NEW CULTURE OF WORK

Travail collaboratif : 5 questions indispensables pour en profiter

RĂ©unions improductives ou annulĂ©es Ă  la derniĂšre minute, documents introuvables, projets qui s’éternisent, etc. Si ces 5 situations vous semblent trop familiĂšres, il est peut‐ĂȘtre temps de passer Ă  un environnement de travail plus moderne. Car les nouvelles technologies s’invitent au bureau, stimulent l’innovation et l’activitĂ©. A condition d’adopter un mode de travail collaboratif, un « new way of work Â».

Pourquoi le travail collaboratif est aujourd’hui indispensable pour une entreprise ou une organisation ? Comment amĂ©liorer la collaboration interne et favoriser les Ă©changes entre salariĂ©s ? Quelles mĂ©thodes et solutions pour rĂ©inventer la relation client et mieux collaborer avec vos partenaires commerciaux ? Quels bĂ©nĂ©fices, quels gains de productivitĂ© attendre de cette collaboration modernisĂ©e ? Enfin, comment l’adoption de nouvelles formes de collaboration participe d’une transformation digitale plus globale ?

5 questions, 5 aspects complĂ©mentaires sur lesquels nous faisons le point.

1. Travail collaboratif : pourquoi est‐ce indispensable ?

Partager des documents, organiser une rĂ©union par visio‐confĂ©rence, avancer « en mode projet»  Qu’entend-on exactement par « travail collaboratif Â» ? Le fait d’exĂ©cuter une mission ou un projet sans division fixe des tĂąches, au sein d’une ou plusieurs Ă©quipes. Il s’agit donc d’une coopĂ©ration entre plusieurs personnes, dans un but commun et autour de tĂąches partagĂ©es.

Des pratiques en augmentation : selon une Ă©tude Ipsos/OpenMind KfĂ© dĂ©voilĂ©e en janvier 2018, 58% des salariĂ©s (et 73% des cadres) jugent la culture de la collaboration en progrĂšs dans leur entreprise. Autre enseignement : 3 salariĂ©s sur 4 travaillent dĂ©jĂ  en mode collaboratif â€“  28% Â« au quotidien Â» et 47% « de temps en temps Â».

Encouragez la créativité et la collaboration en toute sécurité dans vos équipes

Aidez vos employĂ©s Ă  prospĂ©rer dans un monde numĂ©rique qui Ă©volue rapidement en leurs offrant libertĂ©, flexibilitĂ©, sĂ©curitĂ© et conformitĂ© pour collaborer oĂč qu’ils soient.

Télécharger

 

Un essor du travail collaboratif bĂ©nĂ©fique, avec un impact particuliĂšrement positif sur le partage des connaissances (pour 69% des personnes sondĂ©es), la productivitĂ© des Ă©quipes (65%), la rĂ©solution des problĂšmes (62%), la motivation des salariĂ©s (60%) et la crĂ©ativitĂ© (59%). Autant de raisons d’adopter le travail collaboratif :

- Avancer et se dĂ©velopper en libĂ©rant la crĂ©ativitĂ© :

Repenser ses modes de travail permet de favoriser la communication, la motivation et l’innovation au sein de vos Ă©quipes. RĂ©sultat : des collaborateurs boostĂ©s et plus de crĂ©ativitĂ©, car vous tirez parti de l’intelligence collective et bĂ©nĂ©ficiez de l’émulation du groupe. Pour, au final, des projets mieux pensĂ©s, plus originaux, mieux menĂ©s. Qui tiennent compte de davantage de facteurs, associent les talents, bĂ©nĂ©ficient de toutes les ressources et compĂ©tences d’un groupe.

