Travail collaboratif : 5 questions indispensables pour en profiter

COLLABORATION
Temps de lecture : 11 minutes

RĂ©unions improductives ou annulĂ©es Ă  la dernière minute, documents introuvables, projets qui s’éternisent, etc. Si ces 5 situations vous semblent trop familières, il est peut-ĂŞtre temps de passer Ă  un environnement de travail plus moderne. Car les nouvelles technologies s’invitent au bureau, stimulent l’innovation et l’activitĂ©. A condition d’adopter un mode de travail collaboratif, un « new way of work Â».

Pourquoi le travail collaboratif est aujourd’hui indispensable pour une entreprise ou une organisation ? Comment amĂ©liorer la collaboration interne et favoriser les Ă©changes entre salariĂ©s ? Quelles mĂ©thodes et solutions pour rĂ©inventer la relation client et mieux collaborer avec vos partenaires commerciaux ? Quels bĂ©nĂ©fices, quels gains de productivitĂ© attendre de cette collaboration modernisĂ©e ? Enfin, comment l’adoption de nouvelles formes de collaboration participe d’une transformation digitale plus globale ?

5 questions, 5 aspects complĂ©mentaires sur lesquels nous faisons le point.

1. Travail collaboratif : pourquoi est-ce indispensable ?

Partager des documents, organiser une rĂ©union par visio-confĂ©rence, avancer « en mode projet Â»â€¦ Qu’entend-on exactement par « travail collaboratif Â» ? Le fait d’exĂ©cuter une mission ou un projet sans division fixe des tâches, au sein d’une ou plusieurs Ă©quipes. Il s’agit donc d’une coopĂ©ration entre plusieurs personnes, dans un but commun et autour de tâches partagĂ©es.

Des pratiques en augmentation : selon une Ă©tude Ipsos/OpenMind KfĂ© dĂ©voilĂ©e en janvier 2018, 58% des salariĂ©s (et 73% des cadres) jugent la culture de la collaboration en progrès dans leur entreprise. Autre enseignement : 3 salariĂ©s sur 4 travaillent dĂ©jĂ  en mode collaboratif â€“  28% Â« au quotidien Â» et 47% « de temps en temps Â».

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Un essor du travail collaboratif bĂ©nĂ©fique, avec un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances (pour 69% des personnes sondĂ©es), la productivitĂ© des Ă©quipes (65%), la rĂ©solution des problèmes (62%), la motivation des salariĂ©s (60%) et la crĂ©ativitĂ© (59%). Autant de raisons d’adopter le travail collaboratif :

- Avancer et se dĂ©velopper en libĂ©rant la crĂ©ativitĂ© :

Repenser ses modes de travail permet de favoriser la communication, la motivation et l’innovation au sein de vos Ă©quipes. RĂ©sultat : des collaborateurs boostĂ©s et plus de crĂ©ativitĂ©, car vous tirez parti de l’intelligence collective et bĂ©nĂ©ficiez de l’émulation du groupe. Pour, au final, des projets mieux pensĂ©s, plus originaux, mieux menĂ©s. Qui tiennent compte de davantage de facteurs, associent les talents, bĂ©nĂ©ficient de toutes les ressources et compĂ©tences d’un groupe.

- Des Ă©quipes mobiles et dispersĂ©es :

Le temps oĂą les collaborateurs passaient toutes leurs journĂ©es Ă  leur bureau, près de leur ligne fixe dĂ©diĂ©e, bureau qu’ils ne quittaient que pour participer au meeting hebdomadaire dans la grande salle de rĂ©union, est rĂ©volu. TĂ©lĂ©travail partiel ou contractualisĂ©, nomadisme, dĂ©placements professionnels : les employĂ©s sont 4 fois plus nombreux Ă  travailler en mobilitĂ© aujourd’hui qu’en 2007. Bonne nouvelle : nous pouvons aujourd’hui travailler, communiquer et collaborer n’importe quand, n’importe oĂą, via de nombreux outils.

Car le temps de travail Ă©volue aussi : selon une Ă©tude rĂ©alisĂ©e par Malakoff MĂ©dĂ©ric, 24 % des salariĂ©s, et 35% des cadres, travaillent de plus en plus souvent en dehors des heures de bureau.

 

Il y a peut-ĂŞtre plus simple, pour conserver avec vous tous vos documents.

