Télétravail : nos conseils pratiques pour bien utiliser Microsoft Teams

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Temps de lecture : 4 minutes
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Dans cette situation exceptionnelle, être aux côtés des organisations et de tous les français ne pouvant pas se rendre sur leur lieu de travail est primordial. Nous voulions donc vous partager quelques informations pratiques pour vous aider à mettre en place et utiliser au mieux notre plateforme de collaboration et de visioconférence Microsoft Teams. Elle vous permettra de travailler de la maison grâce à des fonctionnalités telles que les conversations, le partage de fichiers et les appels vidéo.

En effet, Microsoft s’est récemment engagé à proposer gratuitement aux entreprises une version professionnelle de Microsoft Teams pour 6 mois en mode CSP avec une limite de 1 000 utilisateurs durant cette période.

Nous vous aidons ci-dessous à (i) comprendre comment mettre en place Teams, (ii) découvrir les fonctionnalités principales de la solution, et (iii) profiter de nos conseils pour bien l’utiliser.

Vous pouvez retrouver toutes nos initiatives à destination des entreprises, administrations et professionnels de la santé, de nos clients et de nos partenaires ici.

Lire aussi Comment profiter de les atouts de la collaboration à distance avec Teams

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Vous voulez accompagner la transformation digitale de votre entreprise ? Microsoft peut vous assurer une meilleure adoption des nouvelles solutions pour une entreprise plus productive et agile.

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Par où commencer ?

Pour vous rendre sur le site officiel de la solution Teams et la télécharger, cliquez ici.

Les fonctionnalités principales

Conversations et recherche illimitées

Communiquez avec votre équipe et restez informé en permanence avec les fonctions gratuites de conversation et de recherche.

Appel vidéo

Tenez toute votre équipe informée avec les appels audio ou vidéo de groupe ou individuels, intégrés et gratuits.

Stockage de fichiers personnel et pour l’équipe

Bénéficiez de 10 Go de stockage de fichiers pour l’équipe et de 2 Go de stockage de fichiers par personne.

Collaboration en temps réel avec Office

Travaillez ensemble avec logiciels Office favoris, dont Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

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Les experts Microsoft peuvent vous accompagner dans la mise en place de Microsoft Teams pour assurer la continuité de votre activité.

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Quelques conseils pour bien l’utiliser

 

Les Conversations

- Commencez à échanger avec vos collègues en mode “chat” que ce soit en one-one ou en discussion de groupe.

- Utilisez les conversations au maximum afin de remplacer les mails courts, ne concernant qu’un nombre réduit de personnes du type « peut-on repousser la réunion… ?» ou « bravo pour ta présentation ».

- Sélectionnez les quelques contacts récurrents afin de les désigner en « favoris ». Ils apparaitront ainsi au plus haut de la liste afin de les retrouver rapidement. Pour cela, dans la partie « Conversations », il suffit de faire un clic droit sur le contact que vous souhaitez mettre en favoris et de sélectionner l’étoile.

 

Utilisez les applications sur vos ordinateur, votre tablette et/ou votre téléphone

  • L’application mobile vous permet de recevoir des notifications afin de ne rien manquer quand vous n’êtes pas sur votre ordinateur (suivre des réunions à distance, passer des appels, répondre à vos conversations, collaborer en équipe …). Vous pouvez même paramétrer les notifications de l’application afin de ne pas être dérangé à certains horaires.

 

Organisez vos équipes Teams

- Trouvez les équipes pertinentes au sein de votre organisation et assurez-vous que les membres de chaque équipe aient un objectif commun et qu’ils travaillent de façon collaborative.

- N’oubliez pas : un Teams n’est pas un réseau social d’entreprise : il ne s’agit pas d’y mettre trop de participants. Il s’agit véritablement de vous connecter avec vos équipes proches, avec lesquelles vous travaillez et collaborez en mode « projet » de façon régulière. Nous conseillons de limiter le nombre de membres à une trentaine voire une quarantaine de personnes pour ne pas noyer l’information.

- Par ailleurs, une bonne pratique est de nommer au moins 2 administrateurs par équipe (au cas où l’un ou l’autre serait absent)

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Organisez vos canaux au sein de vos équipes Teams

- Ne créez pas trop de canaux d’un coup, laissez également vos collègues en créer en fonction de leurs besoins.

- Exemples de canaux en fonction des équipes :

— Pour une équipe d’ingénieur : site web, expérience utilisateur, performance, architecture, etc.

— Pour une équipe de commerciaux : opérations marketing, budgets promotionnels, nouveaux clients, etc.

  • - Téléchargez les fichiers utiles à vos équipes dans l’onglet « fichier » des Teams qui vous intéressent afin de leur permettre d’y avoir accès, d’échanger et de collaborer.
  • - Si vous avez déjà un site SharePoint ou un OneNote de collaboration pour votre équipe, n’hésitez pas à en faire un onglet pour retrouver les éléments plus facilement.

- De même, si vous utilisez des applications métier ou des applications type Klaxoon, Asana, Trello… n’oubliez pas de les connecter à vos équipes Teams dans les onglets. Cela vous fera gagner énormément de temps.

 

Amusez-vous

N’oubliez pas de rendre votre équipe Teams agréable et fun ! Les messages peuvent non seulement être mis en forme (soulignés, surlignés, mise en gras, avec des  listes à puces, des liens hypertexte, …) pour une meilleur lisibilité mais ils peuvent aussi contenir des stickers, des smileys, des GIFs et même des memes !

via GIPHY

Créez de l’usage : assurez-vous que vos messages soient reçus et lus

- N’oubliez pas : pour que vos collègues voient ce que vous postez et qu’ils en soient notifiés, il vous faut utiliser les « @mention » : @equipe et @canal. Ainsi, vous vous assurerez que vos messages soient vus, lus, et répondus.

- Microsoft Teams trouvera toute sa valeur lorsqu’il sera utilisé correctement par tous les membres de vos équipes de travail. N’hésitez pas à montrer ce que vous trouvez utile aux autres dans l’application.

- Afin d’être notifié dès qu’un message est publié dans un canal (que vous y soyez mentionné(e) ou non), il s’agit d’activer les notifications des canaux qui vous intéressent plus particulièrement. Pour cela, fait un clic droit sur le nom du canal et choisissez « Notifications ».

- Afin de changer les modes de travail de vos collègues et de les aider à passer certaines de leurs communications e‑mail par Teams, utilisez les adresses e‑mails des canaux. Ainsi dans Outlook vous pourrez transférer les mails de vos collègues directement dans le canal associé pour y répondre et les amener à mieux utiliser Microsoft Teams. Afin de récupérer l’adresse e‑mail d’un canal, cliquez droit sur le canal puis sur « obtenir l’adresse e‑mail ».

 

Quelques ressources utiles

Formez vous sur Teams de manière ludique et facile !

Cliquez ici pour découvrir d’autres conseils et astuces

 

 

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