- Des Ă©quipes mobiles et dispersĂ©es :

Le temps oĂč les collaborateurs passaient toutes leurs journĂ©es Ă  leur bureau, prĂšs de leur ligne fixe dĂ©diĂ©e, bureau qu’ils ne quittaient que pour participer au meeting hebdomadaire dans la grande salle de rĂ©union, est rĂ©volu. TĂ©lĂ©travail partiel ou contractualisĂ©, nomadisme, dĂ©placements professionnels : les employĂ©s sont 4 fois plus nombreux Ă  travailler en mobilitĂ© aujourd’hui qu’en 2007. Bonne nouvelle : nous pouvons aujourd’hui travailler, communiquer et collaborer n’importe quand, n’importe oĂč, via de nombreux outils.

Car le temps de travail Ă©volue aussi : selon une Ă©tude rĂ©alisĂ©e par Malakoff MĂ©dĂ©ric, 24 % des salariĂ©s, et 35% des cadres, travaillent de plus en plus souvent en dehors des heures de bureau.

 

Il y a peut‐ĂȘtre plus simple, pour conserver avec vous tous vos documents.

A noter que cet essor du travail Ă  distance a aussi des implications pour les managers. Comment s’adapter Ă  l’absence (physique) des collaborateurs ? Comment entretenir le sentiment d’appartenance, appliquer des rĂšgles claires, donner du sens et respecter droit Ă  la dĂ©connexion ? A nouveaux modes de travail, nouveau management, comme le rappellent ces 5 conseils pour bien encadrer les Ă©quipes Ă©loignĂ©es.

- SĂ©curiser vos donnĂ©es :

Des espaces de travail partagĂ©s – et sĂ©curisĂ©s – permettent de protĂ©ger vos documents. Un portable volĂ©, un disque dur qui crashe ? Catastrophe hier, simple contretemps aujourd’hui : toutes vos donnĂ©es, toutes vos documents et vos espaces de travail Ă©tant partagĂ©s et hĂ©bergĂ©s dans le cloud, vous pouvez les retrouver Ă  tout moment.

Par ailleurs, les solutions de sĂ©curitĂ© intĂ©grĂ©es dans Windows 10 et Office 365 permettent de diminuer les risques internes et externes d’intrusion et de vol de donnĂ©es. D’oĂč un gain de sĂ©curitĂ©, de temps et d’argent.

- Tout simplement plus efficace :

Sauvegardes introuvables, modifications volatilisĂ©es, messages perdus dans la nature, fichiers impossibles Ă  ouvrir
 Autant de situations qui peuvent maintenant ĂȘtre Ă©vitĂ©es, comme le prouvent ces 8 bonnes raisons de passer Ă  des modes de travail plus innovants

Un des bĂ©nĂ©fices les plus importants concerne la productivitĂ© et les mĂ©thodes de travail. Adopter Office 365 permet de gagner, en moyenne 22 min par jour et par utilisateur. Pas si impressionnant ? Multipliez par le nombre de collaborateurs et de jours travaillĂ©s et vous obtenez, pour une organisation de 5.000 salariĂ©s, une Ă©conomie de prĂšs de 5 millions d’euros chaque annĂ©e.

2. Comment amĂ©liorer la collaboration entre employĂ©s ?

Inspirez‐vous des entreprises qui ont su booster la collaboration interne. Le groupe hĂŽtelier Accor a profitĂ© d’un dĂ©mĂ©nagement pour regrouper ses Ă©quipes et adopter des mĂ©thodes de travail plus agiles, autour de bureaux dĂ©cloisonnĂ©s et d’outils collaboratifs. RĂ©sultat : « des rĂ©unions plus dynamiques, collaboratives et productives, oĂč aucun point ne reste en suspens Â».

Adopter un mode de travail collaboratif signifie que chacun s’inscrit dans un projet et y contribue. Il s’agit donc d’organiser les tĂąches en sĂ©quences parallĂšles, permettant Ă  tous d’avancer en mĂȘme temps. Quelques principes Ă  respecter pour une meilleure collaboration :

  • S’accorder sur un projet, une ambition. Un objectif clair, qui fixe la direction et est source de motivation ;
  • Confier le projet Ă  un « champion Â», collaborateur dĂ©signĂ© pour l’occasion, quel que soit sa position dans l’organigramme ;
  • ContrĂŽler le nombre de personnes impliquĂ©es -et le temps qu’elles peuvent y consacrer ;
  • Maintenir la motivation des participants et valoriser leurs compĂ©tences. Rester attentif aux qualitĂ©s des contributions plutĂŽt qu’au statut des contributeurs ;
  • Adopter un espace de travail transparent, qui permet d’apprĂ©cier la progression tout en gardant un historique.

