Dossier Hybrid Work : Pourquoi doit-on repenser l’onboarding ?

Temps de lecture : 6 minutes

L’« onboarding », anglicisme largement utilisé dans le monde RH et traduisible par « embarquement », normalise les étapes clés de l’intégration des nouvelles recrues dans une entreprise.
Processus créé et pensé autour de la vie du bureau, il a été grandement chamboulé lors de la crise sanitaire, avec de nouveaux collaborateurs qui continuaient d’arriver en entreprise tout en restant chez eux. Il est aujourd’hui remis en question une deuxième fois, dans le modèle émergent d’un travail hybride qui se veut plus flexible, personnalisé et numérique.
Autant de changements de contexte et de besoins qui poussent les organisations à revoir leur copie sur ce processus.

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L’importance de réussir l’intégration des collaborateurs

D’une manière générale, l’onboarding a été créé autour de deux constats.
Premier constat : 45% des démissions ont lieu dans les 12 premiers mois. Avec des talents de plus en plus difficiles à recruter, le coût financier d’une intégration ratée devient significatif. À l’inverse, 69% des collaborateurs restent plus de 3 ans dans la même entreprise s’ils ont eu un onboarding réussi.
Deuxième constat : les organisations avec un processus d’onboarding clair déclarent une hausse de productivité initiale des nouveaux arrivants de 50%.
« Au-delà de l’enjeu de fidélisation et de rapide performance, ce moment est devenu une dimension indispensable dans la vie d’une entreprise, qui sert aussi bien la culture que la compétitivité ou la marque employeur. C’est, enfin, une belle carte de visite et une facilité pour de futurs recrutements » souligne Nadine Yahchouchi, Directrice Modern Work chez Microsoft France.
En effet, c’est par le biais de l’onboarding qu’une société pose les bases de son projet global. Il permet aux employés de s’approprier les codes, la culture orale, les moyens, l’identification des personnes clés, bref de se sentir intégrés et d’être dans les meilleures dispositions pour embrasser leur nouvelle aventure professionnelle. En d’autres termes, les organisations doivent faire de leur onboarding un atout majeur, ce qui n’a jamais été aussi vrai qu’à l’ère du travail hybride.

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D’un processus centré autour du bureau à un processus centré autour du collaborateur

Stylo et carnet aux couleurs de l’entreprise, ballon orange personnalisé flottant au-dessus de son bureau, tour du bâtiment, croissants à la cafétéria et poignée de main au PDG, l’onboarding était jusqu’alors très concentré autour du bureau physique, où de nombreux codes de la culture d’entreprise se vivaient de manière inconsciente. L’expérience présentielle ayant disparu durant plusieurs mois dans un grand nombre d’entreprises, l’onboarding est mécaniquement sorti des espaces physiques de travail et ne s’est pas forcément réinventé. Ceci conduit aujourd’hui à un vrai risque pour les nouvelles recrues de passer à côté d’informations critiques à leur succès. « Le petit déjeuner d’accueil était par exemple une occasion de capter quelques signaux faibles comme les rapports de force entre les différentes entités. Le mimétisme du groupe pendant les premières semaines permettait de mettre en avant les processus déficients et leur contournement, ou d’identifier rapidement les sachants et leaders d’influence » explique Nadine Yahchouchi.

Paradoxalement, certains processus se sont bonifiés au passage en distanciel comme l’accélération de la digitalisation des processus RH (signature des documents, remise en main propre) qui a permis de réduire la pénibilité d’activités sans valeur ajoutée. Un autre avantage observé a été un meilleur apprentissage dû à un contenu numérisé et maintenant disponible à la demande, contenu dense autrefois délivré en présentiel sur seulement quelques jours, et qui ne permettait pas aux nouveaux venus de tout retenir. Enfin, la disparition des barrières présentielles a permis l’inclusion d’un plus grand nombre d’intervenants, et un réseautage dépassant les personnes capables d’être présentes sur site.

Le constat est donc clair : à l’ère de l’hybride entre le présentiel et le distanciel, l’onboarding doit être revisité et tirer parti du meilleur des deux mondes.

Comment ? Tout d’abord, en étant plus intentionnel sur ses 5 objectifs : finalisation des processus RH d’entrée, dotation matérielle et logicielle adéquate, compréhension des processus et formation sur le travail à accomplir, intégration aux valeurs et à la culture de l’entreprise, création de lien avec les autres collaborateurs. Ensuite, en construisant pour ces 5 objectifs un processus personnalisable et en définissant pour chaque brique un format présentiel ou numérique. Enfin, en intégrant les retours des nouveaux venus aussi bien que des managers, afin d’engager l’entreprise dans cette nouvelle démarche. L’onboarding originellement centré autour du bureau se translate finalement en un onboarding centré autour du collaborateur, pour une intégration encore plus réussie que dans le « monde d’avant ».

