La collaboration par le numérique : un changement nécessaire et profitable

Temps de lecture : 4 minutes

Le passage brutal d’une grande partie de nos activités en mode numérique a introduit ou renforcé l’ère de la collaboration et de la transversalité dans de très nombreuses organisations de toutes tailles et de tous secteurs. 

Aujourd’hui, on s’envoie des mails, on tchat, on fait des visios, on fait des posts sur le réseau social d’entreprise etc. mais au final est-ce que ce tout cela nous rend réellement plus productif ? Faisons-nous plus de choses, ou mieux les choses, dans une journée de travail qu’auparavant grâce à tous ces outils ?

Pour Christine Burtin-Le Mezo, qui facilite l’appropriation des nouvelles façons de travailler chez les clients du secteur public en tant que Senior Customer Success Manager, aucun doute là-dessus !  « Quand j’aide des organisations à utiliser des outils de collaboration comme Microsoft Teams, j’ai la plupart du temps des retours très enthousiastes d’équipes prêtes à témoigner des gains réalisés en temps ou en efficacité. Ces solutions ont un vrai impact sur leur façon de travailler de manière individuelle et collective, au bureau comme en mobilité »

Au-delà de la visio, la version commune et unique

Plus personne n’ignore désormais la visioconférence. Devenu depuis un an le quotidien d’une grande partie des Français, on en oublierait presque la manière dont la technique a changé notre rapport aux différents événements d’une journée de travail.

En plus d’avoir permis la continuité des services en temps de confinement strict, la visio a permis de gagner du temps de déplacement. Avec un corollaire : une meilleure fréquentation des moments communs de l’entreprise. « Certains professionnels ne se déplacent pas pour 20 minutes de réunion. Désormais, ils peuvent se connecter et retourner ensuite à ce qu’ils faisaient », détaille Christine Burtin.

Dans les services hospitaliers, cela a eu un effet très bénéfique pour la transmission des informations. « Pendant une réunion, on peut se rendre compte qu’un certain médecin serait un interlocuteur pertinent sur un sujet donné. Avant, nous aurions dû attendre, vérifier ses disponibilités, revenir sur le sujet plus tard. Là, on peut l’appeler et comme il a Teams sur son téléphone, il peut se joindre à la conversation pour quelques minutes. »

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Gain de temps, de fiabilité et d’efficacité

Au-delà de la visio, l’environnement 360 de Teams propose aussi la collaboration sur des documents échangés. « J’ai vu des discours de vœux du patron faire des dizaines d’allers-retours, relate Mme Burtin. Scan, pièce jointe, impression, modification… un véritable ping-pong par mail ! Avec un document commun, on enlève des étapes, on gagne du temps. »

Ce document unique permet également de gagner en fiabilité et en efficacité en regroupant le travail d’une équipe sur un même document. « Dans le cas d’un appel d’offre par exemple, ou différentes personnes étaient chargées de différentes parties et rendaient leur travail avec des polices et des mises en page différentes. Il fallait ensuite faire un vrai travail d’édition. »

Une fiabilité plus importante encore lorsqu’il s’agit d’informations médicales. « Au début du Covid, les protocoles de soin étaient mis à jour quotidiennement. Pour le personnel de santé, il était difficile de savoir quelle version était en vigueur, si la version qu’ils avaient téléchargée était toujours la bonne. Désormais, le personnel a accès à ce que les Américains appellent la « single version of truth » », une version unique mise à jour en temps réel et pour tout le monde.

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Une traçabilité pour un meilleur suivi

La collaboration numérique ajoute également une traçabilité dans l’échange des informations utile pour quelqu’un qui arriverait en cours de discussion : pour récupérer le fil, il lui suffira de remonter la conversation.

Il faudra néanmoins que l’entreprise adopte une approche radicalement différente. « Le manager n’a plus le rôle de distribuer l’info. Il est désormais là pour aider les employés à être plus performants, mettre en place des formations, encourager à oser. »

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Quel ROI pour les outils collaboratifs numériques ?

Selon l’étude réalisée en 2019 par l’agence Forrester Total Economic auprès de 260 clients de Microsoft Teams, la mise en place de la solution dans une organisation de 5 000 utilisateurs représente un retour sur investissements (ROI) de… 832 % ! 83 % des répondants ont affirmé que l’outil avait amélioré les expériences clients et 88 % ont considéré qu’avoir toutes les solutions en un endroit unique faisait gagner un temps précieux. Ce seul gain de temps représente une économie de 7,8 millions de dollars sur trois ans.

Pourtant pour Christine Burtin, la question du ROI ne se pose pas aussi simplement. « On se posait la question quand on changeait de messagerie pour passer au cloud. Alors on pouvait quantifier les bénéfices : suppression de serveurs, suppression de maintenance. C’est factuel. » Dans le cadre des outils de collaboration numérique, « on va chercher de la valeur métier », explique-t-elle, et comment dégager du temps pour faire autre chose. Par exemple, lorsqu’un médecin évite une heure de déplacement aller-retour, ce sont des consultations en plus qu’il peut faire.

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Un changement de mentalité pour investir la technologie

Si les hôpitaux, dont la ressource temps est rare, ont d’abord été frileux, la crise du Covid a mis en lumière la nécessité de moderniser les infrastructures. Un véritable « crash test », confie le Docteur Sandra Malak, hématologue à l’institut Curie. « Teams a profondément changé la vie de l’hôpital et on ne fera revenir personne en arrière sur ce sujet. Le gain de qualité et de performance est évident ». Maintenant que les restrictions sanitaires sont plus souples, explique-t-elle, les usages privilégient l’approche hybride.

Surtout, le tournant est nécessaire pour des structures qui « ont absolument besoin de se transformer pour survivre », estime Christine Burtin. « Nous avons atteint le maximum de l’efficacité individuelle », est-elle convaincue. « Poser la question du ROI, cela veut dire qu’on hésite. Or aujourd’hui, on n’est plus vraiment dans cette question. On se demande plutôt comment tirer le meilleur parti de la technologie. »

Les clients qui se lancent dans une démarche collaborative, qui en voient les bénéfices, en veulent toujours plus. « Et comme il y a des nouveautés toutes les semaines, les possibilités de transformation des façons de travailler vont se multiplier », se réjouit la Customer Success Manager. De quoi booster la transformation numérique des organisations !

 

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QUESTIONS FREQUENTES

Quels sont les outils collaboratifs ?

Il en existe de très nombreux. Teams est l’un des plus utilisés. Ces outils permettent à une entreprise d’organiser le travail de manière collaborative en donnant à tous les collaborateurs un accès en ligne aux ressources de l’entreprise.

Comment fonctionne Teams ?

Teams est une application qui s’installe très facilement sur un poste de travail. Teams permet de travailler à plusieurs sur un même document, d’organiser le travail en mode projet, de maintenir le lien dans une équipe et d’organiser des visioconférences.

Comment mesurer le ROI d’un outil collaboratif numérique ?

Les outils collaboratifs permettent un gain de temps, une plus grande fiabilité, plus de flexibilité mais aussi une traçabilité qui permet d’assurer un meilleur suivi.