Les modes de travail agiles prĂ©sentent un autre intĂ©rĂȘt dans la gestion des ressources humaines. Ils sont en effet le meilleur moyen de repĂ©rer et attirer les nouveaux talents. Et de les conserver, en leur permettant de suivre facilement des formations Ă  distance ou de s’impliquer, sans quitter leur bureau, dans des gros projets Ă  l’international. Le digital ouvre donc une nouvelle Ăšre pour les RH.

Favoriser collaboration, bien‐ĂȘtre et crĂ©ativitĂ© au travail passe donc par le management, les process et aussi par les locaux. Car vos bureaux en disent long sur vous : facteur de motivation pour vos collaborateurs, ils vĂ©hiculent aussi l’image de votre entreprise. Capitalisez sur votre « office branding Â» et dĂ©couvrez comment vos espaces de travail peuvent devenir un atout stratĂ©gique.

 

Travail collaboratif : vous avez tout Ă  y gagner.

 

Pour autant, pas besoin de dĂ©mĂ©nager ou transformer vos bureaux pour amĂ©liorer la collaboration entre salariĂ©s. Il suffit parfois d’un simple device, Ă  l’image de Boucheron, premiĂšre maison de la place VendĂŽme. Pour crĂ©er ses bijoux d’exception, le joaillier voulait que ces Ă©quipes crĂ©atives retrouvent libertĂ© et souplesse, tout en travaillant avec des outils numĂ©riques qui aident les Ă©quipes et permettent de passer de la 2D Ă  la 3D facilement. RĂ©sultat : du temps gagnĂ© tout au long de la chaĂźne de fabrication

PrivĂ©, public : tous les secteurs sont concernĂ©s, Ă  l’image de la ville de Versailles, qui souhaitait renforcer la productivitĂ© et la collaboration des employĂ©s municipaux. Finis les problĂšmes de versioning et les soucis de communication : Versailles vit une nouvelle rĂ©volution.

Les outils collaboratifs entrent aussi dans les Ă©tablissements scolaires et universitaires, Ă  l’image du LycĂ©e Jean XXIII en VendĂ©e. D’abord sĂ©duit par Office 365, qui « rĂšgle tous les soucis de stockage et d’accĂšs aux donnĂ©es Â», l’établissement a dĂ©cidĂ© de poursuivre avec Microsoft Teams, pour « une strate collaborative supplĂ©mentaire, avec des Ă©quipes dĂ©diĂ©es aux projets liĂ©s Ă  l’enseignement – sorties pĂ©dagogiques, voyages scolaires, etc. – ou la vie de l’établissement Â».

 

Microsoft 365 : Solution sĂ©curisĂ©e complĂšte rĂ©unissant Office 365, EMS et Windows

DĂ©couvrez comment, avec Office, EMS et Windows, vous pouvez offrir Ă  vos utilisateurs davantage de libertĂ© et d’autonomie dans leur façon de travailler et collaborer, sans sacrifier la sĂ©curitĂ©.

Télécharger

3. Travail collaboratif :  comment rĂ©inventer la relation client ?

Adopter un mode de travail moderne, plus ouvert, prĂ©sente un autre avantage : amĂ©liorer la « collaboration externe Â», c’est-Ă -dire les rapports avec vos prospects, partenaires et fournisseurs. Et, bien sĂ»r, la relation client.

C’est particuliĂšrement important pour les forces de vente. Comment satisfaire et convaincre des clients toujours plus connectĂ©s, Ă  la recherche d’une expĂ©rience riche et personnalisĂ©e ? En devenant un vendeur augmentĂ©.