A noter que cet essor du travail Ă  distance a aussi des implications pour les managers. Comment s’adapter Ă  l’absence (physique) des collaborateurs ? Comment entretenir le sentiment d’appartenance, appliquer des règles claires, donner du sens et respecter droit Ă  la dĂ©connexion ? A nouveaux modes de travail, nouveau management, comme le rappellent ces 5 conseils pour bien encadrer les Ă©quipes Ă©loignĂ©es.

- SĂ©curiser vos donnĂ©es :

Des espaces de travail partagĂ©s – et sĂ©curisĂ©s – permettent de protĂ©ger vos documents. Un portable volĂ©, un disque dur qui crashe ? Catastrophe hier, simple contretemps aujourd’hui : toutes vos donnĂ©es, toutes vos documents et vos espaces de travail Ă©tant partagĂ©s et hĂ©bergĂ©s dans le cloud, vous pouvez les retrouver Ă  tout moment.

Par ailleurs, les solutions de sécurité intégrées dans Windows 10 et Office 365 permettent de diminuer les risques internes et externes d’intrusion et de vol de données. D’où un gain de sécurité, de temps et d’argent.

- Tout simplement plus efficace :

Sauvegardes introuvables, modifications volatilisĂ©es, messages perdus dans la nature, fichiers impossibles Ă  ouvrir… Autant de situations qui peuvent maintenant ĂŞtre Ă©vitĂ©es, comme le prouvent ces 8 bonnes raisons de passer Ă  des modes de travail plus innovants

Un des bĂ©nĂ©fices les plus importants concerne la productivitĂ© et les mĂ©thodes de travail. Adopter Office 365 permet de gagner, en moyenne 22 min par jour et par utilisateur. Pas si impressionnant ? Multipliez par le nombre de collaborateurs et de jours travaillĂ©s et vous obtenez, pour une organisation de 5.000 salariĂ©s, une Ă©conomie de près de 5 millions d’euros chaque annĂ©e.

2. Comment amĂ©liorer la collaboration entre employĂ©s ?

Inspirez-vous des entreprises qui ont su booster la collaboration interne. Le groupe hĂ´telier Accor a profitĂ© d’un dĂ©mĂ©nagement pour regrouper ses Ă©quipes et adopter des mĂ©thodes de travail plus agiles, autour de bureaux dĂ©cloisonnĂ©s et d’outils collaboratifs. RĂ©sultat : « des rĂ©unions plus dynamiques, collaboratives et productives, oĂą aucun point ne reste en suspens Â».

Adopter un mode de travail collaboratif signifie que chacun s’inscrit dans un projet et y contribue. Il s’agit donc d’organiser les tâches en sĂ©quences parallèles, permettant Ă  tous d’avancer en mĂŞme temps. Quelques principes Ă  respecter pour une meilleure collaboration :

  • S’accorder sur un projet, une ambition. Un objectif clair, qui fixe la direction et est source de motivation ;
  • Confier le projet Ă  un « champion Â», collaborateur dĂ©signĂ© pour l’occasion, quel que soit sa position dans l’organigramme ;
  • ContrĂ´ler le nombre de personnes impliquĂ©es ‑et le temps qu’elles peuvent y consacrer ;
  • Maintenir la motivation des participants et valoriser leurs compĂ©tences. Rester attentif aux qualitĂ©s des contributions plutĂ´t qu’au statut des contributeurs ;
  • Adopter un espace de travail transparent, qui permet d’apprĂ©cier la progression tout en gardant un historique.

Les modes de travail agiles prĂ©sentent un autre intĂ©rĂŞt dans la gestion des ressources humaines. Ils sont en effet le meilleur moyen de repĂ©rer et attirer les nouveaux talents. Et de les conserver, en leur permettant de suivre facilement des formations Ă  distance ou de s’impliquer, sans quitter leur bureau, dans des gros projets Ă  l’international. Le digital ouvre donc une nouvelle ère pour les RH.

Favoriser collaboration, bien-ĂŞtre et crĂ©ativitĂ© au travail passe donc par le management, les process et aussi par les locaux. Car vos bureaux en disent long sur vous : facteur de motivation pour vos collaborateurs, ils vĂ©hiculent aussi l’image de votre entreprise. Capitalisez sur votre « office branding Â» et dĂ©couvrez comment vos espaces de travail peuvent devenir un atout stratĂ©gique.

 

Travail collaboratif : vous avez tout Ă  y gagner.

