Dossier Hybrid Work : Pourquoi est-il devenu essentiel de développer nos compétences numériques ?

Temps de lecture : 6 minutes

Dès le début de la crise sanitaire, les organisations ont vécu une accélération très forte de leur transformation digitale : elles ont connu en seulement deux mois une évolution qui leur aurait pris auparavant deux ans ! Cette transformation a été facilitée par ce que l’on nomme la « tech intensity », c’est-à-dire la quantité de technologie utilisée dans leur quotidien professionnel, leur permettant de développer au long des derniers mois plus d’agilité, d’innovation et d’impact. Les outils et plateformes de productivité sont en première ligne de cette intensité technologique. Il est donc essentiel de les maitriser de A à Z afin de pouvoir en tirer pleinement parti et ainsi travailler de manière sereine et efficace.

L’essor du mode hybride a également modifié notre utilisation des outils en apportant un nouveau souffle de personnalisation de l’espace de travail digital afin de mieux équilibrer son quotidien pro/perso. La technologie apporte deux axes d’amélioration au quotidien : la réduction de la pénibilité des tâches répétitives et un meilleur accès à l’information selon son métier.

Ces évolutions du mode de travail ont également un impact sur les qualités recherchées chez les collaborateurs. Entreprises et managers sont de plus en plus en recherche de talents dotés d’une vraie appétence pour les outils numériques.

Parmi les profils les plus recherchés et valorisés dans cet environnement post-pandémie, on citera :

  • le magnat des nouveaux media, qui apprend et influence avec de nouveaux outils de communication ;
  • le hacker de processus, qui cherche sans cesse à améliorer les tâches répétitives ;
  • le mineur de données, qui cherche toujours l’information pour lui donner un sens métier ;
  • l’éternel apprenti, qui se forme en continu et monte en compétences sur les sujets du moment ;
  • le secouriste, qui identifie et répond rapidement aux urgences ;
  • le visionnaire, qui va viser avec l’IA un meilleur impact.

 

Les 6 clés à retenir pour la prise en main des outils numériques

Alors, par où commencer pour accompagner les métiers et les collaborateurs à mieux utiliser la tech ?

Tout d’abord, il s’agit d’écouter le besoin de chacun et ses difficultés (les fameux « pain points »). Il est clé d’adresser les vraies pénibilités et d’apporter un soulagement dans le quotidien des collaborateurs. Dans le cas contraire, difficile d’engager chacun d’entre eux dans leur apprentissage et leur adoption de nouvelles pratiques.

Ensuite, il est essentiel de déployer graduellement la technologie en fonction de la maturité de chaque organisation et chaque métier. Nous vous proposons pour cela 6 clés d’adoption des outils numérique de productivité, classés du plus facile au plus sophistiqué.

 

1) Exploiter le potentiel des outils de base

Avant tout, assurez-vous que vous tirez pleinement parti des outils déjà adoptés au sein de votre structure ainsi que leurs fonctionnalités les plus classiques, que ce soit la gestion des notifications Teams ou encore le marquage des sujets confidentiels de manière automatique.

Par exemple, la suite Microsoft 365 incluant Teams et Outlook embarque déjà par défaut beaucoup de possibilités de personnalisation, et continue constamment d’évoluer, comme dévoilé à Ignite 2021.

Voici quelques fonctionnalités d’optimisation et de personnalisation :

  • Partagez les documents de travail de votre équipe de Teams afin qu’ils soient centralisés et ainsi accessibles à tous, sans avoir besoin qu’on vous sollicite. De la même façon, partagez un OneNote pour vos projets afin d’éviter de devoir partager votre prise de notes à chaque fois.
  • Paramétrez vos notifications afin de n’avoir des alertes que sur vos sujets ou venant des personnes que vous définissez. Aidez-vous des règles dans Outlook afin de traiter les emails par priorité et non par ordre d’arrivée. Définissez des règles d’acceptation ou de refus automatique pour les réunions.
  • Appuyez-vous sur la transcription et le sous-titrage automatique de Teams pour faciliter la prise de note a posteriori ou encore la génération des comptes rendus.
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2) Tirer pleinement parti de l’IA pour être plus efficace

Dans les grandes tendances technologiques actuelles et à venir, les fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle sont en première ligne. Elles sont de plus en plus présentes pour nous accompagner dans notre quotidien afin que nous puissions nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Réussir à profiter de l’IA ne signifie pas utiliser des outils complexes.