Car face Ă  des clients plus connectĂ©s, plus pressĂ©s, plus exigeants, les forces de vente doivent ĂȘtre toujours plus Ă  l’écoute et rĂ©actives. Une nouvelle donne bien comprise par Orange Business Services ou Heineken France. Les commerciaux d’Orange Business Services ont dĂ©sormais accĂšs, Ă  tout moment, aux informations clients. Pendant leurs rendez‐vous, ils peuvent rĂ©aliser des dĂ©monstrations dynamiques, solliciter des experts Ă  distance, construire en direct une proposition commerciale
 IdĂ©al pour crĂ©er de la proximitĂ© – et une image de modernitĂ©.

QuĂȘte de proximitĂ©, d’offres personnalisĂ©es : le retail a Ă©tĂ© complĂštement bouleversĂ© par la transformation numĂ©rique. Aux entreprises d’en tirer parti : 70 % des consommateurs sont sensibles aux promotions personnalisĂ©es. Bons d’achats envoyĂ©s pour un anniversaire, promotions ponctuelles ciblĂ©es
 Les marques ont tout intĂ©rĂȘt Ă  miser sur une personnalisation des offres, pour faire en sorte que chaque client se sente privilĂ©giĂ©, voire unique.

 

Etre au plus prĂšs de ses clients pour mieux les servir.

 

L’industriel ARPA, spĂ©cialiste des plaques de cuisson haut‐de‐gamme, pousse trĂšs loin cette personnalisation. Son nouvel ERP (Dynamics) lui offre un panorama exhaustif de l’entreprise. Des indicateurs financiers aux informations des chaines de production (modĂšles, coĂ»ts unitaires, cadences, productivitĂ© etc.), toutes les donnĂ©es sont accessibles par tous, Ă  tout moment. D’oĂč une « vision Ă  la fois trĂšs complĂšte et trĂšs dĂ©taillĂ©e, qui permet d’ĂȘtre trĂšs flexible et de rĂ©pondre Ă  la demande exacte des clients Â». ARPA fabrique ainsi toutes ses plaques de cuisson Ă  la demande du client – soit 300 nouveaux modĂšles par an.

Mieux servir ses clients et visiteurs, simplifier leur parcours, c’était l’ambition de Club Med. Objectif atteint grĂące Ă  une plateforme qui couvre Ă  la fois les ventes, le service client et le marketing
 Un CRM qui permet de rĂ©duire les irritants (queues Ă  la rĂ©ception le premier jour ou pour rĂ©cupĂ©rer son matĂ©riel de sport) et d’obtenir une vision 360°, consolidĂ©e, d’un client. Une transformation d’ampleur, donc, qui permet de rĂ©inventer la relation avec les « Gentils Membres Â».

Gestion de la sécurité de Microsoft 365

DĂ©couvrez les diffĂ©rentes fonctions et solutions qui peuvent aider les entreprises Ă  obtenir la visibilitĂ©, le contrĂŽle et les conseils dont elles ont besoin pour gĂ©rer leur sĂ©curitĂ©.

Regarder

 

Car tous ces outils, tous ces process visent le mĂȘme objectif : renforcer les liens et la proximitĂ© pour crĂ©er l’attachement, offrir un sentiment – et des services – de proximitĂ©.

Le groupe agroalimentaire Soufflet, spĂ©cialisĂ© dans la collecte, le nĂ©goce et la transformation des cĂ©rĂ©ales, Ă©tait dĂ©jĂ  adepte des nouvelles mĂ©thodes de travail pour ses 7 500 collaborateurs. Mais il voulait mieux servir ses clients agriculteurs. Soufflet a donc dĂ©veloppĂ© une app qui offre mĂ©tĂ©o agricole, cours des cĂ©rĂ©ales et informations de livraison. Une rĂ©ponse prĂ©cise aux besoins de ses clients, qui permet de renforcer la relation.

Autre exemple de modernisation rĂ©ussie : Nexity. Pour consolider sa position de leader sur le marchĂ© immobilier (7.000 collaborateurs et 3 milliards d’euros de chiffre d’affaires), Nexity souhaitait dĂ©cloisonner l’organisation, fluidifier la communication entre les filiales et offrir de nouvelles relations Ă  ses clients. Nouveau CRM, data mining : du temps gagnĂ© pour mieux se consacrer au business.

