurs Office 365 à plus de 150 apps et APIs per­met­tant des inté­gra­tions per­son­na­li­sées.
  • Une sécurité avancée : Microsoft Teams offre le niveau de sécurité et de confor­mi­té le plus élevé du marché pour une solution col­la­bo­ra­tive.

Quels usages en entreprise ?

Voici quelques exemples qui vous per­met­tront de mieux com­prendre comment Teams peut être utilisé au sein de votre orga­ni­sa­tion.

  • Equipes marketing : les col­la­bo­ra­teurs peuvent, direc­te­ment depuis l’outil, retrouver faci­le­ment et partager leurs contenus en syn­chro­ni­sant leur site d’équipe. Les chefs de produit peuvent accéder à la synthèse de leur activité et de leur marché grâce à un dashboard auto­ma­tique et visuel­le­ment riche. Chaque projet marketing est piloté depuis un canal d’équipe dédié, intégrant les dif­fé­rentes fonctions de l’entreprise néces­saires à sa réussite, sous forme de dis­cus­sion ins­tan­ta­née. Le manager peut piloter les projets grâce au ges­tion­naire de tâches et en suivre l’avancée tout en laissant de l’autonomie à chacun des col­la­bo­ra­teurs.
  • Equipes com­mer­ciales : les com­mer­ciaux peuvent cen­tra­li­ser leurs données relatives au business et accéder au fichier commun des oppor­tu­ni­tés pour com­mu­ni­quer entre eux. Le manager peut attribuer les projets faci­le­ment. Le site d’équipe syn­chro­ni­sé regroupe leurs outils du quotidien : pré­sen­ta­tions produit, fiches tech­niques, contrats et devis type. Un canal de com­mu­ni­ca­tion est créé par compte afin que le com­mer­cial, les acteurs du marketing, le service après-vente, le dépar­te­ment logis­tique, ou encore le support technique puisse interagir plus faci­le­ment sur les pro­blé­ma­tiques du client.
  • Equipes terrain : Les managers peuvent organiser le travail de leurs équipes terrains, com­mu­ni­quer les dernières infor­ma­tions logis­tiques et les annonces produits. Sur le terrain, les col­la­bo­ra­teurs peuvent com­mu­ni­quer sous forme de dis­cus­sion ins­tan­ta­née soit depuis un ordi­na­teur soit depuis l’application Mobile dédiée. Ils remontent ainsi direc­te­ment les avis des clients pour adapter les produits ou les stocks en fonction des ventes. Ils accèdent aussi aux plans mer­chan­di­sing. Les ges­tion­naires de magasins peuvent échanger leurs pro­blé­ma­tiques et partager les bonnes pratiques à mettre en place.