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5 conseils pour réussir l’onboarding en mode hybride

L’identification des moments clés de l’onboarding actuel

Un premier brainstorm est nécessaire pour articuler ce qu’il se passe dans des moments originellement pensés en présentiel, comme le premier déjeuner avec le nouvel arrivant ou la première réunion d’équipe. La compréhension de ces moments et de ce qu’ils apportent – création de liens humains, compréhension des enjeux business, priorités avouées et non avouées de l’entreprise, apprentissage – permet de préserver ou réimaginer l’activité sans impacter l’objectif. « Il faut comprendre le sens des habitudes, des moments clés qui font notre onboarding, afin de pouvoir les décliner ou non dans un monde beaucoup digitalisé, ou au contraire les rendre plus intentionnel en présentiel. » insiste Nadine Yahchouchi. A l’heure de l’hybride, certaines dimensions de l’onboarding n’ont plus de sens, d’autres sont à repenser : les goodies matériels sont-ils encore nécessaires ? Doivent-ils être différents dans un mode hybride ? Faut-il créer un vendredi par mois en présentiel pour célébrer les nouveaux arrivants ? A‑t-on encore besoin de sessions de formation en présentiel ? Bien plus qu’une simple liste à la Prévert, ces questions sont une étape obligée pour bâtir un onboarding adapté au nouveau monde.

 

Un workflow ou une application personnalisable par le manager

Un onboarding réussi ne va pas sans une checklist qui permet de poser le cadre dès les premiers jours d’un collaborateur et de le rassurer en anticipant ses demandes. Premiers meetings, activation du badge cantine, rencontre avec les équipes en région… tous les moments qui vont rythmer la vie des nouveaux arrivants peuvent être consignés et suivis via des workflows digitalisés.
Bénéficier d’une structure d’onboarding claire mais personnalisable en fonction du rôle est aussi une façon de faciliter la vie des managers qui, bien souvent, ont trop d’informations à leur portée. Ce workflow, ou même une application, permet en même temps à l’entreprise d’unifier l’expérience d’onboarding, trop souvent dépendante de la compétence ou du besoin du manager.
Enfin, une application développée sur Teams permet non seulement de retrouver toutes ses informations au même endroit, mais aussi de pouvoir avoir une intégration fluide entre les outils de communication et la gestion de l’agenda.

 

Meet and Greet et autres bonnes pratiques : se sentir attendu, même à distance

Même en télétravail, les nouvelles recrues ont besoin de se sentir attendues et accueillies par l’entreprise et ce, tout au long de leur onboarding. Pour relever ce défi, rien de mieux que de sanctuariser quelques bonnes pratiques comme :

  • Prévoir un email de bienvenue en amont de l’arrivée du collaborateur.
  • Envoyer un ou des cadeaux d’accueil directement au domicile du collaborateur, avant même son arrivée, ou planifier la remise du pack à un moment où toute l’équipe sera réunie.
  • Automatiser les différents accès nécessaires (fichiers, agendas partagés, outils, etc.) grâce à la checklist.
  • Orchestrer le réseautage des nouveaux arrivants en organisant en présentiel et en distanciel des moments d’échange avec des collègues en dehors de leur cercle de travail.
  • Animer la communauté des nouveaux arrivants avec des quiz, le conseil du jour, un partage de rapport d’étonnement.
  • Planifier la formation du collaborateur sur ses premiers mois dans l’entreprise grâce à un pack standard, mais aussi via des formations plus spécifiques comme la sensibilisation à la cybersécurité à titre d’exemple.

 

Une formation des managers à l’onboarding

La diminution d’échanges en présentiel et la gestion d’une équipe hybride entraîne mécaniquement un décalage de posture entre ceux à distance et ceux sur site. En effet, les informations ou signaux faibles ne remontent plus systématiquement, et les managers doivent donc être formés et poussés à communiquer différemment et de manière plus intentionnelle, poser des questions auparavant non nécessaires. Ils doivent être aussi accompagnés pour développer leur sens de l’empathie, de l’écoute et potentiellement consacrer plus de temps avec leurs nouveaux arrivants. Les collaborateurs sont télescopés au sein d’une entreprise, d’une équipe qu’ils ne voient pas réellement. Cela peut être un frein à leur bonne intégration et à l’échange, il faut alors imaginer d’autres façons de créer du lien et d’initier un dialogue durant l’onboarding.

 

Une prise de pouls fréquente du bien-être des nouveaux collaborateurs

Qu’avez-vous pensé des outils mis à disposition pour votre intégration ? Vous êtes-vous senti pleinement accueilli dès le début ? Avez-vous eu accès à toute l’information dont vous aviez besoin ? C’est aussi – et surtout ! – par la voix des collaborateurs que l’on peut évaluer la qualité d’un onboarding et identifier les points à améliorer. Les entreprises ont donc tout intérêt à instaurer des temps d’échange afin de permettre aux employés de partager leur retour d’expérience sur l’onboarding version hybride !*

 

Vous ne connaissez pas encore notre web-série « Disponible » sur le travail hybride ? Découvrez comment la comédienne Lucie Carbone s’en sort pour son tout premier onboarding en ligne.

 

 

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