4. Travail collaboratif : collaboration, plus de productivitĂ© ?

Votre boĂźte mail dĂ©borde ? Vous ne retrouvez plus un document important ? D’ailleurs, quelle est la derniĂšre version, et qui l’avait modifiĂ©e ? Ne cherchez plus, il est temps de passer Ă  une plateforme collaborative, comme le prouve l’étude de Forrester Consulting. Quelques chiffres Ă  mĂ©diter :

  • 2 heures par semaine : c’est, en moyenne, le temps gagnĂ© dans la crĂ©ation, la localisation et l’édition des documents.
  • 1, 5 heures : temps Ă©conomisĂ©, chaque semaine, sur la durĂ©e des rĂ©unions. La visio‐confĂ©rence permet d’éviter de perdre du temps en dĂ©placement, tandis que les meetings deviennent plus productifs grĂące Ă  la possibilitĂ© de travailler en commun sur un mĂȘme document – et de partager les notes plus rapidement.
  • 3,5 heures : temps passĂ© (et perdu
), en moyenne, Ă  rĂ©soudre un incident technique (crash d’un PC, d’un disque, etc.). Donc autant de temps gagnĂ©, Ă  chaque incident, quand la data, les mails et les applis d’un collaborateur restent disponibles en ligne, en toutes circonstances.

 

On a fait mieux, depuis, pour travailler et avancer en Ă©quipe


 

Pour Ă©viter ces incidents et simplifier la vie de ses collaborateurs, Engie souhaitait  un outil unique qui leur permette d’ĂȘtre aussi efficaces en dĂ©placement qu’au bureau. Il a suffi de tablettes hybrides sous Windows 10 et Office 365. « A la fois outil et instrument de la transformation numĂ©rique Â», elles permettent de « multiplier les Ă©changes entre collaborateurs, ce qui renforce productivitĂ© et esprit d’équipe Â».

Mais comment crĂ©er cet esprit d’équipe et travailler efficacement quand vos 4 000 collaborateurs sont rĂ©partis sur
 85 sites ? Pour les sapeurs‐pompiers de Seine‐Maritime, la solution est passĂ©e par un nouvel Intranet, basĂ© sur Office 365. L’adoption de Yammer a ensuite permis de passer un nouveau cap. Les diffĂ©rents groupes permettent « de transmettre de maniĂšre simple une information complexe, avec une collaboration professionnelle conviviale, qui touche un maximum de personnes en un minimum de temps Â».

Guide de la réunion par excellence

TĂ©lĂ©chargez ce guide complet et dĂ©couvrez toutes les meilleures pratiques Ă  mettre en Ɠuvre pour des rĂ©unions efficaces.

Télécharger

 

La plupart des grands groupes ont dĂ©jĂ  intĂ©grĂ© un rĂ©seau social d’entreprise (RSE). Mais de nombreuses TPE et PME hĂ©sitent encore Ă  sauter le pas. Il n’est pourtant pas compliquĂ© de mettre en place un tel rĂ©seau social, l’important Ă©tant de dĂ©finir des objectifs prĂ©cis et de s’assurer l’adhĂ©sion des collaborateurs. Retrouvez ces 4 conseils pour mettre en place un rĂ©seau social d’entreprise.

Une collaboration moderne passe aussi par l’optimisation de la gestion de projet, Ă  l’instar de celle mise en place par Renault Sport Formula One Team pour crĂ©er ses « Power Unit Â» – les moteurs de F1.  Un challenge industriel complexe, qui nĂ©cessite de coordonner des compĂ©tences et technologies diffĂ©rentes (Ă©lectricitĂ©, Ă©lectronique, mĂ©canique), en tenant aussi compte de problĂ©matiques logistiques et budgĂ©taires. Et de dĂ©lais extrĂȘmement rĂ©duits. Pour mener Ă  bien ce projet et rĂ©pondre Ă  ses forts besoins d’anticipation et de planification, les ingĂ©nieurs de Renault Sport Formula One Team ont donc adoptĂ© Microsoft Project, un outil de gestion souple et puissant.