 

Pour autant, pas besoin de dĂ©mĂ©nager ou transformer vos bureaux pour amĂ©liorer la collaboration entre salariĂ©s. Il suffit parfois d’un simple device, Ă  l’image de Boucheron, première maison de la place VendĂ´me. Pour crĂ©er ses bijoux d’exception, le joaillier voulait que ces Ă©quipes crĂ©atives retrouvent libertĂ© et souplesse, tout en travaillant avec des outils numĂ©riques qui aident les Ă©quipes et permettent de passer de la 2D Ă  la 3D facilement. RĂ©sultat : du temps gagnĂ© tout au long de la chaĂ®ne de fabrication

PrivĂ©, public : tous les secteurs sont concernĂ©s, Ă  l’image de la ville de Versailles, qui souhaitait renforcer la productivitĂ© et la collaboration des employĂ©s municipaux. Finis les problèmes de versioning et les soucis de communication : Versailles vit une nouvelle rĂ©volution.

Les outils collaboratifs entrent aussi dans les Ă©tablissements scolaires et universitaires, Ă  l’image du LycĂ©e Jean XXIII en VendĂ©e. D’abord sĂ©duit par Office 365, qui « règle tous les soucis de stockage et d’accès aux donnĂ©es Â», l’établissement a dĂ©cidĂ© de poursuivre avec Microsoft Teams, pour « une strate collaborative supplĂ©mentaire, avec des Ă©quipes dĂ©diĂ©es aux projets liĂ©s Ă  l’enseignement – sorties pĂ©dagogiques, voyages scolaires, etc. – ou la vie de l’établissement Â».

 

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Ces outils doivent ĂŞtre suffisamment flexibles pour rĂ©pondre Ă  vos besoins tout en respectant vos conditions essentielles.

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3. Travail collaboratif :  comment rĂ©inventer la relation client ?

Adopter un mode de travail moderne, plus ouvert, prĂ©sente un autre avantage : amĂ©liorer la « collaboration externe Â», c’est-Ă -dire les rapports avec vos prospects, partenaires et fournisseurs. Et, bien sĂ»r, la relation client.

C’est particulièrement important pour les forces de vente. Comment satisfaire et convaincre des clients toujours plus connectĂ©s, Ă  la recherche d’une expĂ©rience riche et personnalisĂ©e ? En devenant un vendeur augmentĂ©.

Car face Ă  des clients plus connectĂ©s, plus pressĂ©s, plus exigeants, les forces de vente doivent ĂŞtre toujours plus Ă  l’écoute et rĂ©actives. Une nouvelle donne bien comprise par Orange Business Services ou Heineken France. Les commerciaux d’Orange Business Services ont dĂ©sormais accès, Ă  tout moment, aux informations clients. Pendant leurs rendez-vous, ils peuvent rĂ©aliser des dĂ©monstrations dynamiques, solliciter des experts Ă  distance, construire en direct une proposition commerciale… IdĂ©al pour crĂ©er de la proximitĂ© – et une image de modernitĂ©.

QuĂŞte de proximitĂ©, d’offres personnalisĂ©es : le retail a Ă©tĂ© complètement bouleversĂ© par la transformation numĂ©rique. Aux entreprises d’en tirer parti : 70 % des consommateurs sont sensibles aux promotions personnalisĂ©es. Bons d’achats envoyĂ©s pour un anniversaire, promotions ponctuelles ciblĂ©es… Les marques ont tout intĂ©rĂŞt Ă  miser sur une personnalisation des offres, pour faire en sorte que chaque client se sente privilĂ©giĂ©, voire unique.

 

Etre au plus près de ses clients pour mieux les servir.

 

L’industriel ARPA, spĂ©cialiste des plaques de cuisson haut-de-gamme, pousse très loin cette personnalisation. Son nouvel ERP (Dynamics) lui offre un panorama exhaustif de l’entreprise. Des indicateurs financiers aux informations des chaines de production (modèles, coĂ»ts unitaires, cadences, productivitĂ© etc.), toutes les donnĂ©es sont accessibles par tous, Ă  tout moment. D’oĂą une « vision Ă  la fois très complète et très dĂ©taillĂ©e, qui permet d’être très flexible et de rĂ©pondre Ă  la demande exacte des clients Â». ARPA fabrique ainsi toutes ses plaques de cuisson Ă  la demande du client – soit 300 nouveaux modèles par an.

Mieux servir ses clients et visiteurs, simplifier leur parcours, c’était l’ambition de Club Med. Objectif atteint grâce Ă  une plateforme qui couvre Ă  la fois les ventes, le service client et le marketing… Un CRM qui permet de rĂ©duire les irritants (queues Ă  la rĂ©ception le premier jour ou pour rĂ©cupĂ©rer son matĂ©riel de sport) et d’obtenir une vision 360°, consolidĂ©e, d’un client. Une transformation d’ampleur, donc, qui permet de rĂ©inventer la relation avec les « Gentils Membres Â».

