Les outils collaboratifs changent le travail

COLLABORATION
Temps de lecture : 6 minutes

Découvrez comment toutes les fonctionnalités des outils collaboratifs – visioconférence, partage de documents, chat, etc. – vous permettent de changer en profondeur vos façons de travailler pour gagner en efficacité.

Les entreprises possèdent deux objectifs majeurs en termes de collaboration. Lesquels ? Gagner en rapidité et en efficacité. La technologie ne cesse d’accroître le nombre de réseaux, de plateformes, d’outils où échanger de l’information. Alors comment faire le tri et faire le bon choix lorsqu’on est une entreprise ? Pas de doute, les outils collaboratifs ont fait leur preuve durant le confinement. Teams, installé dans beaucoup de sociétés de toutes tailles et de tous secteurs, a par exemple permis une continuité du travail. Les utilisateurs sont convaincus tant du point de vue opérationnel que sécuritaire.

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Historique des applications collaboratives : de l’email à la visioconférence

Rappelez-vous, il y a seulement deux décennies, les bureaux des collaborateurs d’entreprises ne ressemblaient pas du tout à ceux d’aujourd’hui ! D’abord, la culture du papier était encore très importante. Ensuite, les logiciels en Saas n’existaient pas. Il fallait donc uniquement utiliser les logiciels installés sur son poste de travail. Et bien sûr, les chats, outils de visioconférence, etc. relevaient encore de la science-fiction. Dans ce contexte, télétravailler ou simplement accéder à ses outils de travail en déplacement devenait mission (presque) impossible.

Mais les choses ont bien changé… Aujourd’hui, les outils collaboratifs permettent aux entreprises de faciliter les échanges entre collaborateurs et d’améliorer la fluidité au sein de l’organisation. Une évolution si grande que la différence entre travailler de chez soi et travailler depuis le bureau devient presqu’imperceptible dans certains métiers/secteurs.

Ultra-intuitifs et pratiques, ces outils permettent même de faire émerger l’intelligence collective. Les collaborateurs peuvent échanger, simultanément ou en asynchrone grâce aux outils conversationnels, ou encore travailler ensemble sur de mêmes documents stockés dans le cloud. Des fonctionnalités qui permettent à des groupes de collaborateurs d’ optimiser leurs capacités et aptitudes afin de parvenir à un but commun.Fini l’époque où celui qui avait le savoir avait le pouvoir. Aujourd’hui, l’information circule plus librement et plus rapidement, et permet de gagner en productivité en évitant l’effet « silo ». Preuve en est, les cols blancs gagnent 45 minutes de temps de travail avec Teams, et les professionnels de l’information 4 heures, d’après une étude Forrester menée auprès de 260 organisations utilisant Teams à l’international.

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Le COVID-19 : un accélérateur de la transformation numérique

Au printemps 2020, la crise du coronavirus a imposé le télétravail à une très grande partie des entreprises qui en avaient la possibilité, puisque 70 % des Français ont télétravaillé d’après une enquête Deskeo. Les entreprises qui ne s’étaient pas encore acculturées à ces outils et nouvelles pratiques ont dû accélérer leurs transformations digitales et s’outiller pour continuer à fonctionner. Un grand coup d’accélérateur pour la mise en place des outils collaboratifs. Certaines entreprises ont même basculé dans le tout digital en 48 heures.

Un réel challenge à surmonter

Pour cela, le top management a dû privilégier la pédagogie et répandre les bonnes pratiques auprès des collaborateurs, pour réinstaller une nouvelle normalité. Une démarche en plusieurs étapes. D’abord, faire le point sur les outils disponibles avant de faire son choix et de les déployer. Ensuite, communiquer sur les pratiques et outils disponibles. Et enfin, former et sensibiliser les collaborateurs à la sécurité des données.
Et pour les collaborateurs justement ? Passer au télétravail et aux outils collaboratifs peut être un bouleversement. Comment organiser son espace de travail, s’équiper des bon outils, planifier ses journées ou encore communiquez avec les autres… Suivre des conseils d’experts pour bien télétravailler en confinement est une nécessité, quel que soit le secteur d’activité. Ce fût par exemple le cas de la Fnac, qui s’est d’ailleurs appropriée Teams en 5 jours. La coopérative Maïsadour a elle aussi connu une transition éclair vers les outils collaboratifs.

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Les principales fonctions des plateformes collaboratives

Les plateformes collaboratives permettent d’échanger des informations proprement et efficacement, grâce à différentes fonctions. Jetons un œil ensemble sur les principales.

Le stockage et le partage de documents

Pour pouvoir éditer à plusieurs des documents.  Avant, tout le monde avait son propre bureau et son armoire pour stocker ses documents. Ensuite, on a pu les numériser et les échanger par emails, mais alors chacun avait sa version, téléchargée sur son desktop. Aujourd’hui, avec les outils collaboratifs, le même document peut être partagé avec plusieurs personnes. Chacun de ceux qui y est autorisé peut y accéder et le modifier, pour travailler en asynchrone ou bien ensemble.

