5 conseils pour devenir un(e) pro de la visioconférence !

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes
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Depuis que l’épidémie de Covid19 a touché l’Hexagone, 70 % des Français seraient en télétravail, d’après une enquête menée par la société Deskeo. Certains d’entre eux découvrent donc les joies de la visioconférence depuis leur bureau, leur salon ou la chambre du petit dernier. Si la visio permet de garder le contact avec ses équipes, ses clients et ses partenaires, l’expérience peut toutefois être un challenge si on ne s’y prend pas bien. Voici nos conseils pour devenir un(e) « pro de la visio » et passer un moment à la fois productif et agréable lors de ces visioconférences.

Ça ressemble à quoi une vidéoconférence compliquée ?

Nous avons tous vécu ces petits moments malaisants ou frustrants quel que soit le logiciel de visioconférence utilisé. Petit florilège :

Irritant n°1 – « Vous allez bien ? »

Vous n’êtes que deux à être arrivés dans la réunion et vous ne vous connaissez pas. Vous tentez de briser la glace d’un « comment allez-vous ? » auquel votre interlocuteur répond par un monosyllabe… Vous ne savez plus quoi dire et le silence est si pesant qu’il semble durer des heures. On se dit alors qu’on met en « mute » en attendant les autres… et on prie pour qu’ils arrivent vite !

Irritant n°2 – « Bonjour, désolé je suis en retard »

Vous êtes l’organisateur de la réunion. À chaque minute depuis le début, vous êtes interrompu par un nouvel arrivant. « Bonjour, c’est Élisabeth, je suis la cheffe de projet chez le client pour cette mission. » Résultat : vous reprenez quatre ou cinq fois tout le début de votre présentation…

Et encore, c’est sans compter les participants qui n’ont pas trouvé le lien vers le système de visioconférence. Il faut alors leur renvoyer par email alors que la visioconférence a déjà commencé, ceux qui ne parviennent pas à allumer leur micro pour dire bonjour…

Irritant n°3 – « Vous m’entendez là ? »

Michel a des problèmes avec sa box Internet et ne capte pas bien le réseau. Sa voix est complètement hachée, et on entend une phrase sur deux (et pas forcément les plus intéressantes). Vous lui demandez de répéter plusieurs fois, il faut vous concentrer pour comprendre. Comme il n’entend pas tout ce que vous dites, il vous interrompt aussi pour vous demander de répéter. À la fin de la réunion, on n’est pas bien sûr que Michel a toutes les informations dont il a besoin, il faut lui envoyer un compte-rendu exhaustif par email. Et comme il n’a pas pu dire tout ce qu’il avait à dire, il refait la réunion par mail…

Irritant n°4 – « Non chérie, maman travaille »

Gwendoline a laissé son micro allumé alors qu’elle ne parle pas. On l’entend taper sur son clavier comme un dératé, se verser un café, etc. En période de confinement, la visioconférence peut aussi être interrompue par les enfants, un conjoint ou même le chat, le petit chaton qui a décidé que le comité de direction était le bon moment pour réclamer son déjeuner…

Irritant n°5 – « Bon on finira la prochaine fois alors… »

Jean-Philippe est bavard. Et avec tous les retards, le problème de réseau de Jean-Mimi, l’interruption des enfants de Gwendo, et JP qui nous a raconté ce qu’il a fait dans son jardin pendant 12 minutes montre en main, on n’a pas pu aller bien loin pendant la réunion ! On finit donc sans avoir avancé des masses… et on se dit donc qu’on en reparlera par mail ou lors du prochain call… Tout ça pour ça…

 

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Ces outils doivent être suffisamment flexibles pour répondre à vos besoins tout en respectant vos conditions essentielles.

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Un certain nombre de challenges qui peuvent potentiellement créer des situations assez difficiles si les gens ne connaissent pas les bonnes pratiques à adopter…

 

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Nos 5 conseils pour devenir un boss de la visioconférence

Alors, comment faire pour éviter tous ces petits détails si agaçants ? Nous avons listé plusieurs conseils.

1 – Pensez à tout

Imaginez que la réunion se déroule dans un lieu physique : vous devrez donner à vos participants des informations sur le lieu, le nom de la salle de réunion, comment y accéder, etc. C’est pareil avec Team ! Si vous pensez que certaines personnes n’ont pas l’habitude de cet outil, glissez peut-être une phrase ou deux d’explications. Vous pourrez par exemple préciser qu’il s’agit d’un lien vers un service de visioconférence, qu’ils n’auront qu’à cliquer le moment venu, qu’ils n’ont pas besoin de télécharger une application…
Prévoyez également, comme pour une réunion physique, un ordre du jour et un timing prévisionnel en amont, qui sera contrôlé par un time keeper. Vous verrez, le gain de temps sera mesurable.