Vous ne vous êtes probablement pas rendu compte mais elle vous assiste d’ores et déjà :

  • Calendar.help est un outil qui utilise l’IA de Cortana afin de planifier des réunions simplement et sans effort. Le réel avantage ? Eliminer le temps passé à trouver un créneau commun pour une réunion.
  • Utilisez les recommandations faites dans Outlook ou dans Teams pour envoyer vos messages à un moment où votre interlocuteur est actif.
  • Viva Insights fournit des recommandations basées sur des données afin de garder une maitrise de son temps en réunion et de son bien-être, ou encore de s’assurer que le manager connecte avec son équipe plus régulièrement.

 

3) Centraliser ses outils du quotidien au même endroit

Avec la multiplication des applications et informations numériques, un des défis majeurs de productivité reste de retrouver facilement tous ses outils métier en un seul et unique espace. Les collaborateurs perdent en effet 38 jours par an à passer d’une application à une autre, et 10 pour retrouver de l’information. La solution n’implique pas forcément un besoin de redévelopper un seul univers, au contraire ! De simples actions peuvent mener à un énorme gain de temps pour accéder facilement à toutes ses applications en un seul coup.

A titre d’exemple, un collaborateur peut épingler dans Teams les applications métiers qu’il utilise les plus fréquemment ou même l’intranet de l’entreprise et ce, comme s’il sauvegardait une page web.

Par conséquent, il peut :

  • Avoir accès à ses applications métiers diverses et variées, de Dynamics 365 à SAP, qu’elles soient du côté RH, finance ou encore IT ;
  • Se tenir informé des communications d’entreprise, toujours à portée de main ;
  • Rendre plus agile sa collaboration avec une information disponible au cœur de ses communications.

 

4) Optimiser le workflow pour le bien du collectif

La maitrise des 3 clés précédentes est déjà une victoire! Pour aller plus loin, la prochaine étape est d’améliorer collectivement l’efficacité des équipes et de les soulager dans leur métier. Il est avant tout nécessaire de se concentrer sur le workflow (ou flux opérationnel).

Généralement, la pénibilité dans une tâche vient du « recopiage » d’une information d’un système à un autre. Par exemple, aller chercher un numéro d’identification client dans un système et le recopier dans un autre pour trouver sa date de livraison.

L’automatisation du workflow pourra alors améliorer le processus métier via deux approches :

  • Il recopie automatiquement et sans erreur l’information d’un système à un autre selon différentes méthodes – par exemple en prenant en photo une information sur papier comme une note de frais.
  • Il met bout à bout toute la chaine de processus et l’exécute immédiatement.

Pour ce faire, des outils comme Power Automate peuvent mettre en place ce workflow, du processus simple comme une validation de document avec la relecture du contrôle qualité jusqu’au processus complexe de validation plus poussée comme les validations d’achats, de notes de frais ou encore de congés. Le tout, en étant intégré avec l’écosystème applicatif déjà en place dans votre organisation.

 

5) Créer vos applications vous-même grâce au low code

Il est possible que votre demande soit plus riche que l’amélioration d’un simple workflow. Dans ce cas, le low code vient à la rescousse ! Il vient se présenter sous la forme d’une interface qui permet de construire et relier facilement entre eux des blocs d’action, nécessitant alors très peu de code. Ainsi, un collaborateur peut créer une application et refaire un schéma de processus rapidement sans même avoir des compétences spécifiques en code. Le temps de développement se voit alors extrêmement réduit : il se compte en jours et non plus en semaines. Par ailleurs, cela permet de co-développer ces applications entre les équipes IT et métiers. D’un côté, on obtient un prototype plus accessible et reproduisible pour d’autres cas d’usage et de l’autre, on peut arriver à des résultats métiers plus rapidement. A titre d’exemple, l’application de low code Power Apps bénéficie à toutes les échelles que ce soit pour les RH via une application d’onboarding ou pour l’IT via une application de demande de matériels.

 

6) Personnaliser une application selon vos besoins spécifiques

Envie d’aller encore plus loin ? Pour les plus avancés et ceux dont le besoin va être très spécifique, le développement d’une application dans Teams peut être la solution ! En effet, l’expérience complètement intégrée viendra optimiser son utilisation et la collaboration qui en découle. Il est alors possible de réinventer de nouvelles applications business sur l’outil, qui permettrait par exemple à un espace de coworking de proposer une salle de réunions à des collaborateurs qui souhaiteraient se rencontrer loin de leur lieu de travail.

Le bénéfice serait triple :

  • pour les collaborateurs : profiter d’une meilleur expérience de travail ;
  • pour l’entreprise : repenser leur modèle économique vers un service aux collaborateurs à la carte ;
  • et pour les créateurs de l’application : un nouveau relais de croissance.
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Le mot de conclusion de l’expert

 

Ces projets doivent être construits par les équipes IT et métiers, main dans la main. En effet, n’oublions pas que l’utilisateur est au centre du besoin et de ce fait, de la mise en place des projets.
Christopher Ruiz, Customer Success Manager, Microsoft

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