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Car tous ces outils, tous ces process visent le mĂŞme objectif : renforcer les liens et la proximitĂ© pour crĂ©er l’attachement, offrir un sentiment – et des services – de proximitĂ©.

Le groupe agroalimentaire Soufflet, spĂ©cialisĂ© dans la collecte, le nĂ©goce et la transformation des cĂ©rĂ©ales, Ă©tait dĂ©jĂ  adepte des nouvelles mĂ©thodes de travail pour ses 7 500 collaborateurs. Mais il voulait mieux servir ses clients agriculteurs. Soufflet a donc dĂ©veloppĂ© une app qui offre mĂ©tĂ©o agricole, cours des cĂ©rĂ©ales et informations de livraison. Une rĂ©ponse prĂ©cise aux besoins de ses clients, qui permet de renforcer la relation.

Autre exemple de modernisation rĂ©ussie : Nexity. Pour consolider sa position de leader sur le marchĂ© immobilier (7.000 collaborateurs et 3 milliards d’euros de chiffre d’affaires), Nexity souhaitait dĂ©cloisonner l’organisation, fluidifier la communication entre les filiales et offrir de nouvelles relations Ă  ses clients. Nouveau CRM, data mining : du temps gagnĂ© pour mieux se consacrer au business.

4. Travail collaboratif : collaboration, plus de productivitĂ© ?

Votre boĂ®te mail dĂ©borde ? Vous ne retrouvez plus un document important ? D’ailleurs, quelle est la dernière version, et qui l’avait modifiĂ©e ? Ne cherchez plus, il est temps de passer Ă  une plateforme collaborative, comme le prouve l’étude de Forrester Consulting. Quelques chiffres Ă  mĂ©diter :

  • 2 heures par semaine : c’est, en moyenne, le temps gagnĂ© dans la crĂ©ation, la localisation et l’édition des documents.
  • 1, 5 heures : temps Ă©conomisĂ©, chaque semaine, sur la durĂ©e des rĂ©unions. La visio-confĂ©rence permet d’éviter de perdre du temps en dĂ©placement, tandis que les meetings deviennent plus productifs grâce Ă  la possibilitĂ© de travailler en commun sur un mĂŞme document – et de partager les notes plus rapidement.
  • 3,5 heures : temps passĂ© (et perdu…), en moyenne, Ă  rĂ©soudre un incident technique (crash d’un PC, d’un disque, etc.). Donc autant de temps gagnĂ©, Ă  chaque incident, quand la data, les mails et les applis d’un collaborateur restent disponibles en ligne, en toutes circonstances.

 

On a fait mieux, depuis, pour travailler et avancer en Ă©quipe…

 

Pour Ă©viter ces incidents et simplifier la vie de ses collaborateurs, Engie souhaitait  un outil unique qui leur permette d’être aussi efficaces en dĂ©placement qu’au bureau. Il a suffi de tablettes hybrides sous Windows 10 et Office 365. « A la fois outil et instrument de la transformation numĂ©rique Â», elles permettent de « multiplier les Ă©changes entre collaborateurs, ce qui renforce productivitĂ© et esprit d’équipe Â».

Mais comment crĂ©er cet esprit d’équipe et travailler efficacement quand vos 4 000 collaborateurs sont rĂ©partis sur… 85 sites ? Pour les sapeurs-pompiers de Seine-Maritime, la solution est passĂ©e par un nouvel Intranet, basĂ© sur Office 365. L’adoption de Yammer a ensuite permis de passer un nouveau cap. Les diffĂ©rents groupes permettent « de transmettre de manière simple une information complexe, avec une collaboration professionnelle conviviale, qui touche un maximum de personnes en un minimum de temps Â».

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La plupart des grands groupes ont dĂ©jĂ  intĂ©grĂ© un rĂ©seau social d’entreprise (RSE). Mais de nombreuses TPE et PME hĂ©sitent encore Ă  sauter le pas. Il n’est pourtant pas compliquĂ© de mettre en place un tel rĂ©seau social, l’important Ă©tant de dĂ©finir des objectifs prĂ©cis et de s’assurer l’adhĂ©sion des collaborateurs. Retrouvez ces 4 conseils pour mettre en place un rĂ©seau social d’entreprise.