2 – Gérez audio et vidéo

C’est démontré, la vidéo permet à chacun de se sentir plus impliqué dans la visio-conférence. Alors n’hésitez pas à l’utiliser !
Cependant, dans les circonstances actuelles, les réseaux sont soumis à rude épreuve et nous incitent à faire preuve de responsabilité. Notre suggestion si la réunion implique de nombreux participants : n’allumer sa caméra qu’en début de réunion pour se présenter, puis au moment de prendre la parole. Le petit plus de Teams ? Vous pouvez flouter l’arrière-plan, si vous n’assumez pas le décor derrière vous ou montrer des documents via la fonction partage d’écran.
C’est pareil pour le micro, pour éviter de perturber la réunion avec le bruit de la machine à laver derrière vous ou les cris des enfants : restez-en « mute » quand vous ne parlez pas. Si vous n’avez pas besoin de vous exprimer, vous pourrez même écouter votre playlist musicale, personne n’en saura rien…

3 – N’oubliez pas vos bonnes manières en visioconférence

Dans une réunion physique, on n’entre jamais dans le vif du sujet avant quelques minutes de conversation plus légère. Prévoyez aussi ce temps-là dans une visio-conférence ! Cela permet à tout le monde de se présenter et de se connecter. Et puis, dans une période de confinement et de distanciation sociale, n’avons-nous pas plus que jamais besoin de contacts humains chaleureux ? Ce petit moment d’échanges informels pourrait se matérialiser (pour les réunions en interne) par un tour de table afin que chacun donne « la météo de son humeur ». Un très bon moyen pour briser la glace tout en demandant aux gens comment ils vont. Vous pouvez également faire un tour de table plus classique, pour que chacun sache bien qui est présent, pour quelle raison, quel est son rôle dans cette réunion, etc. Une étape essentielle, car en règle générale, il est souvent difficile de prendre la parole en pleine réunion si l’on n’a pas parlé pendant les premières minutes !

Puis pendant la réunion, proposez à chacun de prendre la parole également. En effet, tout le monde n’osera pas forcément, à distance, s’exprimer en risquant de couper la parole aux autres. Et d’ailleurs, si vous organisez bien la distribution de la parole, les participants oseront moins s’exprimer de manière intempestive (enfin, on l’espère).

Autre règle de savoir-vivre à retenir ? Ne pas rejoindre une visioconférence quand on sait qu’on a un réseau trop faible pour communiquer convenablement. Vous risqueriez de faire perdre du temps à tout le monde (essayez de ne pas utiliser cet argument pour louper toutes les réunions quand même… ! 😊).

4 – N’oubliez pas l’écrit

Toujours pour éviter les interruptions et prises de parole intempestives, fixez une règle claire. Si ce n’est pas vous qui avez la parole mais que vous avez des choses à dire, utilisez la messagerie instantanée. C’est parfait pour les timides. L’organisateur et animateur de la réunion devra alors penser à les lire toutes les 5 minutes pour les faire remonter et éventuellement donner la parole à celui qui les a écrits. Vous pouvez même y poster des GIFs, pensez à compléter votre collection pour répondre aux différentes situations que vous rencontrez !

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5 – Récapitulez

Plus que jamais, il est essentiel de penser à faire un compte-rendu des réunions réalisées par visio-conférence. Parce que vous ne pouvez pas savoir quelles informations ont pu échapper à vos participants. Et si certaines informations vous ont tout de même échappé, vous avez la possibilité d’enregistrer vos meetings pour les prochaines fois, en demandant l’autorisation de votre entreprise et des participants de la visio-conférence bien entendu.

Lire aussi :  Nos conseils pour télétravailler en confinement 

Et n’oubliez pas : la visio peut aussi être utilisée pour des temps de partage plus fun ! Les « coronapéros » ne sont pas réservées qu’à la famille et aux bons amis. N’hésitez pas à organiser des petits déjeuners, pause-café ou même des cours de sport entre équipes ! Cela peut permettre de créer du lien et de renforcer la solidarité au sein de votre équipe !

 

 

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à toutes les informations sont disponibles ici : nos conseils pratiques pour bien utiliser Microsoft Teams

 

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