Le chat, conversation

Pour échanger de manière fluide. Les échanges sont indispensables dans tous les métiers. Avoir un outil pour converser en toute sécurité est aujourd’hui de mise. Terminé les dizaines d’emails en interne ou les longs processus de demandes. Le chat permet de rapidement faire émerger des solutions, ce qui réduit le nombre de réunions de 18,9% en moyenne selon l’étude Forrester. Et les mails ? la baisse est de 17,3%.

La visioconférence

Pour organiser des réunions augmentées à distance, quel que soit le nombre de participants. Si les Français connaissent déjà bien ces outils et les utilisent déjà dans leur quotidien pour le travail, la période du confinement leur a permis de les utiliser aussi pour des moments plus conviviaux, comme des apéritifs ou des pauses-café. Il fallait bien maintenir le lien. Pour l’apéro, on vous fait confiance, mais pour les réunions, n’hésitez pas à suivre nos quelques conseils pour devenir un boss de la visioconférence.

L’accessibilité

Les outils collaboratifs ont enfin parfois le grand atout de niveler les inégalités et les différences. Par exemple, en traduisant automatiquement ce qui est dit pendant la réunion pour le retranscrire à l’écrit. Cette fonctionnalité permet à des personnes qui parlent des langues différentes et à des personnes malentendantes de participer à la même réunion.

Toutes ces fonctionnalités sont disponibles sur Office 365 ou encore Teams. Un outil ludique et ergonomique pour optimiser les échanges. D’ailleurs, le fait de ne pas switcher entre plusieurs applications différentes chaque jour fait gagner du temps aux travailleurs. Pour les cols blancs, le gain de temps et de 5 minutes par jour et pour les professionnels de l’information de 15 minutes, d’après l’étude Forrester. Voici quelques conseils pour bien l’utiliser.

Comment les outils collaboratifs transforment-ils nos manières de collaborer ?

Utiliser les outils collaboratifs, ça n’est pas uniquement digitaliser ses façons de faire. Ces derniers apportent de véritables évolutions à nos façons de travailler et de collaborer. Et pour certains métiers, la transformation peut même s’avérer importante. La période du confinement a permis d’anticiper ces changements. Quelques exemples ?

Les outils collaboratifs dans les ressources humaines

Lorsqu’on est RH, on est de manière indispensable en contact avec des candidats. Mais peut-on continuer à recruter à distance ? Il s’agit souvent d’un processus long, composé de plusieurs rendez-vous. Les outils collaboratifs facilitent la donne et permettent des échanges faciles, fluides. Parlons de Teams plus spécifiquement. La visioconférence permet de garder le ressenti et l’humain. Il permet aussi d’afficher des présentations, afin de réaliser les formations et les onboardings, pour une arrivée en douceur ! Si vous êtes RH, découvrez les bonnes pratiques  que nous avons identifiées.

Les outils collaboratifs dans l’éducation

Que ce soit à l’école ou à l’université, la présence physique semblait toujours indispensable à un bon apprentissage… Jusqu’à ce que les outils collaboratifs prennent le dessus en début d’année avec le confinement. La facilité des échanges a convaincu plus d’un établissement scolaire.

Aujourd’hui, la majorité d’entre eux ont prévu de se lancer dans l’hybride learning : un mélange de présentiel et d’enseignement à distance.

Prenons un exemple : l’université de Bourgogne, qui a testé Teams et l’a adopté. Ses profils estudiantins et professoraux relevaient d’une maturité digitale et de besoins très hétéroclites. L’enjeu était donc de trouver un outil adapté à tous, pour ne pas disperser notamment les informations sur plusieurs réseaux et rester efficace. Un autre exemple ? Le master DMB de l’EFAP, qui devrait maintenir une partie de ses cours à distance à la rentrée 2020.

Les outils collaboratifs dans la santé

Les outils collaboratifs sont d’une grande aide dans les services hospitaliers. Par exemple, le CHRU de Nancy s’est équipé de Teams pour que tous les collaborateurs puissent accéder à la bonne information au bon moment n’importe où pour pouvoir prendre en charge les patients. Selon l’étude Forrester, le délai moyen de décision se réduit de 17,7 % grâce à Teams. Son utilisation et la fluidité des informations au sein du CHRU a permis un travail plus collaboratif entre collaborateurs, davantage de réactivité et surtout du temps gagné pour le corps médical. Un mode d’organisation qui est voué à durer.

Et la sécurité dans les outils collaboratifs ?

Dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, un critère prime : la sécurité. Aujourd’hui, les collaborateurs utilisent de plus en plus leurs outils personnels et se connectent à des réseaux extérieurs à celui de l’entreprise. Une aubaine pour les cybercriminels, qui savent profiter de toutes nos faiblesses. S’équiper d’outils collaboratifs performants est donc indispensable. C’est en centralisant les informations et en les échanges au sein d’outils sécurisés que les risques seront réduits, à la fois pour l’entreprise et ses salariés. Teams intègre d’ailleurs en natif toutes les fonctions de sécurité de Microsoft.

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