Une collaboration moderne passe aussi par l’optimisation de la gestion de projet, Ă  l’instar de celle mise en place par Renault Sport Formula One Team pour crĂ©er ses « Power Unit Â» – les moteurs de F1.  Un challenge industriel complexe, qui nĂ©cessite de coordonner des compĂ©tences et technologies diffĂ©rentes (Ă©lectricitĂ©, Ă©lectronique, mĂ©canique), en tenant aussi compte de problĂ©matiques logistiques et budgĂ©taires. Et de dĂ©lais extrĂŞmement rĂ©duits. Pour mener Ă  bien ce projet et rĂ©pondre Ă  ses forts besoins d’anticipation et de planification, les ingĂ©nieurs de Renault Sport Formula One Team ont donc adoptĂ© Microsoft Project, un outil de gestion souple et puissant.

 

Le travail collaboratif permet de soutenir votre activité.

 

Au final, l’adoption de modes de travail collaboratifs se traduit par des bĂ©nĂ©fices très concrets :

  • Une hausse de productivitĂ© de 8 Ă  10% des collaborateurs mobiles ;
  • Des Ă©conomies significatives de 10 Ă  20% sur le coĂ»t des logiciels et des mises Ă  niveau matĂ©rielles ;
  • Une rĂ©duction du coĂ»t des services et des logiciels tiers de 19%.

5. Comment le travail collaboratif aide Ă  vous transformer ?

Adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques de travail collaboratif a souvent un autre avantage : mettre une entreprise ou organisation en ordre de marche vers la croissance et l’innovation. DĂ©buter par un projet de « digital workplace Â» permet en effet de poser les bases d’une meilleure organisation. Donc de mener ensuite d’autres projets ambitieux.

Schneider Electric s’est ainsi lancĂ© dans un plan en 5 ans, autour de nombreux axes :

  • Intelligence artificielle pour identifier les besoins des clients et les guider sur les diffĂ©rents sites Internet ;
  • DĂ©ploiement de Windows 10 et Office 365 pour optimiser la collaboration et la communication entre les… 144 000 collaborateurs du Groupe ;
  • RĂ©alitĂ© mixte, avec HoloLens, pour de la maintenance prĂ©ventive et des actions de formation.

Une transformation au profit de l’activitĂ© : la crĂ©ation d’une plateforme IoT, basĂ©e sur Azure, a permis d’amĂ©liorer l’efficacitĂ© Ă©nergĂ©tique des bâtiments. Et de nourrir le business : l’IoT pèse dĂ©jĂ  plus de 45 % du chiffre d’affaires du groupe

 

Avancer en Ă©quipe pour atteindre le sommet.

 

Adopter des modes de travail collaboratifs n’est donc qu’une étape vers une transformation digitale plus globale. Mais une étape-clé, qui prépare le terrain pour la conduite du changement, indispensable dans de tels projets.

PrĂ©parer les Ă©quipes, dĂ©ployer les outils et accompagner le changement : incontournable pour une conduite du changement rĂ©ussie. Le groupe la Poste mène ainsi un projet de transformation ambitieux et s’appuie sur plusieurs bonnes pratiques : feedbacks frĂ©quents, itĂ©rations rapides, rĂ©seau d’ambassadeurs, etc. Une stratĂ©gie rĂ©solument moderne et innovante, illustrĂ©e par un nouveau mot d’ordre : « Welcome problem & celebrate failure Â».

De telles transformations ne sont pas pour autant rĂ©servĂ©es aux grandes organisations, comme le rappellent ces 5 tendances incontournables pour les PME. Adapter sa vente en ligne aux outils mobiles, mieux communiquer grâce Ă  la vidĂ©o, exploiter les donnĂ©es pour amĂ©liorer ses process ou personnaliser sa relation client : toute entreprise, quelle que soit sa taille, a tout Ă  gagner Ă  plus d’agilitĂ© et de modernitĂ©.

A condition de prĂ©parer et d’accompagner une telle conduite du changement. Car, en matière de transformation, nombreux sont les Ă©cueils.  Confondre outils et collaboration, mĂ©langer changement IT et changement des modes de travail, ne pas expliquer les bĂ©nĂ©fices pour les utilisateurs. Nos experts ont listĂ© les 7 pĂ©chĂ©s capitaux de la transformation numĂ©rique. Et vous donnent bien sĂ»r les conseils adaptĂ©s.

A vous de jouer, donc, pour réussir votre transformation vers plus de collaboration, plus de modernité et plus de productivité.

 

 

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