 

Le travail collaboratif permet de soutenir votre activité.

 

Au final, l’adoption de modes de travail collaboratifs se traduit par des bĂ©nĂ©fices trĂšs concrets :

  • Une hausse de productivitĂ© de 8 Ă  10% des collaborateurs mobiles ;
  • Des Ă©conomies significatives de 10 Ă  20% sur le coĂ»t des logiciels et des mises Ă  niveau matĂ©rielles ;
  • Une rĂ©duction du coĂ»t des services et des logiciels tiers de 19%.

5. Comment le travail collaboratif aide Ă  vous transformer ?

Adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques de travail collaboratif a souvent un autre avantage : mettre une entreprise ou organisation en ordre de marche vers la croissance et l’innovation. DĂ©buter par un projet de « digital workplace Â» permet en effet de poser les bases d’une meilleure organisation. Donc de mener ensuite d’autres projets ambitieux.

Schneider Electric s’est ainsi lancĂ© dans un plan en 5 ans, autour de nombreux axes :

  • Intelligence artificielle pour identifier les besoins des clients et les guider sur les diffĂ©rents sites Internet ;
  • DĂ©ploiement de Windows 10 et Office 365 pour optimiser la collaboration et la communication entre les
 144 000 collaborateurs du Groupe ;
  • RĂ©alitĂ© mixte, avec HoloLens, pour de la maintenance prĂ©ventive et des actions de formation.

Une transformation au profit de l’activitĂ© : la crĂ©ation d’une plateforme IoT, basĂ©e sur Azure, a permis d’amĂ©liorer l’efficacitĂ© Ă©nergĂ©tique des bĂątiments. Et de nourrir le business : l’IoT pĂšse dĂ©jĂ  plus de 45 % du chiffre d’affaires du groupe

 

Avancer en Ă©quipe pour atteindre le sommet.

 

Adopter des modes de travail collaboratifs n’est donc qu’une Ă©tape vers une transformation digitale plus globale. Mais une Ă©tape‐clĂ©, qui prĂ©pare le terrain pour la conduite du changement, indispensable dans de tels projets.

PrĂ©parer les Ă©quipes, dĂ©ployer les outils et accompagner le changement : incontournable pour une conduite du changement rĂ©ussie. Le groupe la Poste mĂšne ainsi un projet de transformation ambitieux et s’appuie sur plusieurs bonnes pratiques : feedbacks frĂ©quents, itĂ©rations rapides, rĂ©seau d’ambassadeurs, etc. Une stratĂ©gie rĂ©solument moderne et innovante, illustrĂ©e par un nouveau mot d’ordre : « Welcome problem & celebrate failure Â».

De telles transformations ne sont pas pour autant rĂ©servĂ©es aux grandes organisations, comme le rappellent ces 5 tendances incontournables pour les PME. Adapter sa vente en ligne aux outils mobiles, mieux communiquer grĂące Ă  la vidĂ©o, exploiter les donnĂ©es pour amĂ©liorer ses process ou personnaliser sa relation client : toute entreprise, quelle que soit sa taille, a tout Ă  gagner Ă  plus d’agilitĂ© et de modernitĂ©.

A condition de prĂ©parer et d’accompagner une telle conduite du changement. Car, en matiĂšre de transformation, nombreux sont les Ă©cueils.  Confondre outils et collaboration, mĂ©langer changement IT et changement des modes de travail, ne pas expliquer les bĂ©nĂ©fices pour les utilisateurs. Nos experts ont listĂ© les 7 pĂ©chĂ©s capitaux de la transformation numĂ©rique. Et vous donnent bien sĂ»r les conseils adaptĂ©s.

A vous de jouer, donc, pour réussir votre transformation vers plus de collaboration, plus de modernité et plus de productivité.